Mở quán cà phê cần mua những gì: 22 món thiết yếu, gợi ý & lưu ý 2025

Trước khi lao vào mua sắm, bạn cần trả lời câu hỏi: mở quán cà phê cần mua những gì để vận hành trơn tru từ ngày khai trương. Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung tổng quan danh mục thiết bị, dụng cụ, nguyên vật liệu và ngân sách tham khảo, để lập kế hoạch mua sắm thông minh cho quán trong năm 2025.

Mục lục hiện

1. Giới Thiệu Chung Về Chuẩn Bị Mở Quán Cà Phê

Mở quán cà phê là sự kết hợp giữa sản phẩm ngon, không gian hấp dẫn và vận hành hiệu quả. Giai đoạn chuẩn bị quyết định 60–70% khả năng vận hành ổn định ban đầu. Điều quan trọng là phân nhóm mua sắm theo thứ tự ưu tiên: thiết bị pha chính (máy pha, máy xay), bảo quản (tủ lạnh, tủ đông, máy làm đá), dụng cụ pha chế nhỏ, vật dụng phục vụ, nội thất và nguyên vật liệu đầu vào. Nếu thiếu một trong những nhóm này, chất lượng đồ uống hoặc trải nghiệm khách hàng sẽ bị ảnh hưởng.

1.1. Ưu tiên khi chuẩn bị

– Ưu tiên số 1: Máy pha espresso và máy xay phù hợp với quy mô quán — đó là trái tim của quán.
– Ưu tiên số 2: Hệ thống bảo quản lạnh và nguồn nước sạch (máy lọc), đảm bảo nguyên liệu tươi và an toàn thực phẩm.
– Ưu tiên số 3: POS/Phần mềm quản lý đơn hàng để theo dõi doanh thu, tồn kho và phục vụ nhanh.
– Ưu tiên số 4: Ly, cốc, vật tư tiêu hao và dụng cụ pha chế để nhân viên thao tác hiệu quả từ ngày mở.
– Luôn để khoản dự phòng cho bảo hành, sửa chữa và phát sinh.

1.2. Ví dụ ngân sách tham khảo (2025) — cho bạn dễ hình dung

Ví dụ dưới đây là tham khảo sơ bộ cho quán nhỏ (take-away, 15–25 m2) và quán trung bình (30–60 m2). Giá mang tính tham khảo, tùy thương hiệu và chất lượng.

– Quán nhỏ (15–25 m2): tổng chi phí mua sắm ban đầu ~120–250 triệu VND.
– Máy pha espresso (1 group hoặc prosumer): 15–40 triệu VND.
– Máy xay cà phê (1 máy): 6–15 triệu VND.
– Tủ lạnh nhỏ (dưới quầy): 8–20 triệu VND.
– Máy làm đá hoặc đặt hàng dịch vụ làm đá: 10–25 triệu VND (hoặc chi phí hợp tác hàng tháng).
– POS + máy in hóa đơn: 3–8 triệu VND (hoặc thuê phần mềm).
– Nội thất cơ bản (bàn ghế, quầy): 20–60 triệu VND.
– Dụng cụ pha chế + ly, tiêu hao ban đầu: 8–15 triệu VND.
– Nguyên vật liệu ban đầu: 5–12 triệu VND.
– Dự phòng, chi phí phát sinh: 5–10 triệu VND.

– Quán trung bình (30–60 m2): tổng chi phí ~300–700 triệu VND, do cần máy pha 2 group, nhiều thiết bị làm lạnh, nội thất và trang trí đầu tư hơn.

1.3. Lưu ý ngắn gọn

– Chọn nhà cung cấp có chế độ bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật rõ ràng.
– Ưu tiên thiết bị tiết kiệm năng lượng và giải pháp thân thiện môi trường để tiết giảm chi phí dài hạn.
– Dành thời gian đào tạo barista vận hành đúng cách ngay từ đầu để tránh chi phí sửa chữa sớm.

Tóm lại, khi lên danh sách “mở quán cà phê cần mua những gì”, hãy bắt đầu từ những thiết bị cốt lõi, lập ngân sách từng bước và để sẵn khoản dự phòng. Điều này giúp chúng ta tránh mua sắm dàn trải và đảm bảo quán hoạt động mượt mà ngay ngày khai trương.

2. Thiết Bị Máy Móc Quan Trọng Nhất Cho Quán Cà Phê

Phần này tập trung vào những máy móc có giá trị đầu tư lớn, quyết định chất lượng đồ uống và hiệu suất vận hành. Khi nghĩ tới “mở quán cà phê cần mua những gì”, mình khuyên bạn ưu tiên máy pha, máy xay và thiết bị bảo quản trước, sau đó mới đến các máy phụ trợ.

2.1 Máy pha cà phê & máy xay cà phê (ưu tiên hàng đầu)

Máy pha espresso là trái tim quán. Với quán nhỏ (30–50 khách/ngày) chọn máy 1–2 group, với quán trung bình (100–200 khách/ngày) chọn 2–3 group. Ví dụ thương hiệu và mức giá tham khảo (năm 2025):

La Marzocco Linea Mini/Classic: 60–180 triệu VND, phù hợp quán chuyên nghiệp.
Nuova Simonelli Appia II: 40–120 triệu VND, bền và dễ bảo trì.
Rancilio Classe/Ascaso Dream: 30–90 triệu VND, lựa chọn tiết kiệm hơn.

Máy xay cà phê cần tương thích với máy pha và lưu lượng phục vụ. Gợi ý:

Mahlkönig K30 / EK43: 30–80 triệu VND, phù hợp quán đông, ổn định hạt xay.
Mazzer Major / Mini: 8–35 triệu VND, phù hợp quán nhỏ đến vừa.
Eureka / Baratza (dòng thương mại): 6–25 triệu VND cho quán nhỏ hoặc quán thử nghiệm.

2.2 Thiết bị chế biến đồ uống khác (đa dạng menu)

Để mở rộng menu, đầu tư các máy sau giúp tăng tốc và giữ chất lượng:

Máy xay sinh tố công nghiệp (Vitamix/Blendtec): 6–20 triệu VND/cái, nên có 2 chiếc cho peak giờ.
Máy ép trái cây ly tâm/ép chậm (Hurom/Kuvings): 8–25 triệu VND, máy ép chậm giữ vị tươi hơn cho nước ép.
Máy làm đá: 15–60 triệu VND tùy công suất; quán 50–100 ly/ngày cần máy 20–30 kg/ngày.
Bình xịt kem tươi / máy đánh kem: 5–18 triệu VND, cần nếu bạn có nhiều đồ uống topping kem.

2.3 Thiết bị làm lạnh & bảo quản (bắt buộc)

Nguyên liệu tươi như sữa, trái cây và syrup cần bảo quản tốt để giữ hương vị và an toàn thực phẩm. Một số gợi ý:

Tủ lạnh đứng công nghiệp: 12–40 triệu VND (200–600 lít) cho quán vừa.
Tủ đông: 8–25 triệu VND để lưu trữ đá, kem, nguyên liệu đông lạnh.
Máy làm đá (đã đề cập): đảm bảo đá sạch, giảm chi phí mua bên ngoài.

Ví dụ bố trí: quán 80 ly/ngày nên có tủ lạnh 400 lít + tủ đông nhỏ + máy làm đá 25 kg/ngày.

2.4 Thiết bị hỗ trợ vận hành & thanh toán

Đừng xem nhẹ các thiết bị này vì chúng quyết định tốc độ phục vụ và quản lý doanh thu.

Máy lọc nước công suất lớn (Karofi, Kangaroo): 5–20 triệu VND, quan trọng cho chất lượng pha chế và bảo trì máy pha.
Hệ thống POS (Sapo, KiotViet, MISA): phần mềm + máy in hóa đơn + ngăn kéo tiền, chi phí ban đầu 5–30 triệu VND, hoặc thuê dịch vụ theo tháng.
Thiết bị kết nối (WiFi, router) và UPS cho máy pha nếu khu vực hay mất điện.

2.5. Lưu ý chọn mua & bảo dưỡng

Khi đầu tư máy móc lớn, mình khuyên bạn:

Ưu tiên chất lượng và bảo hành hơn giá rẻ; kiểm tra chế độ bảo trì của nhà cung cấp.
Tính toán công suất theo dự kiến khách: nhỏ (30–50 ly/ngày), vừa (80–150 ly/ngày), lớn (>200 ly/ngày) để chọn số group và công suất máy xay phù hợp.
Xem xét tiết kiệm năng lượng và tính sẵn chi phí bảo dưỡng định kỳ; khoản này thường chiếm 5–10% tổng ngân sách thiết bị/năm.

Tóm lại, khi bạn còn băn khoăn “mở quán cà phê cần mua những gì”, hãy đặt máy pha và máy xay lên hàng đầu, tiếp theo là tủ lạnh, máy làm đá và hệ thống POS. Đầu tư đúng chỗ giúp giữ chất lượng đồ uống và tiết kiệm chi phí vận hành lâu dài.

3. Dụng Cụ Pha Chế Chuyên Dụng

Phần này giới thiệu những dụng cụ nhỏ nhưng quyết định sự chuyên nghiệp của barista và chất lượng ly cà phê. Khi lên danh sách “mở quán cà phê cần mua những gì”, đừng bỏ qua các món nhỏ sau — chúng giúp thao tác nhanh, ổn định công thức và tiết kiệm chi phí về lâu dài.

3.1. Dụng cụ cơ bản cho cà phê và sữa

Ca đánh sữa (Milk pitcher): Nên có 3 kích cỡ phổ biến 350ml, 600ml, 1000ml để làm latte art và pha đồ uống cỡ lớn. Vật liệu: inox 304. Giá tham khảo: 120.000–450.000 VND/chiếc. Thương hiệu gợi ý: Motta, Rhinowares.
Tamper & thảm nén: Tamper chuẩn 58mm cho nhóm tay cầm phổ biến; tamper gỗ hoặc inox. Giá: 200.000–900.000 VND. Thảm nén silicone 150.000–300.000 VND.
Knock box: Hộc đập bã cà phê, chọn loại có chân cao su để không ồn. Giá: 180.000–600.000 VND. Thương hiệu: Rhino, Motta.
Cân điện tử & đồng hồ bấm giờ: Cân chính xác 0.1g, ví dụ Timemore (1–2 triệu) hoặc Hario (700.000–1.200.000 VND). Đồng hồ bấm giờ đơn giản 100.000–300.000 VND hoặc dùng app trên điện thoại.
Nhiệt kế sữa & chổi vệ sinh đầu hơi: Nhiệt kế 100.000–300.000 VND; chổi 80.000–150.000 VND để giữ đầu phun sạch và an toàn thực phẩm.

3.2. Dụng cụ cho pha chế đồ lạnh và trà

Shaker (Boston hoặc Cobbler): Dùng cho trà trái cây, mocktail. Giá: 150.000–450.000 VND. Nên có 2–3 cái cho ca cao điểm.
Jigger (ca đo định lượng): Loại 15/30ml hoặc 10/20ml, inox. Giá: 40.000–120.000 VND/chiếc.
Strainer, muôi lọc: Lưới lọc mịn cho đá xay và syrup; giá 100.000–300.000 VND.
Bình ủ trà & bình giữ nhiệt: Dùng cho trà đen/trà xanh ủ sẵn, giá 300.000–800.000 VND.

3.3. Phụ kiện phục vụ và vệ sinh quầy

Thìa khuấy, muỗng đo: Bộ 5–10 chiếc, giá 50.000–150.000 VND.
Ống hút & que khuấy thân thiện môi trường: Ống giấy hoặc inox; giá thay đổi theo số lượng nhập.
Khăn lau chuyên dụng & khay nhỏ: Khăn microfiber cho quầy và khay nhỏ để phục vụ; chi phí ban đầu ~200.000–600.000 VND.

3.4. Gợi ý số lượng & ngân sách cho quy mô phổ biến

Quán nhỏ (10–20 chỗ): 3 ca đánh sữa, 2 tamper, 1 knock box, 1 cân chính, 2 shaker. Ngân sách dụng cụ pha chế: ~3–6 triệu VND.
Quán vừa (20–50 chỗ): 5 ca đánh sữa, 3 tamper, 2 knock box, 2 cân (1 chính, 1 dự phòng), 3 shaker. Ngân sách: ~6–12 triệu VND.
Quán lớn (>50 chỗ) hoặc nhiều barista: tăng số lượng theo ca, có dự phòng hỏng hóc. Ngân sách: từ 12 triệu VND trở lên.

Lưu ý chất liệu và bảo quản: Ưu tiên inox 304, silicone thực phẩm và nhựa BPA-free. Vệ sinh hàng ngày, bảo dưỡng định kỳ cho tamper, cân và knock box để giữ ổn định công thức và tiết kiệm chi phí sửa chữa.

Những dụng cụ này tuy nhỏ nhưng khi được sắp xếp và chọn đúng, sẽ giúp barista vận hành nhanh và ổn định chất lượng. Khi xây dựng danh sách “mở quán cà phê cần mua những gì”, hãy đặt ưu tiên cho độ bền, an toàn thực phẩm và số lượng phù hợp với quy mô để tối ưu chi phí ban đầu và trải nghiệm khách hàng.

4. Vật Dụng Phục Vụ & Tiêu Hao

Phần này trả lời trực tiếp câu hỏi mở quán cà phê cần mua những gì ở góc nhìn phục vụ khách hàng hàng ngày: những vật dụng tiếp xúc trực tiếp với khách và các tiêu hao phải bổ sung liên tục. Mình tóm gọn danh mục, ví dụ số lượng và chi phí tham khảo để bạn dễ lên ngân sách và quản lý tồn kho.

4.1 Dụng cụ đựng & phục vụ (ly, tách, khay…)

– Ly, cốc, tách sứ cho phục vụ tại chỗ: ưu tiên sứ hoặc thủy tinh bền. Ví dụ: quán 20 chỗ nên có khoảng 60–80 chiếc (dự phòng cho giờ cao điểm và vỡ). Giá tham khảo: 40.000–120.000 ₫/chiếc cho sứ chất lượng, 25.000–80.000 ₫/chiếc cho ly thủy tinh. Thương hiệu gợi ý: Luminarc, Bormioli Rocco, Lock&Lock cho bình đựng.
– Ly giấy/nhựa dùng mang đi: đặt hàng theo cuộn, giá khoảng 1.500–4.000 ₫/chiếc tùy loại và kích thước. Nên chọn loại phân hủy sinh học hoặc giấy tráng PE nhẹ để thân thiện môi trường.
– Nắp ly, ống hút, que khuấy: nắp: 200–600 ₫/cái. Ống hút giấy: 200–600 ₫/chiếc. Ống hút inox tái dùng: 30.000–80.000 ₫/chiếc.
– Khay bưng, đĩa lót, thìa, dĩa: chuẩn bị 10–20 khay, 50–100 thìa/đĩa tùy quy mô. Khay inox hoặc nhựa chịu lực giúp phục vụ nhanh và gọn.

4.2 Vật tư tiêu hao & vệ sinh (ngày nào cũng dùng)

– Khăn giấy, giấy ăn: gói 100–200 cái, giá 10.000–30.000 ₫/gói. Trung bình quán 50 khách/ngày cần ~5 gói/tuần.
– Đường gói, muỗng khuấy, sữa gói nhỏ: đường gói 200–500 ₫/gói. Dự trữ 2–4 tuần theo lượng khách.
– Túi đựng mang về, hộp đựng thực phẩm: hộp giấy/PLA 2.000–8.000 ₫/chiếc. Lưu ý chọn kích thước theo menu để tránh lãng phí.
– Chất tẩy rửa, dung dịch khử khuẩn, găng tay, túi rác: nên có kho dự phòng 2–3 tuần. Giá trị tiêu hao hàng tháng dao động theo quy mô nhưng thường chiếm 3–6% tổng chi phí vận hành.
– Vật tư thay mới định kỳ: khăn lau, miếng rửa, thảm chùi chân. Tính thêm tỷ lệ vỡ/hư hao khoảng 5–10%/tháng để đặt mua bù.

4.3 Ví dụ minh họa theo quy mô & mẹo quản lý

– Kiosk take-away (50 khách/ngày): ly giấy ~350 chiếc/tuần, ống hút giấy ~350 cái, hộp đựng nhỏ 80–150 cái/tuần.
– Quán 20 chỗ (80 khách/ngày): ly sứ 60–80 chiếc, ly giấy dự phòng 560/tuần.
– Quán 50 chỗ (200 khách/ngày): ly sứ 150–200 chiếc, ly giấy 1.400/tuần, hộp mang về 500–800/tuần.

Mẹo quản lý: đặt mức tồn tối thiểu (reorder point) cho từng loại, mua theo thùng để giảm giá, ưu tiên nhà cung cấp có giao nhanh và bảo hành cho sản phẩm tái sử dụng. Triển khai giải pháp thân thiện môi trường như giảm ống hút nhựa và khuyến khích khách dùng ly tái sử dụng để vừa tiết kiệm dài hạn vừa tạo khác biệt thương hiệu.

Lưu ý cuối: vật dụng phục vụ tuy chi phí riêng lẻ nhỏ nhưng cộng dồn tạo ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm khách và biên lợi nhuận. Lên danh sách chi tiết theo menu và theo dõi tiêu hao trong 2–4 tuần đầu để điều chỉnh số lượng đặt hàng hợp lý.

5. Nội Thất, Trang Trí & Thiết Bị Tiện Ích

Nội thất và trang trí quyết định 50% cảm nhận của khách khi bước vào quán. Khi chuẩn bị cho phần này, hãy nghĩ đến nhóm khách mục tiêu, phong cách bạn muốn truyền tải và yếu tố tiện ích cho vận hành. Dưới đây là gợi ý chi tiết để trả lời câu hỏi mở quán cà phê cần mua những gì trong hạng mục nội thất, trang trí và tiện nghi.

5.1. Bàn ghế, quầy bar và lưu trữ

Chọn vật liệu và kích thước phù hợp với diện tích và phong cách. Ưu tiên đồ dễ lau chùi, bền và thay thế linh hoạt.

Bàn nhỏ (60x60cm): phù hợp 2 người, giá tham khảo 500.000–1.200.000 VND/chiếc (gỗ công nghiệp, chân sắt). Số lượng gợi ý: 6–10 cái cho quán 50m².
Ghế đơn: 200.000–900.000 VND/chiếc tùy chất liệu. Chọn 12–25 chiếc để linh hoạt bố trí.
Sofa/ghế bành: 3.000.000–8.000.000 VND/chiếc cho góc thư giãn, 1–2 bộ cho quán trung bình.
Quầy bar/Quầy pha chế: quầy gỗ hoặc thép inox, giá đóng mới 8.000.000–30.000.000 VND tùy kích thước và hoàn thiện. Thiết kế quầy để tối ưu workflow barista, có kệ đựng vật dụng dưới quầy.
Kệ & tủ trưng bày: 1–3 chiếc, giá 1.000.000–6.000.000 VND mỗi chiếc, dùng để đồ decor, nguyên liệu và lưu trữ nhỏ.

5.2. Ánh sáng, trang trí và cây xanh

Ánh sáng và chi tiết trang trí tạo cảm xúc. Lựa chọn tone màu và nhiệt độ ánh sáng theo phong cách.

Đèn treo/đèn bàn: 2700K–3000K cho không gian ấm; giá 300.000–2.000.000 VND/chiếc. Kết hợp đèn trung tâm và đèn điểm để tạo chiều sâu.
Tranh ảnh, gương, vật liệu tường: bảng menu trang trí, tranh bản in, decal tường. Chi phí từ 200.000 VND đến vài triệu tùy thiết kế.
Cây xanh: chậu lớn (300.000–1.200.000 VND), cây nhỏ trên bàn (100.000–400.000 VND). Cây làm mềm không gian và cải thiện nhiệt độ cảm nhận.

5.3. Tiện nghi, an ninh và âm thanh

Những thiết bị này giúp khách thoải mái và bảo vệ tài sản của quán.

Điều hòa/quạt: 1–2 máy điều hòa cho quán 50m², giá 8.000.000–15.000.000 VND/máy; quạt trần giá 800.000–2.000.000 VND. Đảm bảo lưu thông khí tốt.
Camera an ninh: 3–4 camera cơ bản, giá 800.000–2.500.000 VND/camera, lắp ở quầy, lối ra vào và kho.
Hệ thống âm thanh: loa nhỏ thương mại 3.000.000–10.000.000 VND cho không gian nhẹ nhàng; chú ý lựa chọn âm lượng phù hợp, ưu tiên giải pháp có điều chỉnh rõ ràng.

5.4. Bảo trì, vệ sinh và vật liệu bền vững

Chọn vật liệu dễ vệ sinh, ít hỏng hóc giúp tiết kiệm chi phí vận hành.

Ưu tiên gỗ công nghiệp phủ melamine, kim loại chống gỉ và vải bọc có thể tháo giặt.
Dự trù chi phí bảo dưỡng hàng năm ~ 5–10% tổng giá trị nội thất để thay thế, sơn sửa và làm mới decor.
Khuyến khích sử dụng đồ tái chế hoặc vật liệu thân thiện môi trường để phù hợp xu hướng 2025 và ghi điểm với khách hàng.

5.5. Ví dụ bố trí & ngân sách mẫu (quán 50m²)

Để dễ hình dung, đây là bố trí và ước tính chi phí cho ba mức đầu tư.

Gói tiết kiệm (sử dụng đồ second-hand, tối giản): 30.000.000–60.000.000 VND. Nội thất cơ bản, 20–25 chỗ ngồi, ánh sáng đơn giản.
Gói tiêu chuẩn (mua mới, chất lượng trung bình): 60.000.000–150.000.000 VND. Bàn ghế đồng bộ, quầy thiết kế chuẩn, decor hài hòa, 25–35 chỗ ngồi.
Gói cao cấp (thiết kế thương hiệu, vật liệu tốt): 150.000.000–400.000.000 VND. Ghế sofa, đồ gỗ custom, hệ thống âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp.

Lưu ý cuối cùng: trước khi mua, hãy xác định rõ phong cách, trải nghiệm khách hàng bạn muốn tạo và cân đối ngân sách. Việc đầu tư hợp lý vào nội thất và trang trí không chỉ trả lời cho câu hỏi “mở quán cà phê cần mua những gì” mà còn quyết định khách có quay lại hay không. Nếu muốn, mình có thể giúp bạn lên danh sách mua sắm chi tiết theo diện tích và phong cách cụ thể.

6. Nguyên Vật Liệu Cốt Lõi Cho Menu

Khi nghĩ đến câu hỏi mở quán cà phê cần mua những gì, nguyên vật liệu là phần quyết định hương vị và độ ổn định của menu. Dưới đây là danh mục cốt lõi, số lượng khởi tạo tham khảo, gợi ý thương hiệu và lưu ý bảo quản để bạn sẵn sàng vận hành trong 2–4 tuần đầu.

6.1 Cà phê: loại, lượng và ví dụ thương hiệu

– Cà phê hạt (dùng cho máy pha): bắt buộc. Ví dụ cụ thể:
– Trung Nguyên Legend (blend espresso) — dễ mua, giá tham khảo 280.000–420.000 VND/kg.
– Cầu Đất Arabica (specialty) — phù hợp quán specialty, 450.000–900.000 VND/kg.
– Lavazza / Illy (nhập khẩu) — ổn định cho quán cao cấp, 600.000–1.200.000 VND/kg.
– Số lượng đề xuất (quán nhỏ, 30–50 ly/ngày): nhập 10–15 kg/2 tuần.
– Lưu ý: bảo quản kín, hút chân không hoặc trong hộp kín tránh ánh sáng. Xay dùng trong 7–10 ngày để giữ hương.

– Cà phê phin/bột (cho cà phê truyền thống): Trung Nguyên G7, Robusta địa phương — 5–10 kg/2 tuần.

– Cà phê hòa tan (tùy quán): NESCAFÉ/Trung Nguyên — 1–2 thùng nhỏ để phục vụ nhu cầu nhanh.

Ví dụ chi phí pha: nếu hạt 300.000 VND/kg, 1 shot 18g → ~5.400 VND/người chỉ tiền bột cà phê.

6.2 Sữa, kem, và các chế phẩm từ sữa

– Sữa tươi tiệt trùng: Vinamilk/TH True Milk/Organic (2L hoặc 1L) — dùng cho latte, cappuccino. Khuyến nghị: 40–80 lít/tháng tùy lượng bán.
– Sữa đặc: Ông Thọ/Trường An — 5–10 thùng nhỏ/tháng để pha phin và món truyền thống.
– Kem béo thực vật (whipping/non-dairy creamer): Elle & Vire, Anchor hoặc kem thực vật dạng lon — 5–10 kg/tháng cho topping/đánh bông.
– Lưu ý: sữa tươi nên nhập theo ngày hoặc 2–3 ngày một lần, bảo quản 0–4°C.

6.3 Trà và nguyên liệu nền cho đồ uống không cà phê

– Trà đen: Assam/CTC cho trà sữa. Mua dạng lá hoặc túi lọc tùy mô hình.
– Trà xanh/matcha: Matcha Nhật (Ito En hoặc thương hiệu đặc sản) — 250.000–800.000 VND/kg. Dùng 5–10 kg/tháng nếu menu nhiều matcha.
– Trà hoa quả (oolong, hoa cúc, hibiscus): mua theo túi 500g–1kg để đa dạng menu.
– Lưu ý: matcha nên để nơi khô, lạnh, dùng trong 1–3 tháng sau mở bao.

6.4 Siro, bột và hương liệu

– Siro vị (Monin, Torani, DaVinci):
– Vanilla, Caramel, Hazelnut, Chocolate — chai 700ml–1L, giá 180.000–450.000 VND/chai.
– Khởi đầu: 5–8 vị cơ bản, 2–3 chai mỗi vị cho 2–4 tuần.
– Bột cacao, bột matcha, bột yến mạch pha đồ uống:
– Bột cacao: 150.000–350.000 VND/kg.
– Bột matcha: theo chất lượng (xanh nông nghiệp đến ceremonial).
– Lưu ý: đóng nắp kỹ, bảo quản nơi khô ráo để tránh ẩm và vón cục.

6.5 Hoa quả tươi, nước ép và topping

– Hoa quả tươi (cam, chanh, dâu, xoài): mua theo ngày hoặc 2 ngày/lần để đảm bảo độ tươi; ví dụ quán 50 ly/ngày: khoảng 10–20 kg hoa quả/tuần tuỳ món.
– Topping trà sữa:
– Trân châu đen: King Pearl/CP — gói 1–2 kg, 40.000–120.000 VND/kg.
– Thạch, pudding, đá bào: mua 5–10 kg/tuần tùy menu.
– Lưu ý: trân châu đã nấu bảo quản 8–12 giờ tốt nhất, nên nấu theo ca để giảm thất thoát.

6.6 Nguyên liệu phụ và tiêu hao

– Đường (cát, syrup đường), muối, nước cốt chanh đóng chai: đóng bao lớn 25 kg cho đường cát; syrup đường 1–2 thùng.
– Đá, đá sạch: máy làm đá hoặc mua lẻ. Dự trữ 50–100 kg/tuần cho quán nhỏ.
– Phụ gia (pudding, sữa chua, syrup đặc biệt): nhập theo nhu cầu bán.

6.7 Gợi ý quản lý tồn kho & chi phí

– Tần suất đặt hàng:
– Sữa và hoa quả: hàng ngày hoặc 2–3 ngày/lần.
– Cà phê hạt, siro, bột: 1–2 tuần/lần.
– Dự trù chi phí nguyên liệu trung bình cho 1 ly latte (đơn giản):
– Cà phê ~5.400 VND (18g với giá 300.000/kg),
– Sữa ~4.000 VND (200ml với sữa 20.000/L),
– Tổng nguyên liệu ~9.500–12.000 VND; đây là cơ sở để tính giá bán và tỷ suất lợi nhuận.
– Ưu tiên hợp tác với nhà cung cấp có chính sách đổi trả/bảo hành hàng hóa và giao hàng linh hoạt.

Kết luận ngắn: chuẩn bị nguồn nguyên vật liệu đúng loại, đủ số lượng và bảo quản hợp lý giúp menu vận hành ổn định. Khi lên danh sách mua sắm cho câu hỏi “mở quán cà phê cần mua những gì”, hãy bắt đầu từ những nguyên liệu cốt lõi trên, điều chỉnh lượng theo doanh số thực tế và thử nghiệm món để tối ưu chi phí.

7. Gợi Ý & Lưu Ý Quan Trọng Khi Mua Sắm Năm 2025

Khi chuẩn bị mua sắm cho quán, câu hỏi “mở quán cà phê cần mua những gì” không chỉ là danh sách vật dụng mà còn là nghệ thuật phân bổ ngân sách, chọn nguồn cung, và tối ưu chi phí vận hành dài hạn. Dưới đây là những gợi ý thực tế, dễ áp dụng và có ví dụ minh hoạ để bạn đưa quyết định thông minh trong năm 2025.

7.1. Lập kế hoạch ngân sách & ưu tiên

Phân chia ngân sách theo tỷ lệ giúp tập trung vào những yếu tố quyết định chất lượng và trải nghiệm khách hàng. Một mẫu tham khảo cho quán vừa (40-70m2):

40% cho máy móc cốt lõi (máy pha, máy xay, tủ lạnh).
15% cho nội thất & quầy pha chế.
15% cho nguyên vật liệu ban đầu (cà phê, sữa, syrup).
10% cho POS, mạng, phần mềm quản lý.
10% cho trang trí, giấy phép, chi phí pháp lý.
10% dự phòng cho chi phí phát sinh (bảo trì, thay linh kiện).

Lưu ý: tỷ lệ này có thể điều chỉnh theo quy mô quán. Ví dụ quán take-away có thể giảm chi phí nội thất và tăng đầu tư cho thiết bị đóng gói, POS và giao hàng.

7.2. Chọn thiết bị: mới, cũ hay thuê? (ví dụ & giá tham khảo)

Ưu tiên thiết bị cốt lõi chất lượng cao; với các món phụ có thể cân nhắc thiết bị cũ hoặc thuê.

Máy pha espresso:
- Máy bán chuyên (1–2 group): ~25–60 triệu VND (la Marzocco Linea Mini tương tự giá cao hơn nếu nhập khẩu).
- Máy pha thương mại (2–3 group): ~80–250 triệu VND tùy thương hiệu (Nuova Simonelli, Faema, La Marzocco).
Máy xay: ~6–30 triệu VND (Mahlkönig, Mazzer cho quán nhiều khách; Eureka, Fiorenzato cho tầm trung).
Tủ lạnh công nghiệp: ~15–40 triệu VND; máy làm đá: ~8–20 triệu VND.
POS và phần mềm quản lý: ~5–15 triệu VND (lưu ý chi phí phần mềm theo tháng).

Nếu chọn thiết bị cũ, kiểm tra lịch sử bảo dưỡng, yêu cầu thử máy và kiểm tra phụ tùng thay thế. Thuê thiết bị có lợi khi bạn muốn giảm vốn ban đầu và thử thị trường.

7.3. Chọn nhà cung cấp & kiểm tra chế độ bảo hành

Tìm nhà cung cấp có bảo hành rõ ràng (ít nhất 12 tháng cho máy móc chính) và dịch vụ bảo trì tại chỗ.
So sánh ít nhất 3 báo giá: giá, thời gian giao hàng, phụ kiện kèm theo, chi phí lắp đặt và đào tạo.
Yêu cầu giấy tờ xuất xứ, chứng nhận an toàn (CE, RoHS, hoặc chứng nhận phù hợp cho thiết bị thực phẩm).
Ký hợp đồng bảo trì nếu có thể; ghi rõ thời gian phản hồi khi hỏng.

7.4. Mua sắm tiết kiệm & bền vững (xu hướng 2025)

2025 ưu tiên công nghệ thông minh và giải pháp thân thiện môi trường. Một vài gợi ý:

Chọn thiết bị có nhãn tiết kiệm năng lượng để giảm chi phí điện dài hạn.
Sử dụng ống hút, ly thân thiện môi trường và đầu tư vào máy rửa ly tiết kiệm nước.
Ưu tiên POS hỗ trợ thanh toán không tiếp xúc và tích hợp đặt hàng online để tăng doanh thu.

7.5. Kho dự trữ ban đầu — ví dụ số lượng cho quán vừa

Để vận hành ổn định trong 2 tuần đầu, bạn có thể chuẩn bị:

Cà phê hạt: 20–30 kg (tùy công suất bán hàng).
Sữa tươi: 200–300 lít; sữa đặc & kem béo: 40–60 lít.
Syrup (25–30 chai các vị cơ bản), topping: 10–20 kg trân châu/thạch.
Ly giấy & nắp: 500–1.000 chiếc; ly sứ/ly thủy tinh: 100–200 chiếc tùy dịch vụ tại chỗ.

Con số trên là ví dụ; mình khuyên bạn tính dựa trên kỳ vọng khách/ngày (ví dụ 200 ly/ngày) để điều chỉnh chính xác.

7.6. Đào tạo, bảo trì & vận hành

Đầu tư đào tạo barista cơ bản và nâng cao, chi phí đào tạo chuyên nghiệp: ~2–10 triệu VND/khóa hoặc theo gói với nhà cung cấp thiết bị.
Thiết lập lịch bảo dưỡng định kỳ (hàng tuần, hàng tháng) cho máy pha và máy xay. Dự trù chi phí thay thế phụ tùng: van, gioăng, lưỡi xay.
Lập nhật SOP (quy trình vận hành) rõ ràng: vệ sinh, an toàn thực phẩm, quản lý tồn kho.

7.7. Kinh nghiệm thực tế & lưu ý cuối cùng

Luôn thử máy thực tế trước khi nhận hàng và yêu cầu bài kiểm tra vận hành tại chỗ.
Đàm phán lô hàng nguyên liệu ban đầu để được chiết khấu; mua theo combo máy + phụ kiện thường có giá tốt hơn.
Giữ một quỹ dự phòng ít nhất 10% ngân sách để xử lý sự cố không mong muốn trong 3–6 tháng đầu.
Ghi chép lại nhà cung cấp uy tín cho từng loại: máy móc, nguyên liệu, tiêu hao — để có nguồn thay thế nhanh khi cần.

Chung quy, khi lên danh sách “mở quán cà phê cần mua những gì”, hãy ưu tiên đầu tư cho chất lượng trải nghiệm và tính bền vững. Chọn đúng máy móc, nhà cung cấp có bảo hành và chuẩn bị kho ban đầu phù hợp sẽ giúp chúng ta đi đường dài bền vững hơn. Nếu bạn muốn, mình có thể giúp lập bảng ngân sách chi tiết theo diện tích quán và kỳ vọng khách/ngày.

8. Kết Luận

Sau khi đi qua từng hạng mục từ máy móc, dụng cụ pha chế đến nguyên vật liệu và lưu ý mua sắm năm 2025, chúng ta đã có bức tranh rõ ràng về mở quán cà phê cần mua những gì. Điều quan trọng nhất là ưu tiên thiết bị cốt lõi, lên ngân sách hợp lý và chuẩn bị nhân sự được đào tạo — những yếu tố quyết định chất lượng đồ uống và trải nghiệm khách hàng.

8.1. Checklist nhanh trước khi đặt hàng

Máy pha + máy xay chất lượng: chọn theo quy mô quán và công suất phục vụ.
Tủ lạnh, máy làm đá: đảm bảo bảo quản nguyên liệu tươi và nguồn đá sạch.
Đồ dùng pha chế thiết yếu: ca đánh sữa, tamper, cân, knock box.
Vật dụng phục vụ & tiêu hao: ly, ống hút thân thiện môi trường, giấy, topping.
Nội thất & hệ thống tiện ích: quầy pha khoa học, bàn ghế phù hợp, POS và Wi‑Fi.
Chọn nhà cung cấp uy tín, kiểm tra bảo hành và dịch vụ hậu mãi.

8.2. Ví dụ ngân sách ước tính (tham khảo, VND)

Quán nhỏ (20–30m²): tổng đầu tư khoảng 100–200 triệu. Ví dụ: máy pha tầm 30–80 triệu, máy xay 5–15 triệu, tủ lạnh 8–15 triệu, nội thất + trang trí 20–50 triệu, nguyên vật liệu ban đầu 5–10 triệu.
Quán trung bình (40–70m²): tổng đầu tư khoảng 200–400 triệu. Máy pha chuyên nghiệp 80–200 triệu, máy xay 15–35 triệu, tủ lạnh/tủ đông + máy làm đá 30–60 triệu, nội thất 50–120 triệu.
Lưu ý: giá trên là ước tính, tùy thương hiệu và tình trạng (mua mới/second‑hand/thué) sẽ khác nhau.

8.3. Gợi ý thương hiệu & lựa chọn cụ thể

Máy pha: Nuova Simonelli (phù hợp quán nhỏ – trung bình), La Marzocco (đầu tư dài hạn cho quán chuyên nghiệp). Giá rất đa dạng, nên kiểm tra giá tại nhà phân phối chính hãng.
Máy xay: Eureka hoặc Mazzer cho hiệu suất ổn định; Baratza phù hợp quán nhỏ hoặc pha filter.
POS & phần mềm: chọn giải pháp tích hợp đặt hàng online, quản lý tồn kho và báo cáo doanh thu.

8.4. Lời khuyên cuối cùng

Mình khuyên bạn bắt đầu bằng việc xác định rõ mục tiêu khách hàng và quy mô để ưu tiên chi tiêu. Đầu tư nhiều hơn cho máy pha và đào tạo barista sẽ mang lại lợi nhuận bền vững hơn là tiết kiệm ở những hạng mục thiết yếu. Ngoài ra, chọn nhà cung cấp uy tín và chính sách bảo hành rõ ràng sẽ giúp bạn an tâm vận hành. Cuối cùng, hãy sử dụng danh sách “22 món thiết yếu” làm checklist và điều chỉnh theo thực tế quán mình — chúc bạn khởi nghiệp thuận lợi và thành công!