Chi phí mở quán cà phê sân vườn 2025: 7 khoản cần biết & lưu ý

Mở quán cà phê sân vườn là lựa chọn hấp dẫn nếu bạn muốn kết hợp không gian xanh với trải nghiệm thưởng thức cà phê. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ chi phí mở quán cà phê sân vườn năm 2025, từ bức tranh tổng quan đến các khoản cần chuẩn bị, giúp chúng ta lên kế hoạch tài chính thực tế và giảm rủi ro khi bắt đầu.

1. Tổng quan về chi phí mở quán cà phê sân vườn

1.1. Xu hướng và yếu tố chi phí năm 2025

Năm 2025, chi phí mặt bằng, nguyên vật liệu và nhân công có xu hướng tăng do lạm phát và chuỗi cung ứng biến động. Với mô hình sân vườn, chi phí cho cây xanh, hệ thống tưới và chiếu sáng ngoài trời tăng nhanh hơn so với quán indoor. Do đó, khi lập ngân sách mình khuyên bạn dự trù thêm cho phần bảo trì cảnh quan và thiết bị ngoài trời.

1.2. Điểm khác biệt so với quán truyền thống

Quán sân vườn khác quán truyền thống ở ba điểm chính: diện tích thường lớn hơn, yêu cầu thiết kế cảnh quan chuyên biệt và chi phí bảo trì định kỳ cao hơn. Ví dụ, một lối đi đá, hệ thống tưới tự động hay tiểu cảnh nước đều làm chi phí ban đầu và bảo trì tăng lên. Vì vậy, thiết kế hợp lý và lựa chọn vật liệu bền sẽ giúp tiết kiệm về lâu dài.

1.3. Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí

Các yếu tố quyết định ngân sách gồm vị trí, diện tích, phong cách thiết kế, mức đầu tư trang thiết bị và chất lượng nguyên vật liệu. Ví dụ, mặt bằng trung tâm thành phố thường đắt gấp 2–3 lần khu ven đô; quán 50–150 m² với cảnh quan đơn giản có thể cần vốn vài trăm triệu, trong khi dự án chú trọng tiểu cảnh, hồ nước và nội thất cao cấp dễ chạm mốc hàng tỷ. Nắm rõ những yếu tố này giúp bạn ước lượng vốn và lập quỹ dự phòng hợp lý.

2. 7 khoản chi phí quan trọng cần nắm rõ

Trong hành trình chuẩn bị mở quán, nắm rõ từng khoản mục giúp chúng ta tránh hụt vốn giữa chừng. Dưới đây là 7 khoản chi phí cốt lõi khi tính toán chi phí mở quán cà phê sân vườn, kèm ước tính và ví dụ minh họa để bạn dễ lên ngân sách thực tế.

2.1. Chi phí thuê mặt bằng và cải tạo ban đầu

Gồm tiền đặt cọc, tiền thuê hàng tháng và chi phí pháp lý hợp đồng. Với quán sân vườn cần ưu tiên mặt bằng có không gian ngoài trời hoặc sân vườn sẵn có.

Ước tính: 20–100 triệu đồng/tháng (chưa gồm cọc). Ví dụ: nếu thuê 30 triệu/tháng và cọc 3 tháng, bạn cần chuẩn bị ít nhất 120 triệu cho khoản này ngay từ đầu.

2.2. Chi phí thiết kế và thi công cảnh quan sân vườn

Đây là đặc thù lớn của quán sân vườn: bao gồm thiết kế kiến trúc, bố cục, cây xanh, tiểu cảnh, hệ thống tưới, chiếu sáng ngoài trời và lát nền.

Ước tính tổng: 150 triệu – 1 tỷ+ tùy quy mô và độ phức tạp. Ví dụ: quán nhỏ chỉ cần thay đổi vài tiểu cảnh và lối đi có thể vào khoảng 150–300 triệu; quán trung–lớn với hồ cá, thác nước và hệ thống tưới tự động có thể vượt 500 triệu – 1 tỷ.

2.2.1. Thiết kế kiến trúc & nội thất

Chi phí thuê kiến trúc sư, bản vẽ, tối ưu lưu thông khách—thông thường 20–100 triệu tùy đơn vị và mức độ chi tiết.

2.2.2. Thi công cảnh quan chuyên biệt

Trồng cây, lắp đặt hệ thống tưới, đèn sân vườn, vật liệu lát nền; phần này chiếm tỷ trọng lớn trong khoản 2.2.

2.3. Chi phí trang thiết bị và nội thất

Máy pha, máy xay, tủ lạnh, quầy bar, hệ thống POS, bàn ghế ngoài trời, dù, đèn trang trí, vật dụng decor. Với khu ngoài trời cần ưu tiên vật liệu chịu mưa nắng.

Ước tính: 100–300 triệu. Ví dụ: đầu tư một bộ máy pha + máy xay + tủ lạnh cơ bản ~50–120 triệu, phần bàn ghế và decor sân vườn thêm 30–150 triệu tùy chất liệu.

2.4. Chi phí nguyên vật liệu ban đầu

Nguyên liệu để chạy thử và mở bán 1–2 tháng: cà phê hạt, trà, sữa, siro, trái cây, ly cốc, ống hút, nguyên vật liệu đóng gói.

Ước tính: 30–70 triệu. Ví dụ: 30kg cà phê hạt + sữa, đường, phụ liệu khác cho 1–2 tháng khởi nghiệp khoảng 30–50 triệu.

2.5. Chi phí nhân sự và đào tạo

Lương quản lý, barista, phục vụ, tạp vụ; chi phí tuyển dụng, đào tạo, đồng phục và các chế độ bảo hiểm nếu có.

Ước tính: 30–100 triệu/tháng. Ví dụ quy mô nhỏ 4–6 nhân sự có thể tốn 30–40 triệu/tháng, quán đông khách cần 8–12 nhân sự sẽ vào khoảng 60–100 triệu/tháng.

2.6. Chi phí marketing và quảng cáo

Thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu, ảnh chụp, quay video, chi phí khai trương, quảng cáo Facebook/Google, biển hiệu ngoài trời.

Ước tính ban đầu: 20–50 triệu. Ví dụ: chụp hình menu + làm biển hiệu + chạy ads khai trương khoảng 25–40 triệu tùy chọn gói.

2.7. Chi phí vận hành khác và quỹ dự phòng

Gồm giấy phép pháp lý, điện nước, internet, bảo trì định kỳ, chi phí vệ sinh, xử lý cây xanh và quỹ dự phòng cho phát sinh.

• Giấy phép, pháp lý: đăng ký kinh doanh, an toàn thực phẩm, PCCC, chi phí có thể dao động nhưng thường không lớn so với khoản khác — tuy nhiên bắt buộc phải có.
• Tiện ích và bảo trì: 10–30 triệu/tháng cho điện nước, internet, bảo dưỡng cảnh quan và thiết bị.
• Quỹ dự phòng: Nên để 10–20% tổng vốn đầu tư, ví dụ tổng vốn 1 tỷ thì chuẩn bị thêm 100–200 triệu làm quỹ dự phòng.

Lưu ý thực tế: Các con số trên mang tính tham khảo để lập ngân sách khởi nghiệp cho mô hình sân vườn. Khi tính chi phí mở quán cà phê sân vườn, chúng ta nên lập bảng chi tiết cho từng hạng mục, cộng thêm 10–20% dự phòng để tránh rủi ro tài chính.

Tiếp theo, ở phần 3 mình sẽ gợi ý các mức đầu tư theo quy mô quán để bạn dễ chọn phương án phù hợp với nguồn lực.

3. Gợi ý các mức đầu tư theo quy mô quán

Để hình dung rõ hơn khi lập kế hoạch tài chính cho mô hình sân vườn, dưới đây mình gợi ý các mức đầu tư điển hình cho từng quy mô. Các con số là ước tính tham khảo để bạn dễ hình dung chi phí mở quán cà phê sân vườn trong thực tế — nhớ điều chỉnh theo vị trí, diện tích và phong cách thiết kế.

3.1 Quán sân vườn quy mô nhỏ (dưới 700 triệu)

Phù hợp diện tích nhỏ (50–150 m²), thiết kế đơn giản, nhân sự tiết kiệm.

Ví dụ minh họa: tổng vốn 500 triệu đồng

• Thuê mặt bằng & cải tạo: 30% ≈ 150 triệu (bao gồm tiền cọc + sửa cơ bản).
• Thi công cảnh quan nhẹ: 20% ≈ 100 triệu (cây xanh, lối đi, vài tiểu cảnh nhỏ).
• Trang thiết bị & nội thất: 20% ≈ 100 triệu (máy pha căn bản, bàn ghế ngoài trời bền).
• Nguyên vật liệu ban đầu: 6% ≈ 30 triệu.
• Nhân sự & đào tạo (tháng đầu): 8% ≈ 40 triệu.
• Marketing & khai trương: 4% ≈ 20 triệu.
• Quỹ dự phòng: 12% ≈ 60 triệu.

3.2 Quán sân vườn quy mô trung bình (700 triệu – 1.5 tỷ)

Diện tích 150–400 m², cảnh quan bài bản, menu phong phú, dịch vụ sự kiện nhẹ.

Ví dụ minh họa: tổng vốn 1 tỷ đồng

• Thuê mặt bằng & cải tạo: 25% ≈ 250 triệu.
• Thi công cảnh quan chuyên nghiệp: 30% ≈ 300 triệu (cây lớn, hệ thống tưới, đèn ngoại thất).
• Trang thiết bị & nội thất: 18% ≈ 180 triệu (máy pha tốt hơn, tủ lạnh, hệ thống POS).
• Nguyên vật liệu ban đầu: 5% ≈ 50 triệu.
• Nhân sự & đào tạo (2 tháng): 8% ≈ 80 triệu.
• Marketing & khai trương: 4% ≈ 40 triệu.
• Quỹ dự phòng: 10% ≈ 100 triệu.

3.3 Quán sân vườn quy mô lớn (trên 1.5 tỷ)

Diện tích rộng, đầu tư cảnh quan ấn tượng, có khu sự kiện, dịch vụ đa dạng và nhiều nhân sự.

Ví dụ minh họa: tổng vốn 2 tỷ đồng

• Thuê mặt bằng & cải tạo: 20% ≈ 400 triệu (cải tạo quy mô lớn, hệ thống nước, thoát nước).
• Thi công cảnh quan cao cấp: 35% ≈ 700 triệu (hồ nhỏ, thác, cây lớn, hệ thống tưới thông minh, chiếu sáng nghệ thuật).
• Trang thiết bị & nội thất: 18% ≈ 360 triệu (máy pha chuyên nghiệp, thiết bị bếp, nội thất bền đẹp).
• Nguyên vật liệu ban đầu: 4% ≈ 80 triệu.
• Nhân sự & đào tạo (2–3 tháng): 7% ≈ 140 triệu.
• Marketing & khai trương: 4% ≈ 80 triệu.
• Quỹ dự phòng: 12% ≈ 240 triệu.

Lưu ý khi áp dụng các mức đầu tư

• Vị trí và chi phí đất thay đổi lớn theo quận/huyện, nên ưu tiên khảo sát thực tế trước khi chốt con số.
• Với chi phí mở quán cà phê sân vườn, phần cảnh quan thường chiếm tỷ trọng lớn hơn quán trong nhà — ưu tiên đầu tư cây lớn và hệ thống tưới để giảm chi phí bảo trì dài hạn.
• Nếu muốn tiết kiệm, ưu tiên dùng các vật liệu chịu thời tiết, tận dụng cây cối sẵn có và chọn thiết bị đã qua kiểm định, bảo hành rõ ràng.
• Luôn để quỹ dự phòng 10–15% để đối phó phát sinh (thời tiết, sửa chữa, điều chỉnh thiết kế).

Những con số trên là khung tham khảo giúp bạn lên ngân sách nhanh. Mình khuyên bạn nên lập bảng chi tiết theo từng hạng mục và xin báo giá ít nhất 3 nhà thầu để có quyết định chính xác hơn trước khi rót vốn.

4. Lưu ý để tối ưu chi phí và vận hành hiệu quả

Để giảm rủi ro và tối đa hóa lợi nhuận khi bắt tay vào mở quán, ngoài nắm rõ chi phí mở quán cà phê sân vườn, chúng ta cần những lưu ý thực tế trong thiết kế, mua sắm, vận hành và chăm sóc không gian. Dưới đây là các điểm quan trọng, dễ áp dụng và có ví dụ minh họa để bạn triển khai ngay.

4.1. Lập kế hoạch tài chính và tối ưu thiết kế

Trước hết hãy làm bảng dự toán chi tiết: doanh thu kỳ vọng, điểm hòa vốn, và dòng tiền 3-6 tháng. Với quán nhỏ (vốn dưới 700 triệu), mục tiêu hòa vốn trong 6–12 tháng; quán trung bình/ lớn cần chuẩn bị quỹ lớn hơn và kỳ vọng hòa vốn dài hơn.

Về thiết kế, tận dụng cây xanh và cấu trúc hiện có có thể tiết kiệm 30–50% chi phí cảnh quan. Ví dụ: nếu chi phí thi công cảnh quan 200 triệu, tận dụng cây sẵn có và tự làm một số tiểu cảnh có thể giảm còn 100–140 triệu.

4.2. Chọn nhà cung cấp, mua sắm thông minh

So sánh ít nhất 3 báo giá cho mỗi hạng mục lớn (cảnh quan, nội thất, thiết bị). Đàm phán hợp đồng dài hạn để được chiết khấu 5–15%. Với cây trồng, ưu tiên vườn ươm địa phương: giá rẻ hơn 20–40% so với đặt nhập khẩu và cây bản địa dễ chăm hơn.

Nên mua nguyên vật liệu tiêu hao theo lô lớn cho các mặt hàng bền (ly, ống hút có thể dùng hàng tái sử dụng) nhưng quản lý tồn kho chặt để tránh tiền hàng chết.

4.3. Quản lý nhân sự và nguyên vật liệu hiệu quả

Đào tạo nhân viên đa nhiệm giúp giảm chi phí nhân sự. Ví dụ: quán nhỏ có thể vận hành hiệu quả với 1 quản lý kiêm barista và 1–2 phục vụ, thay vì tuyển từng vị trí riêng biệt, tiết kiệm 20–40% chi phí lương lúc đầu.

Áp dụng quy trình pha chế chuẩn và định lượng nguyên liệu để tránh lãng phí. Sử dụng công cụ theo dõi tồn kho giúp giảm thất thoát 10–15% — với nguyên vật liệu ban đầu 50 triệu/năm, tương đương tiết kiệm 5–7.5 triệu/năm.

4.4. Đầu tư công nghệ và marketing bền vững

Sử dụng phần mềm POS giúp quản lý order, tồn kho, doanh thu và lịch ca. Chi phí phần mềm phổ biến dao động 300.000–1.500.000 VNĐ/tháng; đổi lại bạn giảm lãng phí và rút ngắn thời gian phục vụ.

Về marketing, ưu tiên nội dung trải nghiệm (ảnh khách, livestream, review) và hợp tác KOL/food blogger địa phương thay vì chi tiêu quá nhiều quảng cáo trả phí. Chi phí khai trương và marketing ban đầu 20–50 triệu có thể tối ưu bằng các chương trình ưu đãi vào giờ thấp điểm để kéo khách đều hơn.

4.5. Bảo dưỡng cảnh quan và ứng phó thời tiết

Lên lịch bảo trì cây cảnh định kỳ để tránh chi phí thay thế lớn. Đầu tư hệ thống tưới nhỏ giọt tiết kiệm nước ban đầu khoảng 5–15 triệu nhưng tiết kiệm nước và công chăm sóc 30–50% về lâu dài.

Chuẩn bị phương án che chắn, quạt làm mát hoặc máy sưởi tùy vùng để giữ trải nghiệm khách quanh năm, tránh mất khách vào mùa mưa hoặc nắng gắt.

Checklist nhanh để tối ưu chi phí và vận hành:

• Chuẩn bị bảng dự toán và quỹ dự phòng 10–20% tổng vốn.
• Tận dụng cây cũ và đồ nội thất second-hand khi phù hợp.
• Đàm phán nhà cung cấp, mua theo hợp đồng dài hạn để giảm giá.
• Đào tạo nhân viên đa nhiệm, áp dụng quy trình định lượng.
• Đầu tư POS + hệ thống quản lý tồn kho, ưu tiên marketing trải nghiệm.
• Hệ thống tưới và lịch bảo trì để giảm chi phí thay cây và sửa chữa.

Áp dụng những lưu ý trên sẽ giúp bạn quản lý chi phí mở quán cà phê sân vườn hiệu quả hơn, vận hành trơn tru và nâng cao trải nghiệm khách — nền tảng để phát triển bền vững trong 2025.

5. Kết luận chuẩn bị hành trình kinh doanh 2025

Sau khi đi qua các khoản mục chi tiết, chúng ta đã có bức tranh rõ ràng về chi phí mở quán cà phê sân vườn và những lưu ý thực tế cho 2025. Dưới đây là tóm tắt có hành động để bạn bắt tay vào hiện thực hoá ý tưởng, giảm rủi ro và tối ưu chi phí từ ngày đầu.

5.1. Tóm tắt nhanh — những điểm không thể bỏ qua

– Xác định quy mô trước tiên: nhỏ (<700 triệu), trung bình (700 triệu–1.5 tỷ), lớn (>1.5 tỷ).
– Dự trù ít nhất 10–20% vốn làm quỹ dự phòng, và giữ tiền đủ chi trả 2–3 tháng chi phí cố định ban đầu.
– Ưu tiên mặt bằng, thiết kế cảnh quan và nhà cung cấp uy tín vì mô hình sân vườn phụ thuộc nhiều vào không gian xanh và trải nghiệm.
– Marketing ban đầu nên dành khoảng 20–50 triệu cho nhận diện và khai trương; vận hành tối ưu bằng POS, quản lý tồn kho và đào tạo đa nhiệm cho nhân sự.

5.2. Checklist hành động trước khi mở cửa

1. Hoàn thiện kế hoạch tài chính: liệt kê 7 khoản chi phí, tính điểm hòa vốn theo doanh thu kỳ vọng.
2. Chọn mặt bằng và ký hợp đồng có điều khoản linh hoạt; dự trù tiền cọc 1–3 tháng.
3. Thiết kế & thi công: ưu tiên giải pháp tận dụng cây có sẵn, hệ tưới tiết kiệm nước.
4. Chọn nhà cung cấp nguyên liệu và trang thiết bị — so sánh 2–3 báo giá.
5. Tuyển và đào tạo nhân sự đa năng; xây SOP đơn giản cho peak hour.
6. Chuẩn bị giấy phép, PCCC, và chứng nhận ATVSTP trước khi khai trương.
7. Lập kế hoạch marketing 90 ngày: khai trương, khuyến mãi thử, hợp tác KOL/local.

5.3. Lộ trình mẫu ngắn hạn (3 tháng đầu)

– Tháng 1: khảo sát mặt bằng, hoàn thiện concept, dự toán chi phí chi tiết.
– Tháng 2: ký hợp đồng, bắt tay thiết kế & thi công, đặt thiết bị máy móc.
– Tháng 3: lắp đặt, tuyển & đào tạo nhân sự, chạy thử, chiến dịch mở cửa.

5.4. Lời khuyên cuối cùng

– Bắt đầu phù hợp với năng lực tài chính: thử nghiệm quy mô nhỏ hoặc pop-up nếu bạn còn băn khoăn.
– Luôn để quỹ dự phòng 10–20% và chuẩn bị cho biến động chi phí vật liệu, nhân công trong 2025.
– Tập trung tạo trải nghiệm khác biệt — không chỉ bán đồ uống mà còn bán không gian; đó là lợi thế lớn của mô hình sân vườn.

Chúc bạn có một hành trình xây quán cà phê sân vườn bền vững và thành công. Nếu cần, mình có thể giúp bạn lên mẫu ngân sách chi tiết theo từng mức đầu tư.