Vốn để mở quán cà phê: 7 gói chi phí & lưu ý cần biết 2025

Mở quán cà phê thành công bắt đầu từ việc xác định chính xác vốn để mở quán cà phê. Trong bài viết này chúng ta sẽ phân tích những yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách khởi nghiệp, giúp bạn lập kế hoạch tài chính thực tế cho năm 2025 trước khi đi vào chi tiết các gói chi phí.

1. Các Yếu Tố Quyết Định Vốn Đầu Tư Mở Quán Cà Phê

Tổng vốn không có con số cố định vì nó phụ thuộc vào nhiều biến số. Dưới đây là những yếu tố chính bạn cần cân nhắc kỹ, kèm ví dụ minh họa để dễ hình dung.

1.1. Mô hình và quy mô quán

Chọn mô hình là bước quyết định nhất. Mô hình take-away, quán nhỏ, tầm trung hay cao cấp sẽ định hướng toàn bộ chi phí sau này. Ví dụ thực tế: quán take-away có thể cần khoảng 50–150 triệu VNĐ; quán tầm trung thường rơi vào 150–350 triệu VNĐ; quán lớn hoặc cao cấp có thể từ 350 triệu đến 1 tỷ+ VNĐ. Mình khuyên nên chọn mô hình phù hợp với nguồn vốn và khách hàng mục tiêu ngay từ đầu.

1.2. Vị trí mặt bằng

Vị trí quyết định chi phí thuê và lưu lượng khách. Khu trung tâm, mặt tiền lớn có giá thuê cao nhưng doanh thu tiềm năng lớn hơn. Khu trong ngõ hoặc ngoại ô tiết kiệm được tiền thuê nhưng cần chiến lược thu hút khách. Ví dụ: mặt bằng 50m2 ở khu trung bình có thể thuê 15–30 triệu/tháng, chi phí đặt cọc và trả trước ban đầu có thể từ 60–120 triệu.

1.3. Thiết kế, trang trí và trang thiết bị

Phong cách thiết kế ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thi công và nội thất. Thiết kế tối giản giúp tiết kiệm, trong khi phong cách chủ đề hay cao cấp kéo chi phí lên nhiều. Thiết bị pha chế cũng có biên độ lớn: máy pha cà phê phổ thông từ ~20 triệu, máy chuyên nghiệp có thể >100 triệu. Chọn thiết bị phù hợp với lưu lượng khách dự kiến để tránh lãng phí.

1.4. Nhân sự, nguyên vật liệu, pháp lý và marketing

Những khoản này là chi phí vận hành ban đầu và ảnh hưởng đến dòng tiền trong những tháng đầu. Ví dụ: lương nhân viên khởi điểm thường ~5–8 triệu/người/tháng với 3–5 nhân sự ban đầu. Nguyên vật liệu tồn kho ban đầu đủ cho 1–2 tuần sẽ tiêu tốn vài triệu đến vài chục triệu tùy quy mô. Chi phí pháp lý (đăng ký, giấy ATTP, PCCC) và marketing khai trương (logo, biển hiệu, quảng cáo online) có thể từ vài triệu đến vài chục triệu. Hãy tính kỹ từng hạng mục để tránh hụt vốn khi khai trương.

1.5. Khoản dự phòng và rủi ro

Bạn nên dành 10–20% tổng vốn làm quỹ dự phòng để xử lý rủi ro như sửa chữa thiết bị, biến động giá nguyên liệu, hoặc doanh thu chậm. Năm 2025 có thể còn chịu ảnh hưởng của lạm phát và thay đổi xu hướng tiêu dùng, nên quỹ dự phòng càng thực tế càng tốt.

Tóm lại, vốn để mở quán cà phê phụ thuộc vào mô hình, vị trí, thiết kế, thiết bị, nhân sự và chi phí vận hành, cùng một khoản dự phòng hợp lý. Ở phần tiếp theo chúng ta sẽ đi sâu vào 7 gói chi phí cốt lõi để ước tính chi tiết hơn.

2. 7 Gói Chi Phí Cốt Lõi Khi Mở Quán Cà Phê

Để ước lượng chính xác vốn để mở quán cà phê, chúng ta cần bóc tách thành 7 gói chi phí cốt lõi sau. Mình sẽ trình bày ngắn gọn, có ví dụ giá cụ thể để bạn dễ đối chiếu và lên ngân sách thực tế.

2.1. Chi phí thuê và cải tạo mặt bằng

Đây thường là khoản lớn nhất. Thông thường cần đặt cọc 1–3 tháng và trả trước 1–3 tháng tiền thuê. Ví dụ mặt bằng 50m² ở khu vực trung bình: 15–30 triệu/tháng => chi phí ban đầu thuê + đặt cọc có thể 60–120 triệu. Chi phí thiết kế và sửa chữa dao động theo yêu cầu: thiết kế khoảng 100.000–300.000 VNĐ/m²; sửa chữa + trang trí + bàn ghế có thể từ vài chục đến >200 triệu tùy độ cầu kỳ.

2.2. Chi phí mua sắm trang thiết bị ban đầu

Thiết bị quyết định chất lượng đồ uống và năng suất. Ví dụ cụ thể:

• Máy pha cà phê: máy phổ thông 20–40 triệu; máy bán chuyên 60–150 triệu; máy cao cấp (La Marzocco, v.v.) từ vài trăm triệu.
• Máy xay cà phê: từ 8–60 triệu (Mazzer/Compak/Eureka…).
• Tủ lạnh/tủ đông: 5–20 triệu mỗi chiếc; máy lọc nước 3–10 triệu.
• POS, máy in, camera, âm thanh, điều hòa: tổng khoảng 10–50 triệu.

Tổng gói thiết bị cho quán nhỏ: ~30–80 triệu; tầm trung: 80–200 triệu; quán cao cấp: 200 triệu trở lên.

2.3. Chi phí nguyên vật liệu và đồ dùng tiêu hao

Chuẩn bị tồn kho ban đầu cho 1–2 tuần vận hành. Ví dụ:

• Hạt cà phê: dự trữ 5–20 kg (chi phí tùy loại, thường vài trăm nghìn–một triệu/kg).
• Sữa, syrup, trà, bột cacao, trái cây: 5–15 triệu tuỳ menu.
• Ly giấy/nhựa, ống hút, nắp, túi mang về: 2–8 triệu.

Tổng ban đầu cho nguyên vật liệu: khoảng 5–30 triệu tùy quy mô và menu.

2.4. Chi phí nhân sự khởi điểm

Bao gồm tuyển dụng, đào tạo và lương tháng đầu. Ví dụ:

• Lương pha chế/nhân viên phục vụ: 5–8 triệu/người/tháng.
• Với 3–5 nhân viên ban đầu, quỹ lương hàng tháng ~15–40 triệu.
• Chi phí tuyển dụng + đào tạo ban đầu: 2–10 triệu (đào tạo barista, set-up menu, thử đồ uống).

2.5. Chi phí marketing và truyền thông

Xây dựng thương hiệu và thu hút khách ngay từ đầu là cần thiết. Ví dụ chi phí:

• Thiết kế logo, menu, biển hiệu, đồng phục: 5–20 triệu.
• Khai trương, quảng cáo Facebook/Instagram/Google: 5–30 triệu cho 1–2 tháng đầu.
• Chụp ảnh sản phẩm, quản lý mạng xã hội: 2–10 triệu.

Lưu ý chi phí hợp tác với app giao hàng có thể tăng nhanh do phí commission và chiết khấu.

2.6. Chi phí pháp lý và giấy phép

Đảm bảo điều kiện kinh doanh hợp pháp: đăng ký hộ kinh doanh/doanh nghiệp, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm, PCCC. Chi phí phần này thường không quá lớn nhưng bắt buộc:

• Đăng ký kinh doanh: vài trăm nghìn đến vài triệu.
• Giấy phép an toàn vệ sinh, PCCC, các thủ tục kiểm định: tổng khoảng 2–15 triệu tùy quy mô và yêu cầu địa phương.

2.7. Chi phí vận hành và quản lý định kỳ

Chi phí duy trì hàng tháng cần dự trù ngay từ đầu để tính điểm hòa vốn:

• Tiền điện: 5–15 triệu/tháng (quán có máy xay, máy pha chạy nhiều sẽ cao hơn).
• Nước, internet, gas, rác: 1–4 triệu/tháng.
• Bảo trì, vệ sinh, phụ tùng thay thế, phần mềm POS: 1–5 triệu/tháng.

Tổng chi phí vận hành ban đầu thường rơi vào 10–30 triệu/tháng cho quán nhỏ–tầm trung.

Lưu ý quan trọng: mặc dù chúng ta phân 7 gói chi phí, bạn cần luôn dành một khoản dự phòng 10–20% tổng vốn đầu tư để phòng rủi ro phát sinh như trì hoãn khai trương, hỏng thiết bị, hoặc chi phí quảng cáo tăng. Mình khuyên bạn liệt kê từng mục theo con số cụ thể và cân nhắc ưu tiên chi tiết để tính toán vốn để mở quán cà phê một cách thực tế và tránh thiếu hụt khi vận hành.

3. Tổng Hợp Vốn Ước Tính Theo Mô Hình

Dưới đây là bảng ước tính nhanh để bạn nắm rõ vốn để mở quán cà phê trong năm 2025 theo từng mô hình phổ biến. Mình tổng hợp các con số thực tế kèm phân bổ chi phí để bạn dễ lập ngân sách và điều chỉnh theo tình hình thực tế.

3.1. Mô hình Takeaway / Quán nhỏ (ki-ốt, xe đẩy)

Ước tính: 50 triệu – 150 triệu VNĐ

• Thuê/đặt cọc mặt bằng: 0 – 20 triệu (nhiều mô hình dùng ki-ốt hoặc thuê vị trí ngắn hạn)
• Thiết bị pha cơ bản (máy pha nhỏ, máy xay, tủ lạnh): 15 – 40 triệu
• Nguyên vật liệu & đồ dùng tiêu hao (tồn kho 1–2 tuần): 3 – 15 triệu
• Trang trí, quầy, vật dụng phục vụ: 5 – 20 triệu
• Pháp lý, marketing khai trương, dự phòng nhỏ: 5 – 20 triệu
• Lưu ý: mô hình này phù hợp khi bạn muốn thử thị trường với vốn thấp; vẫn cần để dành 10% dự phòng.

3.2. Mô hình Tầm Trung

Ước tính: 150 triệu – 350 triệu VNĐ

• Thuê và đặt cọc (mặt bằng ~30–60 m2 ở khu trung bình): 60 – 150 triệu (tùy khu vực và thời gian thanh toán)
• Sửa chữa, thiết kế cơ bản & nội thất: 30 – 80 triệu
• Thiết bị pha chuyên nghiệp hơn, tủ đông, hệ thống POS: 30 – 80 triệu
• Nhân sự (lương 1–2 tháng cho 3–5 người): 15 – 40 triệu
• Marketing khai trương, chụp hình, chạy quảng cáo ban đầu: 10 – 30 triệu
• Phí pháp lý, giấy phép, chi phí vận hành ban đầu: 5 – 15 triệu
• Dự phòng: nên dự trù thêm 10–15% tổng vốn để an toàn.

3.3. Mô hình Lớn / Cao Cấp

Ước tính: 350 triệu – 1 tỷ+ VNĐ

• Tiền thuê mặt bằng lớn, mặt tiền đẹp: 150 – 400 triệu khởi đầu (đặt cọc + trả trước)
• Thiết kế nội thất chuyên nghiệp, decor theo chủ đề: 80 – 200 triệu
• Thiết bị cao cấp (máy pha công suất cao, hệ thống pha tự động, tủ lạnh lớn): 100 – 300 triệu
• Hệ thống quản lý, POS, camera, âm thanh, website/giao hàng: 20 – 50 triệu
• Nhân sự (quản lý, barista chuyên, phục vụ) và lương khởi đầu 2–3 tháng: 50 – 150 triệu
• Marketing bài bản, khai trương hoành tráng, hợp tác giao hàng: 30 – 100 triệu
• Dự phòng: nên để 15–20% tổng vốn cho rủi ro và biến động giá năm 2025.

3.4. Gợi ý nhanh để tối ưu vốn

• Mình khuyên bạn luôn giữ khoảng 10–20% vốn dự phòng để xử lý phát sinh. Đây là mục rất quan trọng khi tính toán vốn để mở quán cà phê.
• Đàm phán kỹ hợp đồng thuê và thanh toán các chi phí lớn theo giai đoạn, tránh dồn tiền một lần.
• Xem xét mua thiết bị đã qua sử dụng cho một số món (máy xay, tủ lạnh) để tiết kiệm; đầu tư máy pha chính hãng nếu mô hình hướng tới chất lượng cao.
• Tối ưu marketing ban đầu: tập trung vào nội dung mạng xã hội, hợp tác nền tảng giao hàng và chương trình ưu đãi để giảm chi phí truyền thông nhưng vẫn thu hút khách.

Tóm lại, con số cụ thể còn phụ thuộc vị trí, phong cách và chiến lược kinh doanh. Hãy dùng các mức ước tính trên làm khung tham chiếu, sau đó điều chỉnh chi tiết cho phù hợp với thực tế. Nếu bạn muốn, mình có thể giúp lập bảng ngân sách chi tiết theo từng địa điểm cụ thể.

4. Lưu Ý Quan Trọng Để Tối Ưu Vốn và Vận Hành Hiệu Quả

Khi xác định vốn để mở quán cà phê, điều quan trọng không chỉ là có đủ tiền ban đầu mà là dùng vốn thông minh để duy trì và sinh lời. Dưới đây là những lưu ý thực tế, dễ áp dụng giúp giảm lãng phí, tăng hiệu suất vận hành và rút ngắn thời gian hoàn vốn.

4.1. Chiến lược tối ưu vốn

– Ưu tiên mua sắm theo giai đoạn: bắt đầu với menu cô đọng (5–8 món chủ lực), bổ sung thiết bị khi doanh thu ổn định. Ví dụ: tạm hoãn đầu tư máy làm đá công suất lớn nếu chưa cần.

– Cân nhắc thiết bị đã qua sử dụng nhưng bảo hành rõ ràng: một máy pha đã qua sử dụng còn tốt có thể rẻ hơn 40–60% so với máy mới, giúp tiết kiệm vốn ban đầu.

– Đàm phán nhà cung cấp: yêu cầu chiết khấu theo khối lượng (5–15%) và điều khoản trả chậm 7–14 ngày để cải thiện dòng tiền.

4.2. Quản lý dòng tiền và chi phí hàng tháng

– Dự trữ tiền mặt đủ cho 3–6 tháng chi phí vận hành (bao gồm lương, thuê mặt bằng, tiện ích). Đây là “đệm” khi doanh thu ban đầu chưa ổn định.

– Theo dõi các chỉ số chính (KPI): tỷ lệ giá vốn hàng bán (COGS) mục tiêu 25–35%, lương 20–30% doanh thu, thuê ≤ 25% doanh thu. Nếu một chỉ số vượt ngưỡng, cần điều chỉnh giá, giảm chi phí hoặc tối ưu SKU.

– Sử dụng phần mềm POS để tự động theo dõi tồn kho, tránh mua dư nguyên liệu gây lãng phí. Thiết lập mức tồn kho an toàn: 7–14 ngày cho nguyên liệu tươi, 14–30 ngày cho vật tư khô.

4.3. Phương án vận hành tiết kiệm nhưng chuyên nghiệp

– Tuyển dụng theo năng lực đa nhiệm: 1–2 nhân viên có thể kiêm pha chế kiêm thu ngân trong ca đầu, giúp giảm chi phí lương ban đầu.

– Chuẩn hóa quy trình pha chế và phục vụ bằng SOP đơn giản để đảm bảo chất lượng đồng đều, giảm sai sót và lãng phí nguyên liệu.

– Ưu tiên kênh bán hàng có chi phí thấp: bán trực tiếp tại quán và kênh mạng xã hội tự quản trước khi ký hợp tác với nhiều nền tảng giao hàng (phí hoa hồng thường 15–30%).

4.4. Ví dụ minh họa điểm hòa vốn (mô hình tầm trung)

– Giả sử vốn ban đầu ~200.000.000 VNĐ, chi phí cố định hàng tháng: thuê 20.000.000, lương 30.000.000, tiện ích + khác 10.000.000 → tổng cố định 60.000.000 VNĐ/tháng.

– Nếu giá bán trung bình 45.000 VNĐ/cốc, giá vốn (COGS) ~15.000 VNĐ/cốc → lợi nhuận gộp ~30.000 VNĐ/cốc. Điểm hòa vốn = 60.000.000 / 30.000 ≈ 2.000 cốc/tháng, tương đương ~67 cốc/ngày. Nếu doanh thu mục tiêu thấp hơn, cần giảm chi phí cố định hoặc tăng giá/giảm COGS.

4.5. Rủi ro cần dự phòng và hành động kịp thời

– Luôn dành 10–20% vốn dự phòng cho các tình huống bất ngờ: hỏng thiết bị, biến động giá nguyên liệu, hoặc nhu cầu quảng cáo đột xuất.

– Cập nhật xu hướng tiêu dùng năm 2025: thanh toán không tiền mặt, giao hàng, menu healthy/seasonal. Lên kế hoạch đầu tư nhỏ vào công nghệ (POS, QR order) nếu cần, vì những khoản này thường tăng hiệu quả nhanh.

Kết luận ngắn

Để tối ưu vốn để mở quán cà phê bạn nên đầu tư có trọng tâm, quản lý dòng tiền chặt chẽ và đo lường KPI thường xuyên. Bắt đầu nhỏ nhưng chuẩn, giữ chất lượng và sẵn sàng điều chỉnh theo thực tế sẽ giúp giảm rủi ro và tăng cơ hội thành công lâu dài.

5. Kết Luận và Lời Khuyên

Kết lại, việc chuẩn bị vốn để mở quán cà phê cần cả tầm nhìn dài hạn lẫn kế hoạch chi tiết. Qua phân tích 7 gói chi phí và các lưu ý ở trên, điều quan trọng nhất là bạn phải biết rõ mô hình mình muốn mở, dự trù rủi ro và tối ưu từng khoản chi để bảo toàn dòng tiền trong giai đoạn đầu.

5.1. Tóm tắt ngắn gọn (điểm cần nhớ)

Chọn mô hình phù hợp với vốn: nếu bạn có vốn khiêm tốn thì ưu tiên take-away hoặc ki-ốt, vốn từ khoảng 50–150 triệu; mô hình tầm trung cần 150–350 triệu; mô hình lớn hoặc cao cấp từ 350 triệu trở lên. Luôn giữ quỹ dự phòng 10–20% tổng vốn để ứng phó tình huống bất ngờ. Ưu tiên thanh khoản: tiền thuê và đặt cọc, thiết bị pha chế, nguyên vật liệu khởi điểm và chi phí nhân sự là những khoản cần có sẵn.

5.2. Lời khuyên thực tế, theo bước

Bước 1 — Lên kế hoạch và nghiên cứu

Trước khi ký hợp đồng nào, mình khuyên bạn làm bảng dự toán chi tiết, tính điểm hòa vốn và xác định thời gian hoàn vốn mục tiêu. Nghiên cứu khách hàng mục tiêu và đối thủ sẽ giúp bạn tối ưu menu và diện tích quán.

Bước 2 — Chọn mặt bằng và đàm phán

Đàm phán giá thuê, thời hạn và điều khoản sửa chữa. Ví dụ, nếu mặt bằng yêu cầu đặt cọc 1–3 tháng và trả trước 1–3 tháng, hãy tính chính xác khoản này vào ngân sách khởi đầu. Nếu cần, cân nhắc mặt bằng nhỏ hơn nhưng ở vị trí có khách tiềm năng hơn là diện tích lớn giá cao nhưng vắng khách.

Bước 3 — Ưu tiên mua sắm và tuyển dụng thông minh

Đầu tư vào máy pha cà phê và máy xay chất lượng hơn là trang trí quá mức. Tuyển 1–2 nhân viên giỏi ban đầu và đào tạo kỹ để giữ chuẩn đồ uống. Cân nhắc mua thiết bị đã qua sử dụng nếu tiết kiệm được đáng kể mà vẫn đảm bảo hiệu suất.

Bước 4 — Marketing khôn ngoan và vận hành

Bắt đầu bằng khai trương mềm (soft opening) để thử nghiệm menu và quy trình. Tập trung marketing online tiết kiệm: chụp ảnh sản phẩm đẹp, tận dụng mạng xã hội và hợp tác với app giao hàng khi cần. Kiểm soát tồn kho và dùng phần mềm POS để theo dõi doanh thu và chi phí.

5.3. Mẹo giảm rủi ro và tối ưu vốn

Đàm phán nhà cung cấp để có chiết khấu ban đầu. Kiểm soát dòng tiền bằng bảng lương và chi phí cố định rõ ràng. Tối giản thiết kế đầu tiên, nâng cấp dần theo doanh thu thực tế. Luôn có quỹ dự phòng cho sửa chữa thiết bị và biến động doanh thu tháng đầu.

Kết

Mở quán cà phê là hành trình cần sự kiên nhẫn và linh hoạt. Nếu bạn chuẩn bị kỹ về vốn để mở quán cà phê, có kế hoạch kiểm soát chi phí và tập trung vào chất lượng sản phẩm cùng dịch vụ, cơ hội thành công sẽ cao hơn. Chúc bạn bắt đầu thuận lợi và sớm nhìn thấy quán mình đông khách.