Kinh phí mở quán cà phê 2025: 8 gợi ý ngân sách thực tế & lưu ý

Trước khi đi vào từng mục chi tiết, hãy cùng mình điểm qua bức tranh tổng quan. Bài viết này hướng tới những ai đang chuẩn bị mở quán cà phê và cần nắm rõ kinh phí mở quán cà phê trong bối cảnh năm 2025 — khi chi phí nguyên vật liệu, thuê mặt bằng và công nghệ đều có thể biến động. Mục tiêu của bài là cung cấp cái nhìn thực tế về các khoản đầu tư, gợi ý ngân sách theo mô hình và những mẹo giúp tối ưu chi phí.

1. Giới thiệu tổng quan về bài viết

Mở quán cà phê không chỉ là đam mê mà còn là một bài toán tài chính. Trong bài này, chúng ta sẽ nhìn tổng quan các loại chi phí cần chuẩn bị: chi phí cố định ban đầu, chi phí vận hành hàng tháng, chi phí dự phòng và các phương án tối ưu ngân sách. Năm 2025 có nhiều yếu tố cần lưu ý như lạm phát, giá nguyên liệu biến động và xu hướng áp dụng công nghệ mới, nên việc lập kế hoạch càng trở nên quan trọng.

Nội dung chính bạn sẽ tìm thấy

• Tổng quan ngân sách tham khảo (ví dụ: khoảng 50 triệu đến 500+ triệu tùy quy mô).
• Các hạng mục chi phí cố định và chi phí vận hành cần dự trù.
• Chi phí dự phòng và khuyến nghị tỉ lệ dự trù.
• Gợi ý ngân sách theo mô hình (takeaway, quán nhỏ, quán vừa/lớn) và 8 mẹo thực tế để tiết kiệm.

Lưu ý: Kinh phí là yếu tố sống còn — việc lập kế hoạch chi tiết trước khi bắt tay mở quán sẽ giúp bạn giảm rủi ro, kiểm soát dòng tiền và tăng cơ hội thành công.

2. Tổng quan về kinh phí mở quán cà phê

Trước khi bước vào từng khoản mục chi tiết, chúng ta cần nắm rõ bức tranh chung về kinh phí mở quán cà phê. Việc có cái nhìn tổng quan giúp lập ngân sách thực tế, tránh thiếu hụt vốn giữa chừng và điều chỉnh mô hình cho phù hợp với điều kiện thị trường năm 2025.

2.1. Ngân sách dự kiến và xu hướng 2025

Ở thời điểm 2025, mức vốn để bắt đầu một quán cà phê dao động rất rộng do ảnh hưởng của lạm phát, giá nguyên vật liệu tăng và xu hướng ứng dụng công nghệ (POS, giao hàng, đặt bàn online). Thông thường:

• Quán takeaway/kiosk: 50 – 100 triệu đồng (vốn thấp, thiết bị cơ bản).
• Quán nhỏ (chỗ ngồi vừa phải): 100 – 300 triệu đồng (thiết kế, trang thiết bị, nhân sự cơ bản).
• Quán vừa/nhà hàng cà phê: từ 300 triệu đến 500 triệu+ (đầu tư mạnh vào không gian, thiết bị cao cấp và marketing).

Con số “2025” trong tiêu đề nhắc chúng ta cập nhật theo biến động chi phí—như giá cà phê nhân, sữa, vật tư đóng gói tăng, yêu cầu hành chính mới hoặc chi phí đầu tư cho trải nghiệm khách hàng (wifi nhanh, thanh toán không tiền mặt).

2.2. Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến kinh phí

Không có con số cố định cho mọi quán vì tổng vốn phụ thuộc vào vài yếu tố then chốt. Chúng ta nên cân nhắc kỹ các mục sau:

• Mô hình kinh doanh: Takeaway tiết kiệm diện tích và nhân sự; quán có chỗ ngồi cần đầu tư nội thất và trải nghiệm.
• Vị trí và diện tích mặt bằng: Trung tâm, mặt tiền giá thuê cao; hẻm hoặc khu dân cư chi phí thấp hơn nhưng lưu lượng khách hạn chế.
• Phong cách thiết kế: Thiết kế tối giản tiết kiệm; phong cách concept cầu kỳ làm tăng chi phí thi công và trang trí.
• Chất lượng trang thiết bị và nguyên vật liệu: Máy pha chuyên nghiệp, tủ lạnh lớn và nguyên liệu cao cấp kéo chi phí cao hơn nhưng có thể nâng giá bán và giữ khách.
• Yêu cầu pháp lý và an toàn: Giấy phép ATTP, PCCC, đăng ký kinh doanh… có thể phát sinh chi phí nhưng bắt buộc phải có.

Lưu ý thực tế: khi lập kế hoạch, hãy tính theo kịch bản bảo thủ: chuẩn bị các con số tối thiểu, tối ưu và tối đa để biết phạm vi vốn cần chuẩn bị. Với kinh phí mở quán cà phê, một khoản dự phòng (chúng ta sẽ nói rõ ở phần riêng) luôn là điều cần thiết để tránh rủi ro tài chính.

3. Các hạng mục chi phí cố định ban đầu

Tổng quan

Trước khi bắt tay vào kinh doanh, chúng ta cần nắm rõ các hạng mục chi phí cố định ban đầu — những khoản phải chi một lần hoặc kéo dài trong thời gian đầu, ảnh hưởng lớn đến tổng vốn. Trong kế hoạch kinh phí mở quán cà phê, đây thường là phần chiếm tỷ lệ cao nhất và quyết định tốc độ vận hành quán.

3.1. Chi phí thuê và cải tạo mặt bằng

Khoản này thường là lớn nhất. Bao gồm tiền cọc (thường 3–6 tháng thuê), tiền thuê tháng đầu và chi phí sửa chữa, hoàn thiện. Ví dụ: thuê mặt bằng vùng trung tâm có thể 20–50 triệu/tháng, hẻm hoặc khu dân cư 10–20 triệu/tháng. Cải tạo nhẹ khoảng 20–80 triệu, cải tạo sâu có thể 100 triệu trở lên.

Mẹo tiết kiệm: thương lượng tiền cọc, nhận mặt bằng “trống” để giảm sửa chữa, làm từng phần (phased renovation) để giảm áp lực vốn ban đầu.

3.2. Chi phí thiết kế và thi công nội thất

Bao gồm phí thiết kế, bàn ghế, quầy bar, hệ thống chiếu sáng và trang trí. Thông thường quán nhỏ cần 20–50 triệu, quán vừa 50–100 triệu, quán lớn có thể cao hơn. Nếu thuê designer chuyên nghiệp, phí thiết kế có thể tính theo mét vuông hoặc trọn gói.

Gợi ý: chọn phong cách tối giản để giảm chi phí; mua đồ thanh lý, tận dụng nội thất cũ hoặc thuê thợ địa phương sẽ tiết kiệm đáng kể.

3.3. Chi phí trang thiết bị cơ bản

Danh mục thiết bị là khoản đầu tư thiết yếu cho chất lượng sản phẩm và vận hành. Dưới đây là nhóm thiết bị chính và mức giá tham khảo:

Máy pha cà phê và máy xay

• Tiết kiệm: máy pha bán tự động/ít đầu (Delonghi, Saeco) + máy xay cơ bản — tổng 10–30 triệu.
• Trung bình: máy pha 1–2 group (Rocket, Faema mid-range) + máy xay Eureka/Fiorenzato — tổng 40–80 triệu.
• Cao cấp: máy pha chuyên nghiệp La Marzocco, Nuova Simonelli + Mazzer — tổng 100 triệu trở lên.

Tủ lạnh, máy xay sinh tố, máy làm đá

Tủ lạnh thương hiệu như Panasonic, Electrolux: 6–20 triệu tùy dung tích. Máy xay sinh tố công nghiệp (Vitamix) 6–15 triệu. Máy làm đá tùy công suất 10–30 triệu.

POS, thu ngân, thiết bị phụ trợ

Máy POS và phần mềm quản lý (Sunmi, máy in bill Epson; phần mềm Loyverse, KiotViet) tổng 5–20 triệu. Dụng cụ pha chế, ly sứ/ly giấy, bồn rửa, hệ thống ống nước, điều hòa… có thể cộng thêm 10–40 triệu.

Tổng ước tính cho trang thiết bị cơ bản dao động khoảng 30–150 triệu tùy chất lượng và quy mô. Nếu muốn tiết kiệm, hãy cân nhắc mua máy đã qua sử dụng hoặc thuê một số thiết bị ban đầu.

3.4. Chi phí giấy phép kinh doanh và pháp lý

Gồm đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm (ATTP), PCCC (nếu bắt buộc theo diện kinh doanh), giấy phép âm nhạc nếu mở nhạc sống, và các thủ tục liên quan. Thường tốn vài triệu đến khoảng 10 triệu đồng, chưa kể thời gian xử lý và chi phí tư vấn (nếu thuê dịch vụ làm hồ sơ).

Lưu ý: hoàn thiện giấy tờ sẽ giúp tránh rủi ro phạt về sau, do đó đừng cắt giảm khoản này.

Những lưu ý nhanh

• Ưu tiên chất lượng những thứ ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm như máy pha và máy xay; phần trang trí có thể linh hoạt hơn.
• Thương lượng hợp đồng thuê và đặt điều khoản sửa chữa trong hợp đồng để tránh chi phí phát sinh.
• Xem xét mua thanh lý, mua góp hoặc thuê máy để giảm áp lực vốn ban đầu.
• Luôn dành một phần vốn cho chi phí dự phòng để xử lý rủi ro phát sinh trong giai đoạn mở cửa.

Nắm rõ các hạng mục chi phí cố định ban đầu giúp chúng ta lập kế hoạch kinh phí mở quán cà phê thực tế và tránh bị hụt vốn khi bắt đầu. Nếu bạn muốn, mình có thể giúp bóc tách chi tiết theo mô hình (takeaway/nhỏ/vừa) để ước tính con số cụ thể hơn.

4. Các hạng mục chi phí vận hành hàng tháng

Chi phí vận hành hàng tháng quyết định dòng tiền và khả năng duy trì quán trong dài hạn, là phần thiết yếu khi lập kế hoạch kinh phí mở quán cà phê. Dưới đây mình liệt kê các mục chính, kèm ví dụ con số để bạn dễ hình dung và lập ngân sách thực tế.

4.1. Tiền thuê mặt bằng & các khoản trả định kỳ

Tiền thuê là chi phí cố định lớn hàng tháng. Mức phổ biến:
– Quán kiosk/takeaway: 3–10 triệu/tháng.
– Quán nhỏ khu dân cư: 8–20 triệu/tháng.
– Quán trung tâm/địa điểm đẹp: 20–50 triệu (hoặc hơn).
Ngoài ra còn có phí quản lý chung cư/tòa nhà, thuế, phí vệ sinh. Hãy tính tiền thuê vào ngân sách vận hành hàng tháng chứ không chỉ tiền cọc ban đầu.

4.2. Nguyên vật liệu pha chế và vật tư tiêu hao

Nguyên vật liệu thay đổi theo doanh số. Tham khảo:
– Cà phê hạt: 5–12 triệu/tháng (tùy chất lượng và khối lượng).
– Sữa, syrup, trân châu, trái cây: 3–8 triệu/tháng.
– Vật tư đóng gói (cốc, ống hút, túi, khăn giấy): 2–6 triệu/tháng.
Tỷ lệ thường chiếm khoảng 15–30% doanh thu. Ví dụ: nếu doanh thu ~100 triệu/tháng, nguyên vật liệu khoảng 15–30 triệu.

4.3. Chi phí nhân sự

Bao gồm lương, bảo hiểm, phụ cấp, thưởng:
– Pha chế chính: 6–10 triệu/người.
– Phục vụ/thu ngân: 4–7 triệu/người.
– Quản lý nhỏ: 8–12 triệu nếu có.
Một quán 2–3 nhân sự thường tốn 15–30 triệu/tháng, chưa kể bảo hiểm và thưởng lễ tết (thêm ~10–20%).

4.4. Điện, nước, internet, gas và tiện ích khác

Chi phí tiện ích dao động theo quy mô và lượng khách:
– Trung bình 3–7 triệu/tháng cho quán nhỏ.
– Quán có máy lạnh, máy xay lớn, tủ đông: có thể 7–15 triệu/tháng.
Đừng quên tiền internet, phần mềm POS, chi phí xử lý rác thải.

4.5. Marketing, khuyến mãi và duy trì kênh bán

Marketing là chi phí linh hoạt nhưng cần duy trì:
– Quảng cáo online (Facebook/Instagram/Grab): 2–8 triệu/tháng.
– In ấn, chương trình khuyến mãi, sampling: 0.5–3 triệu/tháng.
– Chi phí hợp tác, event nhỏ: có thể tăng đột biến (5–10 triệu khi cần).
Giai đoạn khởi động chi nhiều hơn; sau đó tối ưu xuống mức duy trì.

4.6. Bảo trì, khấu hao, chi phí phát sinh và trả góp

– Trích dự phòng bảo trì máy móc, sửa chữa nhỏ: 2–6 triệu/tháng.
– Khấu hao thiết bị, trả góp máy pha/thiết bị nếu có: tùy hợp đồng, có thể 3–10 triệu/tháng.
– Phí phần mềm quản lý, POS, điện thoại, giấy tờ hành chính định kỳ.

Kết hợp: phân bổ mẫu và ví dụ minh họa
– Ngân sách mẫu cho quán tầm trung, doanh thu ~120 triệu/tháng:
– Nguyên vật liệu ~20% → 24 triệu
– Nhân sự ~25% → 30 triệu
– Thuê mặt bằng ~20% → 24 triệu
– Tiện ích 5% → 6 triệu
– Marketing 5% → 6 triệu
– Bảo trì/khác 25% → 30 triệu (bao gồm trả góp, khấu hao, dự phòng)
Tùy mô hình, tỉ lệ sẽ khác nhau; mình khuyên bạn theo dõi chi phí theo % doanh thu hàng tháng để biết điểm hòa vốn và tối ưu chi tiêu.

Mẹo nhanh: lập bảng theo dõi hàng tháng, cập nhật giá nguyên liệu và tiền lương, và so sánh với % mục tiêu (ví dụ nguyên liệu 15–30%, nhân sự 20–30%) để kịp thời điều chỉnh trước khi bị thiếu hụt dòng tiền.

5. Chi phí dự phòng: Khoản mục thiết yếu

Trong hành trình lập ngân sách khi mở quán cà phê, chi phí dự phòng thường bị bỏ qua nhưng lại là cứu cánh khi gặp rủi ro. Với kinh phí mở quán cà phê, mình khuyên bạn đặt ra một quỹ dự phòng rõ ràng ngay từ đầu để không bị “cháy túi” khi có phát sinh bất ngờ.

5.1 Tại sao phải có quỹ dự phòng?

Quỹ này giúp xử lý các tình huống thực tế như máy pha hỏng, chi phí sửa chữa điện nước, tăng giá nguyên vật liệu, phạt vi phạm giấy tờ, nhân sự nghỉ đột xuất hoặc mùa ế kéo dài. Mọi nguồn đều nhấn mạnh: quỹ dự phòng là cực kỳ quan trọng để quán vận hành an toàn trong giai đoạn khai trương và ổn định.

5.2 Gợi ý mức dự trù (có ví dụ minh họa)

– Nên dự trù 20–30% tổng vốn đầu tư. Ví dụ, nếu tổng vốn ban đầu là 200 triệu đồng, bạn nên để 40–60 triệu làm quỹ dự phòng.
– Hoặc tính theo chi phí vận hành: dự trù tiền tương đương 3–6 tháng chi phí cố định hàng tháng. Ví dụ, nếu chi phí vận hành 1 tháng khoảng 30 triệu, quỹ dự phòng nên là 90–180 triệu.

Nếu vốn hạn chế, tối thiểu vẫn nên giữ 10–15% tổng vốn, nhưng lúc đó rủi ro cao hơn và bạn cần có phương án vay/ngân hàng dự phòng.

5.3 Cách quản lý và sử dụng quỹ dự phòng

– Lập hai tài khoản riêng: một cho hoạt động thường nhật, một dành riêng cho quỹ dự phòng để tránh sử dụng nhầm.
– Xác định “ngưỡng sử dụng”: chỉ dùng quỹ khi phát sinh > X triệu hoặc khi lợi nhuận âm liên tiếp Y tháng.
– Ghi chép mục đích chi tiêu từng lần rút và có kế hoạch bù lại quỹ trong chu kỳ tiếp theo (ví dụ: trích 5% doanh thu hàng tháng để phục hồi quỹ).
– Kết hợp với phương án tín dụng ngắn hạn (line of credit) để không tiêu hết quỹ tiền mặt cho các sự cố lớn như thay máy pha 2-3 triệu hoặc sửa hệ thống điện vài chục triệu.

5.4 Một vài tình huống thực tế cần dùng quỹ dự phòng

– Máy pha cà phê chính hỏng giữa tuần khai trương: chi phí sửa hoặc thuê máy tạm 5–20 triệu.
– Nhà cung cấp chính tăng giá hạt cà phê đột ngột: cần mua trước kho dự trữ hoặc điều chỉnh giá vốn.
– Thanh tra yêu cầu bổ sung giấy tờ, hoặc sự cố PCCC, chi phí phát sinh hành chính vài triệu đồng.
– Thời điểm thấp điểm (mùa mưa, lễ tết): doanh thu giảm, cần tiền trả lương và thuê mặt bằng vài tháng.

Lời khuyên cuối cùng: Hãy xem quỹ dự phòng là phần không thể thiếu trong kế hoạch kinh phí mở quán cà phê. Dự trù kỹ càng giúp bạn tự tin hơn, bền bỉ hơn khi đối mặt biến động và giữ được nhịp kinh doanh trong những lúc khó khăn.

6. Gợi ý ngân sách theo mô hình quán cà phê

6.1 Mở nhanh: Takeaway / Kiosk (vốn thấp: 50 – 100 triệu đồng)

Với mô hình takeaway, chúng ta ưu tiên vốn lưu động và thiết bị pha cơ bản hơn là nội thất. Đây là lựa chọn an toàn nếu bạn muốn thử thị trường với kinh phí mở quán cà phê hạn chế.

• Ví dụ ngân sách: 50 triệu và 100 triệu
• Phân bổ tham khảo:
  • Thuê mặt bằng + sửa nhẹ: 15–30% (7.5–30 triệu)
  • Thiết bị pha & xay cơ bản: 25–35% (12.5–35 triệu). Gợi ý: máy pha nhỏ Delonghi/Saeco hoặc máy pha bán tự động entry-level; máy xay Eureka Mignon hoặc grinder giá rẻ.
  • Nguyên vật liệu & vốn lưu động ban đầu: 20–30% (10–30 triệu)
  • Marketing + giấy tờ pháp lý: 5–10% (2.5–10 triệu)
  • Dự phòng: 10% (5–10 triệu)
• Lưu ý: tối giản chỗ ngồi, tận dụng xe đẩy/ki-ốt thuê, tập trung vào tốc độ phục vụ và chất lượng ly đầu tiên.

6.2 Quán nhỏ (vốn trung bình: 100 – 300 triệu đồng)

Quán có chỗ ngồi hạn chế, menu đa dạng hơn, cần thiết bị ổn định và thiết kế cơ bản để thu hút khách. Đây là mức vốn được nhiều chủ quán khởi nghiệp chọn.

• Ví dụ ngân sách: 120 triệu, 180 triệu, 250 triệu
• Phân bổ tham khảo:
  • Thuê cọc + cải tạo nhẹ: 25–35% (30–90 triệu)
  • Nội thất & trang trí: 15–25% (15–75 triệu)
  • Thiết bị pha chuyên nghiệp (máy pha bán tự động, grinder tốt): 20–30% (20–90 triệu). Gợi ý: Rancilio/Saeco/La Pavoni cho máy, grinder Eureka hoặc Mazzer cho mô hình hướng chất lượng.
  • Vốn lưu động (NVL, đóng gói): 10–15% (10–45 triệu)
  • Marketing, giấy phép: 5–10% (5–30 triệu)
  • Dự phòng: 10–15% (10–45 triệu)
• Lưu ý: đầu tư vào tách cà phê ngon và trải nghiệm khách sẽ giúp tiết giảm chi phí quảng cáo sau này.

6.3 Quán vừa/lớn (vốn cao: từ 300 triệu trở lên)

Đầu tư lớn hơn cho không gian, thiết kế chuyên nghiệp và đội ngũ. Thích hợp khi bạn muốn xây thương hiệu và phục vụ lượng khách ổn định.

• Ví dụ ngân sách: 350 triệu, 500 triệu, 800 triệu+
• Phân bổ tham khảo:
  • Thuê + cải tạo/thi công: 30–45% (90–360 triệu+)
  • Thiết kế nội thất & trải nghiệm không gian: 15–25% (45–200 triệu)
  • Thiết bị chuyên nghiệp (máy pha chuyên dụng, grinder cao cấp, tủ lạnh lớn): 20–30% (60–240 triệu). Gợi ý: Nuova Simonelli, La Marzocco cho máy pha; Mazzer/Compak cho grinder; tủ lạnh thương hiệu như Samsung/Hitachi với dung tích lớn.
  • Nhân sự & vận hành 3–6 tháng đầu: 10–15% (30–120 triệu)
  • Marketing & khai trương: 5–10% (15–80 triệu)
  • Dự phòng: 10–20% (30–160 triệu)
• Lưu ý: mô hình này cần dự phòng đủ 3–6 tháng chi phí vận hành để an toàn trong giai đoạn đầu.

6.4 Một vài gợi ý nhanh để tối ưu ngân sách theo mô hình

• Takeaway: ưu tiên máy pha tự động tiết kiệm nhân sự, mua cốc giấy in đơn giản để nhận diện thương hiệu.
• Quán nhỏ: đầu tư grinder chất lượng để ổn định hương vị, tận dụng decor tái chế để giảm chi phí nội thất.
• Quán lớn: chọn thiết bị bền, thương hiệu rõ nguồn gốc để giảm chi phí bảo trì dài hạn.

Kết luận ngắn: mỗi mô hình có mức kinh phí mở quán cà phê và cấu trúc chi phí khác nhau. Quan trọng là mình phải phân bổ vốn rõ ràng, dự trù quỹ dự phòng và ưu tiên đầu tư vào chất lượng đồ uống và trải nghiệm khách hàng.

7. 8 Gợi ý thực tế tối ưu kinh phí

7.1. Lập kế hoạch tài chính chi tiết trước khi bắt tay

Trước hết, hãy lập bảng dự toán thu – chi và dòng tiền ít nhất 12 tháng, bao gồm vốn ban đầu, chi phí vận hành và doanh thu kỳ vọng. Ví dụ: nếu quán nhỏ dự kiến doanh thu 4 triệu/ngày (≈120 triệu/tháng), bạn nên tính COGS khoảng 15–30% (18–36 triệu), lương 15–25 triệu và chi phí cố định khác 10–20 triệu. Theo dõi số liệu này giúp bạn biết khi nào hòa vốn và cần điều chỉnh chi phí.

7.2. Đàm phán và so sánh nhiều nhà cung cấp

Đừng chốt ngay với nhà cung cấp đầu tiên. Yêu cầu ít nhất 3 báo giá, hỏi chiết khấu khi mua số lượng lớn, đề xuất điều khoản thanh toán 7–30 ngày để cải thiện dòng tiền. Ví dụ: mua cà phê theo bao 20–30kg sẽ có giá tốt hơn mua lẻ, nhà cung cấp có thể giảm 5–15% cho hợp đồng dài hạn.

7.3. Tận dụng thiết bị thanh lý hoặc thuê khi phù hợp

Mua máy pha, tủ lạnh, bàn ghế thanh lý hoặc thuê thiết bị ban đầu giúp giảm vốn mở quán. Thiết bị cũ chất lượng tốt thường rẻ hơn 30–60% so với mới; thuê máy pha trong 3–6 tháng đầu có thể tiết kiệm vốn để đầu tư vào marketing và chất lượng đồ uống. Chỉ nên mua cũ với máy có nguồn gốc rõ ràng và bảo hành.

7.4. Quản lý tồn kho và tối ưu nguyên vật liệu

Áp dụng nguyên tắc FIFO, đặt mức tồn kho (par level) và thiết lập điểm đặt hàng để tránh tồn dư hay thiếu hụt. Ví dụ: nếu quán dùng 10kg cà phê/tháng, đặt hàng khi còn 4–5kg. Giảm lãng phí bằng cách đo định lượng ly chuẩn, kiểm soát phần size và theo dõi tỉ lệ hao hụt hàng tuần.

7.5. Marketing tinh gọn, ưu tiên kênh hiệu quả

Ưu tiên marketing chi phí thấp nhưng tác động cao: tối ưu Google My Business, Facebook/Instagram, chương trình khách hàng thân thiết và hợp tác với micro-influencer. Ví dụ: một post của micro-influencer địa phương có thể tốn 1–3 triệu nhưng mang lại lượng khách thử cao hơn so với quảng cáo trả tiền không được tối ưu. Khuyến khích khách check-in đổi ưu đãi để tăng organic reach.

7.6. Tối ưu nội thất bằng cách đơn giản hóa và tái chế

Chọn phong cách tối giản, dùng vật liệu tái chế hoặc mua nội thất thanh lý để giảm chi phí thiết kế. Tự trang trí, sơn lại đồ cũ và trồng cây xanh là cách tạo không gian ấm cúng với chi phí thấp. Ví dụ: quán nhỏ có thể hoàn thiện nội thất cơ bản trong khoảng 10–30 triệu nếu tận dụng tốt nguồn thanh lý.

7.7. Luôn trích lập và duy trì quỹ dự phòng

Quỹ dự phòng là bắt buộc. Nên dành ít nhất 20–30% tổng vốn đầu tư hoặc đủ chi trả 3–6 tháng chi phí vận hành để đối phó rủi ro, sửa chữa phát sinh hoặc biến động thị trường. Không dùng quỹ này cho chi phí quảng cáo ngắn hạn; đó là “phao cứu sinh” khi doanh thu sụt giảm.

7.8. Tập trung vào giá trị cốt lõi: cà phê và trải nghiệm

Thay vì tiêu tốn vào mọi thứ, hãy đầu tư vào chất lượng cà phê và đào tạo barista. Một kg hạt ngon (khoảng 200.000–400.000 đồng tùy loại) và barista được đào tạo tốt mang lại tỷ lệ khách quay lại cao, giảm chi phí quảng bá dài hạn. Đầu tư vào chất lượng sản phẩm giúp tối ưu chi phí marketing và tăng biên lợi nhuận.

Kết hợp các gợi ý trên theo ưu tiên của bạn: với vốn hạn chế, mình khuyên bắt đầu bằng thiết bị thuê/thanh lý, tối giản nội thất, tập trung vào hạt cà phê và quản lý tồn kho chặt chẽ. Những bước nhỏ, thực tế sẽ giúp tối ưu kinh phí mở quán cà phê mà vẫn giữ được chất lượng và khả năng tăng trưởng.

8. Kết luận

Sau khi đi qua từng mục từ chi phí cố định, chi phí vận hành đến 8 gợi ý tối ưu, chúng ta đã có một bức tranh khá thực tế về kinh phí mở quán cà phê trong bối cảnh 2025. Tổng vốn sẽ phụ thuộc vào mô hình và vị trí: khoảng 50–100 triệu cho kiosk takeaway, 100–300 triệu cho quán nhỏ, và từ 300 triệu trở lên cho quán vừa/lớn. Dù bạn ở nhóm nào, có hai nguyên tắc cần ghi nhớ: lập kế hoạch chi tiết và luôn có quỹ dự phòng.

8.1 Điểm nhấn cần nhớ

1. Lập kế hoạch tài chính trước khi thuê mặt bằng—tính rõ chi phí sửa chữa, thiết bị, giấy phép và chi phí vận hành ít nhất 3 tháng.
2. Dự phòng 20–30% tổng vốn hoặc quỹ để trang trải 3–6 tháng chi phí hoạt động nhằm đối phó rủi ro.
3. Ưu tiên chất lượng sản phẩm (hạt cà phê, quy trình pha chế, dịch vụ) —đây là cách bền vững nhất để giảm chi phí marketing về lâu dài.

8.2 Bước tiếp theo cho người chuẩn bị mở quán

• Soạn bảng dự toán chi tiết theo từng hạng mục (thuê, cải tạo, thiết bị, nhân sự, NVL, marketing).
• Khảo sát ít nhất 3 nhà cung cấp thiết bị và nguyên vật liệu để so sánh giá và điều khoản hợp tác.
• Chuẩn bị quỹ dự phòng và lên kế hoạch dòng tiền 6 tháng đầu tiên.
• Tìm tư vấn chuyên nghiệp nếu cần—kế toán, thiết kế nội thất hoặc người có kinh nghiệm chạy quán thực tế.

Kết lại, kinh phí mở quán cà phê không chỉ là con số ban đầu mà là một chuỗi quyết định: chọn mô hình phù hợp, tối ưu chi phí thông minh và bảo đảm quỹ dự phòng. Nếu bạn đang ấp ủ ý định, hãy bắt đầu lập kế hoạch ngay hôm nay, hoặc chia sẻ câu chuyện của bạn để chúng mình cùng trao đổi và học hỏi.