Dự toán mở quán cà phê 2025: bảng chi phí chi tiết và 10 gợi ý tiết kiệm

Nếu bạn đang ấp ủ mở quán cà phê vào 2025, bước đầu tiên là lập dự toán mở quán cà phê thật rõ ràng. Dưới đây là phần chi tiết các khoản mục chi phí cần tính toán, kèm ví dụ minh họa giúp chúng ta ước lượng vốn ban đầu một cách thực tế và tránh hụt vốn giữa chừng.

1. Dự toán chi phí mở quán cà phê 2025 chi tiết nhất

Phần này liệt kê các khoản mục chính theo thứ tự ưu tiên, kèm mức ước tính để bạn có thể lập ngân sách cụ thể. Mình khuyến nghị in hoặc gõ lại con số phù hợp với vị trí và mô hình quán của bạn.

1.1 Mặt bằng, thiết kế và cải tạo

– Chi phí thuê mặt bằng: bao gồm tiền cọc (thường 3–6 tháng) và tiền thuê hàng tháng. Ước tính: 10–50 triệu đồng/tháng; tiền cọc ban đầu 30–300 triệu.
– Chi phí thiết kế và cải tạo: sơn, điện nước, quầy bar, phòng WC, ngoại thất. Ước tính: 50–200 triệu (hoặc ~20–50 triệu/m2 cho sửa chữa cơ bản).
Gợi ý: nếu thuê mặt bằng có sẵn quầy/điện nước tốt sẽ giảm được phần lớn chi phí cải tạo.

1.2 Trang thiết bị pha chế và phục vụ

Danh mục thiết bị cần có và mức giá tham khảo:

Máy pha espresso

– Máy công suất lớn (2–3 group) cho quán đông: 100–400 triệu (thương hiệu cao cấp).
– Máy 1 group/mini cho quán nhỏ: 30–90 triệu.
Ví dụ thương hiệu tham khảo: Nuova Simonelli, Rancilio, La Marzocco (chi phí cao hơn nhưng bền).

Máy xay cà phê, tủ lạnh, tủ đông, máy làm đá

– Máy xay chuyên dụng: 5–30 triệu mỗi chiếc.
– Tủ lạnh/tủ đông: 8–30 triệu.
– Máy làm đá/lọc nước: 5–20 triệu.

Thiết bị phục vụ và POS

– Bộ ly tách, dụng cụ, máy in hóa đơn, máy POS: 10–30 triệu.
– Nội thất (bàn ghế, quầy, điều hòa, đèn): tùy phong cách 20–150 triệu.

1.3 Nguyên vật liệu và vật tư ban đầu

– Nguyên liệu pha chế (hạt cà phê, sữa, syrup, trà, đá, trái cây): chuẩn bị 1–2 tuần đầu. Ước tính: 10–30 triệu.
– Vật tư tiêu hao & bao bì (cốc, ống hút, khăn giấy): Ước tính: 5–15 triệu.

1.4 Nhân sự khởi điểm

– Lương và đào tạo cho 1–3 nhân sự (quản lý/pha chế/phục vụ) cho 1–2 tháng đầu: Ước tính: 15–50 triệu.
Lời khuyên: tuyển nhân sự đa năng để tiết kiệm chi phí ban đầu.

1.5 Pháp lý và giấy phép

– Đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy… Ước tính: 5–20 triệu.
Đừng bỏ qua khoản này vì hoạt động không giấy phép có thể bị phạt nặng.

1.6 Marketing khai trương và nhận diện

– Thiết kế logo, menu, in ấn, chiến dịch khai trương, quảng cáo online ban đầu. Ước tính: 10–30 triệu.
Sử dụng mạng xã hội để tối ưu chi phí, đầu tư vào hình ảnh và trải nghiệm khách hàng.

1.7 Chi phí vận hành hàng tháng và dự phòng

– Chi phí điện nước, internet, bảo trì, vệ sinh: 5–15 triệu/tháng.
– Vốn dự phòng rất quan trọng, nên để khoảng 20–30% tổng vốn đầu tư ban đầu để xử lý phát sinh hoặc duy trì quán khi doanh thu chưa ổn định. Ví dụ: 50–150 triệu tùy quy mô.

1.8 Tổng vốn ước tính theo mô hình — ví dụ minh họa

Ước tính tổng vốn dao động lớn tùy mô hình. Ví dụ minh họa cho quán vừa khoảng 40m2:

– Tiền cọc thuê (3 tháng x 20 triệu): 60 triệu
– Cải tạo & nội thất: 120 triệu
– Thiết bị pha chế + máy xay + tủ: 120 triệu
– Nguyên vật liệu ban đầu & vật tư: 20 triệu
– Nhân sự 2 tháng: 30 triệu
– Pháp lý + marketing: 25 triệu
– Dự phòng: 80 triệu
Tổng: ~455 triệu đồng

Như vậy, dự toán mở quán cà phê cho quán vừa trong ví dụ này rơi vào khoảng 300–500 triệu, phù hợp với khung tham khảo. Bạn hãy điều chỉnh từng khoản theo vị trí, phong cách và mục tiêu doanh thu của mình.

<strongLưu ý: những con số trên là ước tính tham khảo cho năm 2025; bạn nên khảo sát giá cụ thể tại địa phương, xin báo giá thiết bị và lập bảng chi tiết để có dự toán chính xác hơn.

2. Các yếu tố quan trọng ảnh hưởng chi phí mở quán cà phê

2.1. Những yếu tố chính quyết định chi phí

Khi lập dự toán mở quán cà phê, chúng ta cần hiểu rõ các yếu tố làm thay đổi con số dự toán. Mình tóm gọn những yếu tố quan trọng nhất và cách chúng tác động tới chi phí, kèm ví dụ cụ thể để bạn dễ hình dung.

2.2. Quy mô và mô hình kinh doanh

Quán càng lớn, chi phí càng cao. Ví dụ một quán take‑away 10–20m2 có thể cần tổng vốn ban đầu 80–200 triệu, trong khi quán 30–50m2 (ngồi tại chỗ) thường rơi vào 300–500 triệu. Nếu bạn chọn mô hình nhượng quyền, cần cộng thêm phí ban đầu và royalty: thường 50–300 triệu tùy thương hiệu.

2.3. Vị trí và chi phí mặt bằng

Vị trí quyết định phần lớn chi phí cố định. Mặt bằng trung tâm: tiền thuê 30–80 triệu/tháng, tiền cọc 3–6 tháng. Khu dân cư/hẻm: 8–25 triệu/tháng. Ví dụ: quán 30m2 ở quận trung tâm, thuê 30 triệu/tháng, cọc 3 tháng = 90 triệu sẽ làm tăng ngay chi phí khởi tạo.

2.4. Thiết kế, cải tạo và phong cách

Phong cách tối giản tiết kiệm hơn. Cải tạo cơ bản cho 30m2 từ 50–120 triệu; phong cách cao cấp có thể 150–300 triệu. Bạn có thể giảm chi phí bằng cách tận dụng nội thất cũ, chọn vật liệu nhân tạo thay cho gỗ tự nhiên hoặc thuê thiết kế tối giản.

2.5. Trang thiết bị và thương hiệu máy móc

Chất lượng máy pha, máy xay ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí và chất lượng đồ uống. Máy pha mới thương hiệu (Rancilio, Nuova Simonelli) có thể 60–150 triệu, máy đã qua sử dụng 15–50 triệu. Tính toán công suất theo lượng khách thực tế để tránh mua máy quá khổ.

2.6. Nhân sự và chi phí vận hành

Lương, bảo hiểm và đào tạo là khoản chi hàng tháng. Ví dụ: 2 nhân viên pha chế + 1 phục vụ có thể tốn 25–45 triệu/tháng. Tuyển nhân viên đa năng hoặc bán thời gian giúp kéo giảm chi phí vào giai đoạn đầu.

2.7. Nguyên vật liệu và nhà cung cấp

Chất lượng và nguồn cung ảnh hưởng tới chi phí biến đổi. Hạt cà phê specialty đắt hơn robusta; mua theo cân lượng lớn và đàm phán giá tốt sẽ giảm chi phí đơn vị. Ví dụ: hạt cà phê 1kg giá 200–600k tùy loại, mua 50kg/tháng cần cân nhắc chi phí tồn kho và bảo quản.

2.8. Pháp lý, giấy phép và chi phí ẩn

Giấy phép vệ sinh, phòng cháy chữa cháy, đăng ký kinh doanh thường tốn 5–20 triệu nhưng các chi phí ẩn như bảo trì, kiểm tra hành chính, sửa chữa thiết bị phát sinh cần chuẩn bị vốn dự phòng 20–30% tổng vốn để không bị động.

2.9. Công nghệ, marketing và trải nghiệm khách hàng

Đầu tư phần mềm POS, website, camera, hệ thống thanh toán có thể 10–40 triệu ban đầu. Marketing online hiệu quả nhưng tốn thời gian; ngân sách khai trương và quảng bá ban đầu 10–30 triệu sẽ giúp quán nhanh có khách.

2.10. Ví dụ minh họa tổng hợp

Ví dụ một quán 35m2 ở khu dân cư: thuê 15 triệu/tháng, cọc 45 triệu; cải tạo 80 triệu; thiết bị (máy pha đã qua sử dụng + tủ lạnh) 70 triệu; nguyên vật liệu ban đầu 20 triệu; nhân sự 30 triệu (2 tháng); giấy phép + marketing 20 triệu. Tổng vốn khởi đầu ≈ 265 triệu. Bạn thấy rõ mỗi yếu tố đều tác động trực tiếp đến dự toán mở quán cà phê.

2.11. Mẹo ngắn để tối ưu chi phí

Ưu tiên thuê mặt bằng có sẵn cơ sở vật chất, mua thiết bị đã qua sử dụng còn tốt, đàm phán với nhà cung cấp, thuê nhân viên đa năng và chuẩn bị quỹ dự phòng. Như vậy chúng ta vừa tiết kiệm vừa giảm rủi ro khi bắt đầu.

3. 10 gợi ý tiết kiệm chi phí khi mở quán cà phê hiệu quả

Khi lập dự toán mở quán cà phê, tiết kiệm không chỉ là cắt giảm chi phí mà là tối ưu từng đồng đầu tư để quán vận hành hiệu quả. Dưới đây là 10 gợi ý thực tế, dễ áp dụng và có ví dụ cụ thể giúp bạn giảm rủi ro tài chính mà vẫn giữ được chất lượng phục vụ.

3.1 Lựa chọn mặt bằng hợp lý

Ưu tiên vị trí hẻm lớn hoặc khu dân cư tiềm năng thay vì mặt tiền trung tâm nếu vốn hạn chế. Ví dụ: thuê hẻm lớn có thể chỉ 8–15 triệu/tháng thay vì 30–50 triệu/tháng ở mặt tiền. Nếu thuê, tìm mặt bằng đã có hệ thống điện nước, sàn và cửa để giảm chi phí cải tạo.

3.2 Thiết kế và cải tạo tiết kiệm

Chọn phong cách tối giản, tận dụng đồ cũ hoặc tái chế. Tự decor hoặc thuê thợ theo gói nhỏ sẽ rẻ hơn thuê công ty thiết kế. Ví dụ: sửa chữa cơ bản 20–50 triệu thay vì làm mới hoàn toàn 100–200 triệu.

3.3 Mua thiết bị cũ nhưng kiểm tra kỹ

Mua máy pha, tủ lạnh đã qua sử dụng từ những quán chuyển nhượng để tiết kiệm 30–60% so với máy mới. Tuy nhiên kiểm tra kỹ máy bơm, boiler, bảo hành và chi phí sửa chữa. Ví dụ: máy pha cũ còn tốt có thể 25–60 triệu, so với máy mới 80–150 triệu.

3.4 Ưu tiên thiết bị cần thiết, đa năng

Chỉ đầu tư thiết bị phục vụ menu chính. Chọn thiết bị đa năng (ví dụ: máy xay vừa xay cà phê vừa xay sinh tố với phụ kiện phù hợp) để giảm số lượng máy móc. Nếu vốn thấp, cân nhắc thuê hoặc trả góp thiết bị lớn.

3.5 Quản lý nguyên vật liệu và tồn kho chặt chẽ

Thương lượng với nhà cung cấp để mua theo lô với giá sỉ. Lập kiểm kê hàng tuần, áp dụng hệ thống FIFO để tránh hư hỏng. Ví dụ: mua 10 kg cà phê rang xay định kỳ có thể được chiết khấu 5–10% so với mua lẻ.

3.6 Xây thực đơn tối ưu chi phí và dễ vận hành

Giảm số món phức tạp, tập trung 6–10 đồ chủ lực có biên lợi nhuận cao. Ví dụ: menu gồm 3 món cà phê máy, 2 món pha tay và 2 món đá xay giúp tiết kiệm nguyên liệu và thời gian pha chế, giảm nhu cầu nhân sự.

3.7 Tuyển dụng nhân sự đa năng hoặc bán thời gian

Tuyển barista kiêm thu ngân, nhân viên phục vụ kiêm dọn dẹp để giảm số lượng nhân viên. Sử dụng nhân viên bán thời gian giờ cao điểm giúp tiết kiệm lương. Ví dụ: 1 barista toàn thời gian + 1 part-time giờ cao điểm thay vì 3 nhân viên toàn thời gian.

3.8 Tận dụng marketing online chi phí thấp

Sử dụng Facebook, Instagram, TikTok để xây thương hiệu miễn phí. Khai thác nội dung do khách tạo (UGC) và chương trình khuyến mãi nhỏ khi check-in để tăng tương tác. Ví dụ: giảm 20% cho 50 khách đầu khai trương thay vì chi tiêu 30 triệu cho quảng cáo trả phí.

3.9 Ứng dụng công nghệ để tối ưu vận hành

Dùng phần mềm POS và quản lý tồn kho để giảm sai sót, tiết kiệm thời gian kiểm kê và chi phí nhân sự. Một phần mềm POS cơ bản có giá 1–3 triệu/tháng nhưng giúp tiết kiệm lao động và hạn chế thất thoát.

3.10 Chuẩn bị nguồn vốn dự phòng

Luôn để dành 20–30% tổng vốn đầu tư làm quỹ dự phòng. Ví dụ: nếu tổng dự toán 300 triệu, bạn nên có 60–90 triệu dự phòng để xử lý sự cố, duy trì lương và nguyên liệu trong giai đoạn đầu chưa ổn định.

Kết hợp các gợi ý trên khi lập dự toán mở quán cà phê giúp bạn tối ưu chi phí mà vẫn giữ chất lượng. Mình khuyên bạn bắt đầu từ thực đơn và mô hình rõ ràng, sau đó ưu tiên những khoản chi tạo doanh thu trực tiếp, còn lại tối giản nhưng linh hoạt.

4. Những thông tin bổ sung quan trọng cho dự toán 2025

4.1 Xu hướng thị trường và ảnh hưởng đến dự toán mở quán cà phê

Trước khi chốt con số, chúng ta nên xét tới xu hướng tiêu dùng 2025: cà phê đặc sản và take‑away tiếp tục lên ngôi, thanh toán không tiền mặt và giao hàng tăng mạnh. Những thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành và doanh thu. Ví dụ, phí giao hàng trung bình từ 15% đến 30% trên mỗi đơn hàng; nếu cửa hàng dựa vào nền tảng giao hàng, hãy tính thêm chi phí này vào dự toán.

4.2 Giấy phép, thủ tục và thời gian cần chuẩn bị

Các giấy tờ bắt buộc thường gồm: đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, giấy phép phòng cháy chữa cháy. Chi phí hành chính thường từ 5–20 triệu và thời gian hoàn thiện khoảng 2–8 tuần tùy địa phương. Mình khuyên nên kê thời gian dự phòng 1–2 tháng trong kế hoạch mở cửa để không bị trễ khai trương.

4.3 Chi phí ẩn, rủi ro và cách quản lý

Các chi phí ẩn thường gặp: sửa chữa thiết bị đột xuất, phí thanh tra, đào tạo chuyên sâu, tăng giá nguyên liệu. Dự trữ vốn dự phòng ít nhất 20–30% tổng vốn đầu tư sẽ giúp bạn an toàn. Ví dụ, với quán vốn 300 triệu, nên để dự phòng 60–90 triệu để xử lý phát sinh.

4.4 Công nghệ và chi phí đầu tư số hóa

Đầu tư công nghệ giúp tiết kiệm dài hạn nhưng cần tính vào dự toán. Ví dụ chi phí tham khảo:

• Phần mềm POS: 200.000 – 1.000.000 đồng/tháng hoặc phí mua 5–20 triệu một lần.
• Hệ thống camera an ninh: 3–10 triệu cho 2–4 mắt camera.
• CRM/ứng dụng khách hàng, tích hợp giao hàng: 200.000 – 1 triệu/tháng tùy tính năng.
• Hệ thống âm thanh/góc check‑in chuyên nghiệp: 2–15 triệu tùy quy mô.

Hãy so sánh thuê, mua trả góp và gói dịch vụ để tối ưu chi phí ban đầu.

4.5 Bảo hiểm và quản trị rủi ro

Bảo hiểm giảm gánh nặng tài chính khi có sự cố. Các loại nên cân nhắc: bảo hiểm trách nhiệm công cộng, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm tai nạn cho nhân viên. Chi phí nhỏ so với rủi ro, thường vài triệu mỗi năm cho quán nhỏ. Đừng bỏ qua khoản này trong dự toán mở quán cà phê.

4.6 Kế hoạch tài chính dài hạn và ví dụ minh họa điểm hòa vốn

Xây dựng dự báo doanh thu, chi phí cố định và biến đổi, và tính điểm hòa vốn trước khi mở. Ví dụ minh họa cho quán nhỏ:

• Tổng vốn đầu tư: 300 triệu, chi phí cố định hàng tháng: 30 triệu.
• Giá bán trung bình 1 ly: 40.000 đồng, lợi nhuận gộp ~60% → lợi nhuận gộp/ly = 24.000 đồng.
• Điểm hòa vốn = 30.000.000 / 24.000 ≈ 1.250 ly/tháng → ~42 ly/ngày.

Ví dụ trên giúp bạn biết cần bao nhiêu khách/ngày để trang trải chi phí. Hãy điều chỉnh giả định theo thực tế mô hình và vị trí.

Kết luận ngắn: Khi lập dự toán mở quán cà phê cho 2025, đừng chỉ tính chi phí nhìn thấy, mà cần dự báo xu hướng thị trường, tính chi phí công nghệ, giấy tờ, bảo hiểm và đặt quỹ dự phòng. Chuẩn bị kỹ những mục bổ sung này sẽ giúp kế hoạch bền vững hơn và giảm thiểu rủi ro khi vận hành.