Giấy phép mở quán cà phê: 9 bước hoàn tất 2025 và 7 lưu ý quan trọng

Bạn đang ấp ủ mở quán cà phê và loay hoay với thủ tục pháp lý? Trước khi mở cửa đón khách, cần nắm rõ danh mục giấy phép mở quán cà phê bắt buộc và thời gian, chi phí ước tính để lên kế hoạch hợp lý. Dưới đây là tổng quan ngắn gọn, giúp bạn biết cần chuẩn bị gì, bao lâu và chi phí sơ bộ cho từng loại giấy tờ.

Mục lục hiện

1. Tổng quan các loại giấy phép mở quán cà phê

Về cơ bản, hầu hết quán cà phê phải hoàn tất ba nhóm giấy tờ chính: Giấy phép đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận An toàn thực phẩm (VSATTP) và Giấy chứng nhận Phòng cháy chữa cháy (PCCC). Ngoài ra, tùy mô hình và dịch vụ, bạn có thể cần thêm giấy phép phụ như đăng ký bán rượu, giấy phép hoạt động có nhạc sống, đăng ký biển hiệu, hay hồ sơ môi trường.

1.1. Giấy phép đăng ký kinh doanh (GPKD)

Đây là giấy tờ pháp lý nền tảng xác định tư cách hoạt động: hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp. Thời gian cấp thường nhanh, khoảng 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ. Chi phí hành chính rất thấp, thường 50.000–100.000 VNĐ (kèm chi phí công chứng, làm con dấu ~200.000–500.000 VNĐ nếu cần).

1.2. Giấy chứng nhận An toàn thực phẩm (VSATTP)

Nếu quán trực tiếp pha chế, bảo quản đồ ăn uống, bắt buộc đảm bảo điều kiện VSATTP. Thời gian xử lý thường là 15–30 ngày. Chi phí thẩm định và cấp giấy từ 500.000 VNĐ đến vài triệu đồng tùy quy mô; mỗi nhân viên trực tiếp chế biến cần khám sức khỏe (khoảng 50.000–200.000 VNĐ/người) và tập huấn an toàn thực phẩm.

1.3. Giấy chứng nhận Phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Quán có diện tích, số tầng hoặc công năng phục vụ đông khách có thể thuộc diện phải có PCCC. Thời gian thẩm duyệt và cấp giấy thường 7–15 ngày (hoặc lâu hơn nếu cần thẩm duyệt thiết kế). Chi phí thẩm duyệt, nghiệm thu có thể dao động từ 1–5 triệu đồng hoặc cao hơn nếu phải cải tạo, lắp đặt hệ thống PCCC chuyên nghiệp.

1.4. Một số giấy phép, thủ tục phụ thường gặp

Đăng ký hóa đơn điện tử: bắt buộc sau khi có GPKD (chi phí dịch vụ/đăng ký tuỳ nhà cung cấp).
Giấy phép bán rượu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt: nếu quán có bán đồ uống có cồn.
Giấy phép âm nhạc/ bản quyền: nếu phát nhạc có bản quyền hoặc tổ chức sự kiện.
Giấy phép về môi trường/ xử lý chất thải: với quán quy mô lớn hoặc có kho xăng dầu, dầu mỡ.

Ví dụ minh hoạ

– Quán take-away nhỏ (hộ kinh doanh, 2-3 nhân viên): cần GPKD, VSATTP (cấp quận/huyện), dự trù chi phí thủ tục ~1–3 triệu đồng, thời gian 2–4 tuần để hoàn tất.
– Quán 2 tầng, 40 chỗ (doanh nghiệp): cần GPKD cấp tỉnh, VSATTP, PCCC, có thể thêm giấy phép âm nhạc; chi phí thủ tục và chỉnh sửa có thể từ 5–20 triệu đồng tùy mức đầu tư cải tạo.

Lưu ý: Quy định chi tiết và mức phí có thể khác nhau giữa các tỉnh/thành phố. Trước khi nộp hồ sơ, mình khuyên bạn liên hệ cơ quan chức năng địa phương để cập nhật yêu cầu cụ thể và tránh phải làm lại nhiều lần.

2. Điều kiện mở quán cà phê hợp pháp

Trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép mở quán cà phê, bạn cần kiểm tra và hoàn thiện các điều kiện pháp lý, cơ sở vật chất và an toàn. Phần này giúp bạn rà soát nhanh những yêu cầu cơ bản để hồ sơ được chấp nhận, tránh mất thời gian chỉnh sửa nhiều lần.

2.1. Điều kiện về chủ thể kinh doanh

Một quán cà phê muốn hoạt động hợp pháp thì chủ quán hoặc người đại diện phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Nếu là hộ kinh doanh cá thể, chủ hộ chịu trách nhiệm. Nếu là công ty, người đại diện theo pháp luật phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ. Không được là đối tượng cấm thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.

Ví dụ hồ sơ cơ bản: bản sao CMND/CCCD, giấy ủy quyền (nếu nhờ người khác làm thủ tục), hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

2.2. Điều kiện về địa điểm kinh doanh

Địa điểm quyết định phần lớn khả năng cấp phép và hoạt động về sau. Những tiêu chí nên lưu ý:

Địa chỉ rõ ràng, có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng: hợp đồng thuê, biên lai đóng tiền, hoặc giấy tờ đất.
Không nằm trong khu vực bị cấm kinh doanh theo quy hoạch địa phương; một số quận có quy định khoảng cách tới trường học, công sở hoặc khu quân sự.
Diện tích và bố trí: quán take-away nhỏ có thể từ 10–30 m². Quán phục vụ tại chỗ nên có diện tích từ 30 m² trở lên để bố trí bàn ghế, lối thoát hiểm và vệ sinh. Với quán trên nhiều tầng hoặc có sân thượng, cần chú ý lối thoát hiểm và thông gió.
Tiện ích kèm theo: có nguồn nước sạch, hệ thống thoát nước, khu vệ sinh cho khách và nhân viên. Thực tế: lắp đặt lavabo rửa tay ở khu chế biến có giá 1–3 triệu đồng; sửa chữa toilet và hệ thống thoát nước có thể tốn 2–10 triệu tùy hạng mục.

2.3. Điều kiện an toàn thực phẩm và phòng cháy chữa cháy

Để xin giấy phép mở quán cà phê đầy đủ, quán phải đáp ứng cả yêu cầu VSATTP và PCCC. Những điểm thường bị kiểm tra:

An toàn thực phẩm (VSATTP)

Cơ sở vật chất: khu vực pha chế tách biệt với khu vệ sinh, bề mặt dễ vệ sinh, đủ ánh sáng và thông gió.
Trang thiết bị: tủ lạnh, máy xay, bình đựng thực phẩm che đậy. Ví dụ: tủ lạnh nhỏ 100–200 lít giá 3–8 triệu; lò vi sóng hoặc máy pha 5–20 triệu.
Nhân sự: nhân viên pha chế, phục vụ nên được tập huấn kiến thức VSATTP. Chi phí khóa đào tạo 200.000–800.000 đồng/người; khám sức khỏe từng người 100.000–300.000 đồng.
Tài liệu quy trình: sơ đồ mặt bằng, mô tả quy trình pha chế, bảng lưu mẫu nguyên liệu nếu cần.

Phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Thiết bị tối thiểu: bình chữa cháy xách tay, biển báo lối thoát, đèn exit. Giá một bình chữa cháy CO2 hoặc bột khoảng 300.000–1.200.000 đồng.
Hệ thống lớn hơn: quán nhiều tầng hoặc trên 50–100 m² có thể phải lắp thêm hệ thống báo cháy, họng nước, vòi chữa cháy; chi phí có thể từ vài triệu đến vài chục triệu tùy quy mô và yêu cầu thẩm duyệt.
Yêu cầu kỹ thuật: lối thoát hiểm rõ ràng, không khóa trái, bậc cầu thang đủ rộng. Khi cơ quan PCCC kiểm tra, họ sẽ đánh giá khả năng thoát người và phương án chữa cháy.

2.4. Checklist nhanh trước khi nộp hồ sơ

Chuẩn bị bản sao CMND/CCCD, hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy tờ quyền sử dụng.
Kiểm tra bố trí khu chế biến, lavabo rửa tay, mái che và thông gió.
Trang bị tối thiểu 1–2 bình chữa cháy, biển báo lối thoát, và phương án PCCC sơ bộ.
Đảm bảo nhân viên có chứng nhận tập huấn VSATTP và giấy khám sức khỏe nếu cơ quan yêu cầu.
Liên hệ cơ quan chức năng địa phương để biết yêu cầu cụ thể về diện tích, khoảng cách và hồ sơ bổ sung.

Lưu ý cuối cùng: Một số yêu cầu chi tiết có thể khác nhau giữa các tỉnh, thành phố. Trước khi hoàn tất hồ sơ xin giấy phép mở quán cà phê, mình khuyên bạn gọi điện hoặc đến trực tiếp Phòng Kinh tế/Phòng Tài chính cấp huyện và Phòng Cảnh sát PCCC để xác minh tránh phải chỉnh sửa nhiều lần.

3. Lựa chọn loại hình kinh doanh quán cà phê phù hợp

Chọn đúng loại hình kinh doanh ngay từ đầu quyết định chi phí, trách nhiệm pháp lý và lộ trình hoàn tất giấy phép mở quán cà phê. Dưới đây mình tóm gọn ưu – nhược điểm, chi phí minh hoạ và khuyến nghị từng trường hợp để bạn dễ quyết định.

3.1 Hộ kinh doanh cá thể (HKD)

Đặc điểm phù hợp: quán nhỏ, mô hình take-away, quầy vỉa hè hoặc quán ấm cúng 15–40 m2, 1–5 nhân viên.

Ưu điểm: thủ tục nhanh, chi phí đăng ký thấp (lệ phí ~50.000–100.000 VNĐ), sổ sách đơn giản.
Nhược điểm: không có tư cách pháp nhân, chủ hộ chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản, không mở chi nhánh.
Ví dụ minh họa: quán take-away 20 m2, 2 nhân viên, doanh thu dự kiến 50–100 triệu/tháng — HKD là lựa chọn hợp lý.
Hồ sơ cơ bản: giấy đề nghị đăng ký HKD, bản sao CMND/CCCD, hợp đồng thuê mặt bằng.

3.2 Công ty (Doanh nghiệp – thường là Công ty TNHH)

Đặc điểm phù hợp: quán quy mô trung bình trở lên, có kế hoạch mở nhiều chi nhánh, cần huy động vốn hoặc muốn giới hạn rủi ro cá nhân.

Ưu điểm: tư cách pháp nhân, trách nhiệm hữu hạn, dễ mở rộng, thuận lợi khi ký hợp đồng với đối tác, vay vốn hoặc kêu gọi nhà đầu tư.
Nhược điểm: thủ tục thành lập và báo cáo phức tạp hơn, chi phí thành lập dịch vụ khoảng 1–5 triệu (tuỳ đơn vị), chi phí kế toán hàng tháng ~1–3 triệu hoặc hơn nếu quy mô lớn.
Ví dụ minh họa: quán 80–150 m2, 8–15 nhân viên, dự kiến doanh thu 200–500 triệu/tháng hoặc có ý định mở 2–3 chi nhánh trong 1–2 năm — nên thành lập Công ty TNHH.
Gợi ý vốn đăng ký: với quán nhỏ/nhóm đầu tư cá nhân, đăng ký vốn 50–200 triệu VNĐ là phổ biến; với chuỗi hoặc đầu tư lớn nên cân nhắc 500 triệu–tỷ đồng tuỳ chiến lược.

3.3. Lựa chọn theo tình huống — checklist nhanh

Nếu bạn muốn quy trình đơn giản, vốn nhỏ và kinh doanh tại 1 địa điểm: cân nhắc Hộ kinh doanh.
Nếu muốn hạn chế rủi ro cá nhân, mở chi nhánh, thu hút vốn hoặc bán đồ uống có cồn/nhạc sống: chọn Công ty TNHH.
Quan trọng: lựa chọn ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục xin Giấy chứng nhận VSATTP, PCCC và nghĩa vụ hóa đơn, thuế khi làm giấy phép mở quán cà phê.
Nên hỏi thêm cơ quan thuế và Phòng Tài chính địa phương nếu bạn có doanh thu dự kiến lớn để xác định phương án kê khai thuế và hình thức hóa đơn phù hợp.

Lời khuyên của mình: nếu bạn mới bắt đầu và vốn dưới 200 triệu, chọn HKD để thử thị trường. Nếu mục tiêu là phát triển chuỗi, thương hiệu lâu dài hoặc cần giới hạn rủi ro cá nhân, thành lập Công ty TNHH ngay từ đầu sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí chuyển đổi sau này. Nếu muốn, cho mình biết diện tích, số vốn và mục tiêu trong 1–2 năm, mình tư vấn cụ thể hơn.

4. 9 Bước hoàn tất giấy phép mở quán cà phê 2025

Đây là lộ trình tổng quan để hoàn tất giấy phép mở quán cà phê theo quy định 2025. Mình tóm gọn 9 bước thiết thực, kèm thời gian và chi phí tham khảo, để bạn biết phải làm gì trước sau mà không lo bỏ sót thủ tục quan trọng.

4.1. Tóm tắt 9 bước và lưu ý nhanh

Bước 1: Kiểm tra điều kiện kinh doanh
Xem xét pháp lý chủ thể, tính hợp pháp của mặt bằng, quy hoạch địa phương. Tip: hỏi UBND phường nếu nghi ngại về quy hoạch.
Bước 2: Chọn loại hình kinh doanh
Quyết hộ kinh doanh hay doanh nghiệp. Nếu quy mô nhỏ, hộ kinh doanh nhanh gọn; muốn mở chuỗi hoặc huy động vốn thì đăng ký công ty.
Bước 3: Đăng ký Giấy phép kinh doanh chính
Nộp hồ sơ cho Phòng Tài chính (HKD) hoặc Sở KH&ĐT (DN). Sau khi có mã số thuế, bạn có thể đăng ký hóa đơn điện tử và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
Bước 4: Chuẩn bị cơ sở vật chất liên quan PCCC và VSATTP
Lắp đặt bình chữa cháy, lối thoát hiểm, khu vực pha chế đạt chuẩn vệ sinh. Chuẩn bị bản vẽ, sơ đồ mặt bằng để thẩm định.
Bước 5: Xin Giấy chứng nhận PCCC
Nộp phương án, bản vẽ và chờ kiểm tra thực tế. Thời gian tham khảo 7–15 ngày nếu hồ sơ đầy đủ.
Bước 6: Hoàn thiện điều kiện an toàn thực phẩm
Tập huấn nhân viên, khám sức khỏe và hoàn thiện quy trình pha chế, lưu mẫu. Đây là điều kiện để xin VSATTP.
Bước 7: Xin Giấy chứng nhận VSATTP
Nộp hồ sơ thuyết minh, danh sách nhân viên và chờ thẩm định; thời gian tham khảo 15–30 ngày.
Bước 8: Thực hiện nghĩa vụ thuế ban đầu
Khai thuế môn bài, đăng ký phương pháp tính thuế GTGT, nộp các khoản theo quy định. Nếu là doanh nghiệp, cần kế toán hoặc dịch vụ kế toán ngay từ đầu.
Bước 9: Hoàn thiện thủ tục liên quan khác
Đăng ký hóa đơn điện tử, làm con dấu (nếu công ty), khai trình lao động, đóng BHXH cho nhân viên và lưu hồ sơ đầy đủ.

4.2. Chi phí & thời gian tham khảo (áp dụng cho quán nhỏ 15–30 chỗ)

Giấy phép kinh doanh: 50.000–300.000 VNĐ, thời gian 3–5 ngày.
VSATTP: phí thẩm định 500.000–3.000.000 VNĐ, thời gian 15–30 ngày.
PCCC: chi phí thẩm duyệt/thi công 1.000.000–10.000.000 VNĐ tùy hạng mục, thời gian 7–15 ngày.
Khám sức khỏe nhân viên: 100.000–300.000 VNĐ/người.
Chi phí dịch vụ tư vấn/điều chỉnh hồ sơ (nếu thuê): 3–20 triệu VNĐ.

4.3. Ví dụ lộ trình thực tế

Ví dụ quán 20 chỗ, 4 nhân viên: mình có thể hoàn tất tất cả thủ tục trong 4–8 tuần nếu làm tuần tự: đăng ký kinh doanh (1 tuần) → chuẩn bị PCCC và VSATTP (2–4 tuần song song) → nộp hồ sơ PCCC và VSATTP (2–4 tuần). Nếu thuê dịch vụ, thời gian rút ngắn nhưng chi phí tăng.

4.4. Mẹo giúp nhanh gọn và an toàn

Ưu tiên đăng ký Giấy phép kinh doanh trước để có mã số thuế phục vụ các thủ tục khác.
Chuẩn bị hồ sơ PCCC và VSATTP đồng thời để tiết kiệm thời gian thẩm định.
Ghi lại checklist giấy tờ, thời hạn đóng thuế và lịch khám sức khỏe nhân viên để tránh bị phạt.
Nếu bối rối, thuê tư vấn trọn gói cho vừa tiết kiệm công sức, vừa tránh sửa hồ sơ nhiều lần.

Lời nhắn: Hoàn tất giấy phép mở quán cà phê là bước đầu nhưng rất quan trọng. Làm theo 9 bước này sẽ giúp bạn đi từ ý tưởng đến khai trương một cách suôn sẻ. Nếu cần, mình có thể giúp bạn bóc tách chi tiết từng bước theo trường hợp cụ thể của quán bạn.

5. Thủ tục đăng ký Giấy phép kinh doanh chính

Đăng ký Giấy phép kinh doanh là bước nền tảng khi làm thủ tục giấy phép mở quán cà phê. Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ, nộp đúng nơi và biết thời gian xử lý sẽ giúp bạn tiết kiệm công sức, tránh phải chỉnh sửa nhiều lần. Dưới đây là hướng dẫn thực tế, cô đọng để bạn làm nhanh và chính xác.

5.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Đối với Hộ kinh doanh

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu).
Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ (có công chứng hoặc mang bản chính để đối chiếu).
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm: hợp đồng thuê, chủ quyền, hoặc văn bản ủy quyền.
Mô tả ngắn ngành nghề: ví dụ “buôn bán cà phê, đồ uống không cồn, thức ăn nhẹ”.

Đối với Công ty

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ công ty và danh sách thành viên/cổ đông sáng lập.
Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của đại diện theo pháp luật và các cổ đông (công chứng).
Giấy tờ về địa chỉ trụ sở: hợp đồng thuê, giấy tờ nhà đất.
Chữ ký số (nếu nộp hồ sơ online) và thông tin vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh.

5.2. Quy trình nộp hồ sơ, cơ quan tiếp nhận và thời gian

Cơ quan tiếp nhận

Hộ kinh doanh: nộp tại Phòng Tài chính – Kế hoạch (UBND cấp huyện) hoặc Cổng dịch vụ công địa phương.
Doanh nghiệp: nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố hoặc qua Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Các bước thực hiện

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và bản scan (đối với nộp online) hoặc bản cứng (nộp trực tiếp).
Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền hoặc nộp online qua Cổng quốc gia, kèm chữ ký số nếu là doanh nghiệp.
Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ, thông báo bổ sung (nếu cần).
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Thông báo đăng ký hộ kinh doanh.

Thời gian giải quyết: thường khoảng 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần chỉnh sửa hoặc thẩm tra thêm, có thể kéo dài hơn.

5.3. Chi phí tham khảo và ví dụ thực tế

Lệ phí nộp hồ sơ đăng ký: thường 50.000 – 200.000 VNĐ tùy địa phương và hình thức (trực tiếp/online).
Lệ phí làm con dấu (công ty): khoảng vài trăm nghìn đồng.
Lệ phí môn bài (ví dụ tham khảo): dao động 300.000 – 3.000.000 VNĐ/năm tùy quy mô và mức doanh thu/vốn kê khai. Bạn nên tra cứu mức cụ thể theo Nghị định hiện hành khi khai.
Ví dụ: nếu bạn mở quán nhỏ dưới dạng hộ kinh doanh, nộp hồ sơ tại UBND huyện, nhận giấy trong 3 ngày và lệ phí tổng ban đầu có thể khoảng 300.000 – 1.000.000 VNĐ (tính cả lệ phí hành chính, dấu, khám sức khỏe nhân viên nếu cần).

5.4. Lưu ý thực tế — mẹo để tránh trục trặc

Kiểm tra kỹ tên đăng ký: tránh trùng tên doanh nghiệp khác. Tên quán nên ghi rõ để phù hợp kinh doanh cà phê, ví dụ: “Cà phê Sáng — bán đồ uống và đồ ăn nhẹ”.
Chuẩn bị sẵn bản scan công chứng để nộp online, giảm thời gian đi lại.
Nếu là doanh nghiệp, đăng ký chữ ký số trước khi nộp hồ sơ online để quá trình nhanh chóng.
Sau khi có Giấy phép kinh doanh, hãy đăng ký mã số thuế và hóa đơn điện tử ngay để tránh vi phạm về thuế.
Tham khảo luật liên quan (ví dụ Nghị định 01/2021/NĐ-CP) hoặc hỏi tư vấn nếu ngành nghề có yếu tố thực phẩm, PCCC để tránh phải xin bổ sung giấy tờ sau này.

Mình khuyên bạn chuẩn bị hồ sơ kỹ, chụp rõ giấy tờ gốc và tận dụng nộp online qua Cổng quốc gia khi có thể. Làm ngay bước đăng ký giấy phép kinh doanh chính sẽ giúp mọi thủ tục giấy phép mở quán cà phê tiếp theo như PCCC và VSATTP diễn ra suôn sẻ hơn.

6. Thủ tục xin Giấy chứng nhận Phòng cháy chữa cháy PCCC

Trong hành trình hoàn tất giấy phép mở quán cà phê, xin Giấy chứng nhận Phòng cháy chữa cháy (PCCC) là bước then chốt để quán được hoạt động an toàn và hợp pháp. Mình tóm gọn quy trình, hồ sơ và những lưu ý thực tế để bạn làm nhanh, tránh sửa đi sửa lại mất thời gian và tiền bạc.

6.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện PCCC (theo mẫu).
Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ đăng ký hộ kinh doanh.
Bản sao hợp đồng thuê/mua mặt bằng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng.
Bản vẽ sơ đồ mặt bằng, sơ đồ thoát nạn và bản vẽ hệ thống PCCC (nếu thuộc diện phải thẩm duyệt).
Phương án PCCC của cơ sở (mô tả thiết bị, biện pháp phòng ngừa, phân công cán bộ phụ trách PCCC).
Biên bản nghiệm thu, hồ sơ nghiệm thu về PCCC (với công trình mới xây hoặc cải tạo có thiết bị PCCC lắp đặt).
Hình ảnh hiện trạng cơ sở (mặt tiền, lối thoát hiểm, vị trí bình chữa cháy).

6.2. Quy trình thực hiện (tóm tắt)

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo danh mục trên.
Nộp hồ sơ tại Phòng Cảnh sát PCCC và CNCH thuộc Công an tỉnh/thành phố (có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng dịch vụ công tùy địa phương).
Cơ quan PCCC kiểm tra hồ sơ, nếu cần thẩm duyệt thiết kế sẽ yêu cầu bổ sung; với quán nhỏ thường kiểm tra thực tế ngay tại cơ sở.
Thanh tra PCCC kiểm tra thực tế, nghiệm thu các thiết bị, lối thoát và công tác tổ chức PCCC tại chỗ.
Nếu đạt yêu cầu, cấp Giấy chứng nhận; nếu chưa đạt sẽ có văn bản yêu cầu khắc phục và thời hạn hoàn thành.

Thời gian: thường khoảng 7–15 ngày làm việc, có thể lâu hơn nếu phải thẩm duyệt thiết kế. Cơ quan tiếp nhận: Phòng Cảnh sát PCCC và CNCH Công an tỉnh/thành phố nơi quán đặt trụ sở.

6.3. Lưu ý thực tế và mẹo tiết kiệm

Không chủ quan: Dù quán nhỏ, bạn vẫn phải có ít nhất bình chữa cháy, biển báo thoát hiểm và lối đi thông thoáng. Cơ quan PCCC kiểm tra ngay các điểm này.
Với quán dưới ~50 m2, mục tiêu là đảm bảo lối thoát, bình chữa cháy đúng loại và người phụ trách được huấn luyện cơ bản. Ví dụ: quán 30–50 m2 thường cần 1–2 bình chữa cháy dạng bột (khoảng 150.000–500.000 đ/bình) và biển báo thoát hiểm.
Chi phí thẩm duyệt, nghiệm thu có thể dao động: phí hành chính vài trăm nghìn đến vài triệu đồng tùy địa phương; nếu lắp hệ thống báo cháy tự động thì chi phí tăng mạnh (chục đến hàng trăm triệu). Luôn hỏi rõ mức phí ở Phòng PCCC nơi nộp hồ sơ.
Tránh sai sót hồ sơ: chuẩn bị hợp đồng thuê nhà, bản vẽ sơ đồ rõ ràng và ảnh hiện trạng. Thiếu hợp đồng thuê hoặc sơ đồ không khớp thực tế là lý do hồ sơ bị trả về nhiều nhất.
Tập huấn nhân viên cơ bản về PCCC, giữ biên bản huấn luyện và sổ kiểm tra thiết bị. Khi thanh tra, các giấy tờ này giúp thủ tục nhanh hơn.
Nếu bạn không rành thủ tục, cân nhắc thuê dịch vụ tư vấn làm hồ sơ trọn gói — đổi lại tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sửa hồ sơ nhiều lần.

Muốn an toàn và nhanh gọn, hãy liên hệ trước với Phòng Cảnh sát PCCC địa phương để kiểm tra xem quán bạn có thuộc diện phải thẩm duyệt thiết kế hay không. Việc hoàn thành bước PCCC đúng chuẩn không chỉ giúp xin giấy phép mà còn bảo vệ tài sản và khách hàng — điều then chốt để quán cà phê hoạt động bền vững.

7. Thủ tục xin Giấy chứng nhận An toàn thực phẩm VSATTP

Để hoàn thiện bộ hồ sơ khi tiến hành giấy phép mở quán cà phê, Giấy chứng nhận An toàn thực phẩm (VSATTP) là bước bắt buộc nếu quán chế biến đồ uống, đồ ăn nhẹ hoặc phục vụ thực phẩm tại chỗ. Giấy này không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cam kết với khách hàng về vệ sinh, giúp quán tăng độ tin cậy ngay từ ngày khai trương.

7.1. Hồ sơ cần chuẩn bị (cơ bản và thực tế)

Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận VSATTP theo mẫu.
Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương ứng.
Thuyết minh về cơ sở vật chất, trang thiết bị, quy trình pha chế, bảo quản nguyên liệu.
Danh sách nhân viên trực tiếp chế biến, phục vụ đã được tập huấn VSATTP và biên bản (chứng từ): chi phí tập huấn khoảng 200.000–500.000đ/người.
Giấy xác nhận khám sức khỏe cho nhân viên (chi phí 100.000–300.000đ/người).
Sơ đồ mặt bằng, vị trí bếp, khu rửa, lưu kho nguyên liệu; hình ảnh thực tế nếu có.

7.2. Quy trình nộp và thời gian

Nộp hồ sơ tại Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm (Sở Y tế) cấp tỉnh hoặc cơ quan y tế cấp quận/huyện nếu quán quy mô nhỏ.
Cơ quan thẩm định hồ sơ, sau đó kiểm tra thực tế tại cơ sở.
Thời gian xử lý thường từ 15–30 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ. Thực tế chuẩn bị tốt có thể rút ngắn xuống 10–15 ngày.

7.3. Chi phí tham khảo

Phí thẩm định, cấp giấy: khoảng vài trăm nghìn đến 2.000.000đ tùy địa phương.
Khám sức khỏe nhân viên: 100.000–300.000đ/người.
Chi phí đào tạo VSATTP: 200.000–500.000đ/người hoặc gói tập huấn cho nhóm.
Chi phí cải thiện cơ sở (nếu cần): tủ lạnh, chậu rửa, vách ngăn, kệ lưu trữ… tuỳ quy mô từ vài triệu đến vài chục triệu.

7.4. Ví dụ theo loại quán (thực tế)

Quán take-away nhỏ (1–2 nhân viên): thường cần hồ sơ đơn giản, nộp ở trạm y tế quận; thời gian chuẩn bị 1–2 tuần, chi phí tổng thể khoảng 1–3 triệu đồng.
Quán có pha chế và đồ ăn nhẹ (quán trung bình 5–10 chỗ): cần quy trình pha chế, sơ đồ mặt bằng chi tiết, đào tạo nhân viên; tổng thời gian 3–6 tuần, chi phí cải tạo + giấy tờ 5–20 triệu đồng tuỳ yêu cầu.
Chuỗi / quán có bếp nấu lớn: cần thuyết minh chi tiết, thẩm duyệt nhiều hạng mục; thời gian và chi phí lớn hơn, thường phải làm theo chuẩn Sở Y tế.

7.5. Lưu ý thực tế giúp nhanh được giấy

Soạn quy trình pha chế, ghi nhãn nguyên liệu và thời hạn bảo quản; trình bày rõ ràng giúp cán bộ thẩm định hiểu ngay.
Đảm bảo khu rửa chén, nơi lưu kho khô ráo; tủ lạnh duy trì ≤4°C cho nguyên liệu dễ hỏng, thiết bị giữ nóng ≥60°C nếu giữ đồ đã nấu.
Tập huấn nhân viên và giữ biên bản; khám sức khỏe đầy đủ trước khi nộp hồ sơ.
Quán nhỏ nên hỏi trước trạm y tế/quận để biết có thể nộp tại đâu nhằm tiết kiệm thời gian.
Không có Giấy chứng nhận VSATTP có thể bị xử phạt hành chính và ảnh hưởng uy tín, do vậy hãy hoàn tất trước khi mở cửa phục vụ.

Kết luận: Xin Giấy chứng nhận An toàn thực phẩm là bước không thể thiếu trong hành trình giấy phép mở quán cà phê. Chuẩn bị hồ sơ rõ ràng, đầu tư cơ bản cho thiết bị bảo quản và đào tạo nhân viên sẽ giúp bạn nhận giấy nhanh, đồng thời xây dựng niềm tin với khách hàng. Nếu bạn muốn, mình có thể kiểm tra checklist hồ sơ của quán và ước tính chi phí cụ thể theo địa điểm của bạn.

8. Các nghĩa vụ thuế và chi phí liên quan

Khi xin giấy phép mở quán cà phê, ngoài hồ sơ PCCC và VSATTP, chúng ta phải nắm rõ nghĩa vụ thuế và chi phí vận hành ban đầu. Biết rõ khoản phải nộp sẽ giúp chủ quán dự toán vốn chính xác, tránh rắc rối pháp lý và giữ quán vận hành ổn định ngay từ ngày mở cửa.

8.1. Các loại thuế bắt buộc

Thuế môn bài (lệ phí môn bài): Bắt buộc hàng năm, mức phụ thuộc vào vốn đăng ký (đối với doanh nghiệp) hoặc doanh thu (đối với hộ kinh doanh). Chủ quán cần nộp trước ngày 30/01 hàng năm hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp mã số thuế.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Doanh nghiệp thường kê khai theo phương pháp khấu trừ (tỷ lệ GTGT hiện hành là 10% cho hầu hết hàng hóa, dịch vụ). Hộ kinh doanh nhỏ có thể áp dụng phương pháp khoán nếu được cơ quan thuế cho phép.
Thuế thu nhập: Doanh nghiệp nộp Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo tỷ lệ chuẩn (thường 20% lợi nhuận). Chủ hộ, nhân viên chịu Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo biểu thuế hoặc theo khoán tùy trường hợp.
Thuế khác (nếu có): Ví dụ thuế tiêu thụ đặc biệt nếu bạn bán rượu mạnh, thuế sử dụng đất nếu thuê đất thuộc diện phải nộp.

8.2. Các khoản chi phí dự kiến (ví dụ minh họa)

Dưới đây là các khoản chi thường gặp cùng ví dụ ước tính để bạn tham khảo. Số tiền có thể thay đổi theo địa phương và quy mô quán.

Lệ phí đăng ký kinh doanh: 50.000 – 100.000 VNĐ.
Phí thẩm định, cấp Giấy chứng nhận VSATTP: 200.000 – 2.000.000 VNĐ (tùy quy mô và tỉnh/thành).
Phí thẩm duyệt, nghiệm thu PCCC: từ vài trăm nghìn đến vài triệu VNĐ, riêng thiết kế, lắp đặt hệ thống có thể từ 5 – 50 triệu VNĐ tùy mức đầu tư.
Chi phí khám sức khỏe nhân viên: 100.000 – 300.000 VNĐ/người.
Chi phí tập huấn VSATTP: 100.000 – 500.000 VNĐ/người hoặc gói theo nhóm.
Chi phí làm con dấu (công ty): 200.000 – 500.000 VNĐ.
Chi phí kế toán hoặc dịch vụ tư vấn hành chính: Hộ kinh doanh: 500.000 – 2.000.000 VNĐ/tháng; Công ty: 2 – 8 triệu VNĐ/tháng tùy quy mô và khối lượng.
Chi phí hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý bán hàng: từ 500.000 VNĐ/năm trở lên.

8.3. So sánh ngắn: Hộ kinh doanh vs Công ty

Hộ kinh doanh: Thủ tục đơn giản, chi phí ban đầu thấp, có thể đóng thuế khoán. Tuy nhiên chủ hộ chịu trách nhiệm vô hạn và hạn chế về mở rộng.
Công ty: Chi phí thành lập và duy trì cao hơn (kế toán, báo cáo, thuế TNDN), nhưng lợi thế về trách nhiệm hữu hạn, dễ huy động vốn và mở rộng chuỗi.

8.4. Lưu ý thực tế và bước cần làm

Ngay sau khi có giấy phép kinh doanh, đăng ký mã số thuế (nếu chưa có) và kích hoạt kê khai thuế online.
Chuẩn bị hồ sơ, hóa đơn điện tử và phần mềm POS để xuất hóa đơn theo quy định. Hóa đơn điện tử hiện là bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp.
Nộp thuế môn bài đúng hạn để tránh phạt; kê khai GTGT và TNDN định kỳ theo quy định (tháng/quý/năm tùy loại hình).
Giữ chứng từ đầy đủ: phiếu thu, hóa đơn đầu vào/đầu ra, hợp đồng thuê mặt bằng để thuận tiện khi cơ quan thuế kiểm tra.
Mình khuyên nên thuê dịch vụ kế toán uy tín hoặc ít nhất có một file sổ sách rõ ràng ngay từ đầu; tiết kiệm được rủi ro và chi phí phạt về sau.
Luôn cập nhật thay đổi chính sách thuế và quy định địa phương, vì mức phí và quy trình có thể khác nhau giữa các tỉnh/thành.

Kết luận ngắn: Nắm rõ nghĩa vụ thuế và ước tính chi phí sẽ giúp bạn lập ngân sách hợp lý khi xin giấy phép mở quán cà phê. Đầu tư cho thủ tục đúng chuẩn, sổ sách minh bạch và dịch vụ kế toán sẽ giúp quán vận hành an toàn và phát triển bền vững.

9. 7 Lưu ý quan trọng khi mở quán cà phê

Trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép mở quán cà phê, mình khuyên bạn dừng lại để rà soát 7 điểm then chốt sau. Những lưu ý này không chỉ giúp hoàn tất thủ tục suôn sẻ mà còn giúp quán vận hành hiệu quả từ ngày khai trương.

9.1. Tên quán và loại hình kinh doanh

Chọn tên quán độc đáo, dễ đọc, không trùng và phù hợp thương hiệu. Nếu dự định mở chuỗi hoặc bán sản phẩm đóng gói (cà phê rang xay), nên đăng ký doanh nghiệp để dễ mở rộng. Với quán nhỏ chỉ 1 địa điểm, hộ kinh doanh có thể tiết kiệm chi phí ban đầu.

9.2. Địa điểm và thiết kế phải thực tế

Địa điểm quyết định 60–70% doanh thu ban đầu. Trung tâm thành phố: thuê khoảng 10–30 triệu/tháng cho mặt bằng nhỏ; khu ven: 3–10 triệu/tháng. Thiết kế cần đảm bảo PCCC, lối thoát hiểm và luồng phục vụ hợp lý để đạt yêu cầu VSATTP và PCCC khi kiểm tra.

9.3. Dự trù vốn và ví dụ cụ thể

Chuẩn bị kỹ vốn:

Quán nhỏ (take-away, 1-2 nhân viên): 50–150 triệu VNĐ (thiết bị cơ bản, bàn ghế, sửa mặt bằng).
Quán trung bình (20–40 chỗ, 3–6 nhân viên): 200–500 triệu VNĐ.
Thiết bị tham khảo: máy pha chuyên nghiệp 20–60 triệu, máy xay 5–15 triệu, tủ lạnh 5–15 triệu.

9.4. Tuyển dụng, đào tạo và hợp đồng lao động

Tuyển đúng người, đào tạo pha chế và kỹ năng phục vụ để giữ khách. Thường cần 2–4 barista cho quán trung bình. Luôn ký hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm theo quy định để tránh rắc rối pháp lý sau này.

9.5. Hóa đơn điện tử, thuế và nghĩa vụ sau khi có giấy phép

Sau khi có giấy phép, nhớ đăng ký hóa đơn điện tử ngay. Thuế môn bài, GTGT, TNCN/TNDN tùy loại hình; chi phí ban đầu cho thủ tục: đăng ký kinh doanh ~50.000–100.000 VNĐ, phí VSATTP/PCCC có thể từ vài trăm nghìn đến vài triệu. Nếu không chắc, thuê dịch vụ kế toán ban đầu để tránh sai sót.

9.6. Marketing và trải nghiệm khách hàng

Không chỉ là menu ngon, mà trải nghiệm: âm nhạc, wifi, chỗ ngồi thoải mái và nhân viên thân thiện. Ví dụ: đầu tư 2–3 chương trình khuyến mãi khai trương (giảm 20% hoặc tặng cốc thử) để tăng lượt thử và thu thập phản hồi.

9.7. Luôn cập nhật quy định địa phương và thủ tục cần làm ngay

Luật địa phương có thể khác nhau. Trước khi nộp hồ sơ, gọi điện xác minh tại Phòng Kinh tế/Phòng Tài chính, Chi cục An toàn thực phẩm và Phòng Cảnh sát PCCC nơi quán đặt trụ sở. Sau khi được cấp phép, treo biển hiệu, đăng ký mã số thuế, đăng ký lao động và hóa đơn điện tử là những việc cần làm ngay.

Kết luận ngắn: chuẩn bị kỹ 7 mục trên song song với việc hoàn thiện hồ sơ xin giấy phép mở quán cà phê sẽ giúp bạn giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí và tạo nền tảng bền vững cho quán. Nếu muốn, mình có thể giúp bạn check danh sách hồ sơ theo quy định địa phương cụ thể.

10. Kết luận

Hoàn tất giấy phép mở quán cà phê là nền tảng để bạn kinh doanh an toàn và bền vững. Nếu chúng ta làm đúng theo lộ trình 9 bước và ghi nhớ 7 lưu ý đã nêu, nguy cơ vướng rủi ro pháp lý sẽ giảm đáng kể và bạn có thể tập trung vào điều quan trọng nhất: phục vụ khách hàng và xây dựng thương hiệu.

Tóm tắt thực tế: Thủ tục đăng ký kinh doanh thường xong trong 3–5 ngày, PCCC mất khoảng 7–15 ngày, VSATTP khoảng 15–30 ngày. Tổng thời gian chuẩn bị pháp lý thường dao động từ 2–8 tuần tùy mức độ hoàn thiện cơ sở và quy định địa phương. Chi phí hành chính và thẩm định thường từ vài trăm nghìn đến vài triệu; nếu thuê dịch vụ hỗ trợ, có thể cộng thêm 5–30 triệu đồng.

Hành động ngay

1. Kiểm tra lại hồ sơ theo checklist: Giấy phép kinh doanh, PCCC, VSATTP, giấy tờ mặt bằng. 2. Ước lượng thời gian: tính thêm 2–4 tuần dự phòng để sửa hoàn. 3. Dự trù chi phí: chuẩn bị ngân sách cho lệ phí, thẩm định và chi phí phát sinh.

Mình khuyên bạn: bắt đầu sớm, làm theo trình tự và liên hệ cơ quan chức năng địa phương để tránh sai sót. Khi đã có giấy phép mở quán cà phê trong tay, bạn sẽ yên tâm triển khai marketing, tuyển nhân sự và hoàn thiện trải nghiệm khách hàng. Chúc bạn sớm mở cửa và thành công trên con đường cà phê của mình!