Mở quán cà phê cần giấy phép gì: 9 giấy tờ, thủ tục & lưu ý 2025

Mở quán cà phê cần giấy phép gì là câu hỏi đầu tiên mà nhiều bạn khởi nghiệp băn khoăn. Trong bài viết này mình sẽ đi thẳng vào những loại giấy phép bắt buộc để quán hoạt động hợp pháp, giúp bạn lên kế hoạch rõ ràng, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro ngay từ đầu.

1. Các giấy phép kinh doanh bắt buộc

Ở bước khởi tạo, có hai loại giấy tờ bạn nhất định phải hoàn tất: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD) và Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (VSATTP/ATTP). Dưới đây mình trình bày chi tiết từng loại, hồ sơ, thời gian và một số ví dụ minh họa để bạn dễ hình dung.

1.1 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD)

Tổng quan

ĐKKD là giấy tờ pháp lý nền tảng, xác định mô hình hoạt động, chủ sở hữu và tư cách pháp lý của quán. Trước khi xin các giấy phép khác, bạn nên hoàn tất ĐKKD.

Mô hình Hộ kinh doanh cá thể (phù hợp quán nhỏ)

Đối tượng: quán nhỏ, vốn ít, chỉ một người chủ. Hồ sơ cơ bản gồm:

• Đơn đăng ký hộ kinh doanh.
• Bản sao hợp đồng thuê mặt bằng hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/nhà (Giấy tờ số 7).
• Bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu của chủ (Giấy tờ số 8).

Nơi nộp: Phòng Tài chính – Kế hoạch (UBND cấp huyện/quận). Thời gian xử lý: khoảng 3 ngày làm việc.

Ví dụ minh họa: quán cà phê 40–60m2 thuê mặt bằng, bạn chuẩn bị hợp đồng thuê, CCCD, nộp hồ sơ và thường có giấy đăng ký trong vòng 3 ngày. Chi phí ước tính: phí hành chính thường thấp (vài chục nghìn đồng), nếu sử dụng dịch vụ tư vấn có thể tốn 1–3 triệu đồng.

Mô hình Công ty/Doanh nghiệp (phù hợp mở chuỗi, gọi vốn)

Đối tượng: dự định mở chuỗi, muốn huy động cổ đông hoặc cần tư cách pháp nhân. Hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên/cổ đông (nếu có) và bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu của người đại diện (Giấy tờ số 8).
• Bản sao hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng nhà (Giấy tờ số 7) nếu có.

Nơi nộp: Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố. Thời gian xử lý: khoảng 3–5 ngày làm việc. Chi phí ước tính: lệ phí nhà nước tương đối thấp, phí dịch vụ soạn hồ sơ và tư vấn có thể từ 2–6 triệu đồng tùy nơi.

1.2 Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (VSATTP/ATTP)

Tổng quan

Giấy chứng nhận ATTP là bắt buộc khi quán chế biến, lưu trữ hoặc phục vụ thực phẩm, đồ uống. Mục tiêu là đảm bảo an toàn cho khách hàng và tránh bị xử phạt hành chính.

Điều kiện cấp (những điểm chính)

• Vị trí và cơ sở vật chất: có hệ thống thoát nước, nguồn nước sạch, khu rửa tay, bảo quản nguyên liệu hợp vệ sinh.
• Trang thiết bị: dụng cụ dễ vệ sinh, tủ lạnh bảo quản, khu chế biến tách biệt nếu cần.
• Con người: chủ cơ sở và nhân viên trực tiếp chế biến phải có giấy khám sức khỏe định kỳ và xác nhận kiến thức ATTP.

Hồ sơ cần chuẩn bị (bao gồm Giấy tờ số 9)

• Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận ATTP.
• Bản sao Giấy chứng nhận ĐKKD (Giấy tờ số 1).
• Bản thuyết minh về cơ sở vật chất, quy trình vệ sinh, nguồn nguyên liệu.
• Giấy xác nhận kiến thức ATTP và giấy xác nhận đủ sức khỏe của chủ và nhân viên (Giấy tờ số 9).
• Sơ đồ mặt bằng, hình ảnh khu chế biến và hệ thống lưu trữ thực phẩm.

Nơi nộp: Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm cấp tỉnh/thành phố hoặc Ban Quản lý ATTP. Thời gian xử lý: khoảng 15–20 ngày làm việc.

Ví dụ minh họa chi phí và thời gian

• Nếu quán có 4 nhân viên chế biến: cần 4 giấy khám sức khỏe (chi phí khám ước tính 150.000–350.000 đồng/người) và khóa tập huấn ATTP khoảng 150.000–500.000 đồng/người tùy đơn vị đào tạo.
• Cải tạo khu rửa tay, lắp tủ lạnh, kệ inox có thể tốn thêm 5–30 triệu đồng tùy diện tích và chất lượng thiết bị.
• Thời gian chuẩn bị hồ sơ, khám và nộp đơn tổng cộng thường mất 2–3 tuần nếu làm cẩn thận.

Lưu ý quan trọng: luôn làm ĐKKD trước khi xin ATTP vì hồ sơ ATTP yêu cầu bản sao ĐKKD. Thiếu một trong hai giấy này có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc buộc tạm dừng hoạt động. Nếu bạn muốn, mình có thể gửi checklist mẫu theo thứ tự làm việc để tiết kiệm thời gian.

2. Các giấy phép kinh doanh có điều kiện

Phần này giúp bạn hiểu rõ những giấy phép không phải lúc nào cũng bắt buộc nhưng cần làm khi quán có tính chất, quy mô hoặc dịch vụ đặc thù. Nếu bạn đang tìm hiểu “mở quán cà phê cần giấy phép gì”, hãy chú ý các trường hợp dưới đây để tránh bị xử phạt hoặc phải tạm ngừng hoạt động.

2.1 Giấy chứng nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Khi nào cần: quán có diện tích lớn (thường >300m²), nhiều tầng, có tầng hầm, hoặc thuộc danh mục dễ cháy. Nếu quán chỉ nhỏ một tầng dưới mức quy định thì thường không bắt buộc nhưng vẫn nên trang bị thiết bị an toàn cơ bản.

Thủ tục & thời gian: liên hệ Cảnh sát PCCC địa phương để nộp hồ sơ, kiểm tra và thẩm duyệt. Thời gian xử lý thường từ 2–4 tuần tùy mức độ cải tạo.

Chi phí dự kiến: kiểm tra hồ sơ gần như không thu phí lớn nhưng chi phí đầu tư thiết bị và cải tạo có thể từ vài triệu đến vài trăm triệu đồng. Ví dụ: quán 2 tầng ~120–200m² có thể tốn 10–50 triệu cho bình chữa cháy, đầu báo khói, biển báo thoát nạn; quán lớn >300m² có thể cần hệ thống báo cháy/máy bơm chống cháy, chi phí lên tới 50–200 triệu.

2.2 Giấy phép an ninh trật tự (ANTT)

Khi nào cần: thường không bắt buộc với quán cà phê thuần túy. Bắt buộc khi quán kết hợp bar, vũ trường, karaoke, hoạt động đêm muộn, hoặc kinh doanh có rủi ro an ninh (quán đông khách, có DJ, biểu diễn).

Thủ tục & thời gian: nộp hồ sơ tại Công an cấp huyện/quận; thời gian thẩm định thường vài tuần. Nội dung tập trung vào phương án đảm bảo an ninh, lao động và phòng xử lý sự cố.

Chi phí dự kiến: chủ yếu là chi phí hoàn thiện điều kiện (bảo vệ, camera, hàng rào, chi phí thủ tục hành chính) từ vài triệu đến vài chục triệu tùy quy mô.

2.3 Giấy phép bản quyền âm nhạc

Khi nào cần: quán phát nhạc nền công khai, tổ chức nhạc sống, DJ hoặc phát nhạc qua loa cho khách. Việc không xin phép có thể dẫn tới khiếu nại vi phạm bản quyền.

Thủ tục: liên hệ tổ chức quản lý quyền tác giả (ví dụ VCPMC) để đăng ký và ký hợp đồng thu phí bản quyền. Phí được tính theo quy mô, thời lượng và loại hình (nhạc nền tự động thấp hơn nhạc sống).

Chi phí tham khảo: quán nhỏ (20–50 chỗ) chơi nhạc nền thường khoảng 1–3 triệu đồng/năm. Quán có biểu diễn trực tiếp hoặc DJ có thể từ 5–15 triệu đồng/năm hoặc hơn. Đây là ước tính; bạn nên hỏi trực tiếp đơn vị cấp phép để có con số chính xác.

2.4 Giấy phép kinh doanh rượu bia, thuốc lá

Khi nào cần: nếu quán bán rượu (nhất là rượu mạnh, nhập khẩu) hoặc kinh doanh mặt hàng thuốc lá. Một số sản phẩm cần giấy tờ chứng minh nguồn gốc, hợp quy hoặc đăng ký với cơ quan quản lý chuyên ngành.

Thủ tục & nơi nộp: tìm hiểu quy định tại Sở Công Thương hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành; với rượu nhập khẩu cần chứng từ hải quan, giấy chứng nhận chất lượng khi áp dụng.

Chi phí: phí hành chính thường không lớn, nhưng chi phí tuân thủ (kiểm nghiệm, lưu kho, hoá đơn, chứng từ) có thể phát sinh vài triệu đồng tùy mặt hàng.

Lời khuyên thực tế: trước khi ký hợp đồng thuê và bắt tay sửa chữa, mình khuyên bạn kiểm tra ngay điều kiện bắt buộc tại địa phương (PCCC, ANTT) để dự trù chi phí và thời gian. Nếu quán của bạn có nhạc sống, bán rượu hay hoạt động đêm thì ngay từ đầu nên lập checklist giấy phép để tránh bị xử phạt làm gián đoạn kinh doanh.

3. Các giấy tờ và nghĩa vụ liên quan khác

Phần này tập trung vào những nghĩa vụ hành chính, nhân sự và kế toán mà nhiều chủ quán dễ bỏ sót khi tìm hiểu “mở quán cà phê cần giấy phép gì”. Ngoài giấy phép cơ bản và giấy phép có điều kiện, chúng ta còn phải lo các thủ tục lao động, đăng ký thuế và tổ chức sổ sách rõ ràng để tránh rắc rối về sau.

3.1. Giấy tờ liên quan đến lao động và chính sách nhân sự

Khi tuyển dụng nhân viên, chủ quán cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ quy định để bảo vệ cả nhân viên lẫn chính mình.

– Hợp đồng lao động: ký bằng văn bản với nhân viên bán thời gian và toàn thời gian, ghi rõ lương, thời gian làm việc, ca, chế độ nghỉ. Việc này giúp tránh tranh chấp sau này.
– Khai báo và đóng bảo hiểm: đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp cho người lao động theo quy định. Không đóng đầy đủ sẽ bị xử phạt và có thể chịu bồi thường khi có sự cố.
– Khám sức khỏe và đào tạo: ngoài khám sức khỏe ban đầu (đã nêu ở mục VSATTP), nên tổ chức tập huấn an toàn lao động, PCCC cơ bản cho nhân viên.
– Hồ sơ lưu trữ: lưu trữ hợp đồng, bảng chấm công, phiếu lương tối thiểu 10 năm theo thói quen hành chính để làm bằng chứng khi cần.

Ví dụ minh họa chi phí nhân sự: nếu thuê 3 nhân viên với lương gộp trung bình 7.000.000 đồng/tháng, ngân sách nhân sự thực tế cho chủ quán có thể tăng thêm khoảng 10–20% cho các khoản đóng góp và bảo hiểm, tức chi phí thêm ~700.000–1.400.000 đồng/người/tháng. Đây là con số tham khảo để lập kế hoạch dòng tiền.

3.2. Đăng ký thuế, kế toán và nghĩa vụ tài chính

Quản lý thuế và sổ sách rõ ràng giúp quán hoạt động ổn định, tránh phạt và tạo điều kiện mở rộng sau này.

– Đăng ký thuế: thực hiện ngay sau khi có Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh. Đăng ký mã số thuế, kê khai loại thuế áp dụng (thuế khoán cho hộ kinh doanh hoặc VAT, thuế TNDN cho doanh nghiệp).
– Hóa đơn, chứng từ: doanh nghiệp và hộ kinh doanh đạt ngưỡng phải sử dụng hóa đơn điện tử. Luôn xuất hóa đơn cho khách khi yêu cầu và lưu trữ đầy đủ chứng từ nhập hàng, hóa đơn đầu vào để kê khai.
– Kế toán và sổ sách: tùy quy mô, bạn có thể thuê kế toán dịch vụ hoặc dùng phần mềm kế toán. Bắt buộc lưu sổ sách, báo cáo thuế hàng tháng/quý và quyết toán năm.
– Các loại thuế thường gặp: thuế môn bài (năm), thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc thuế khoán, thuế thu nhập doanh nghiệp nếu là công ty, thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.
– Thanh toán và nộp thuế đúng hạn: chậm nộp hoặc kê khai sai có thể bị phạt hành chính và tính lãi chậm nộp.

Ví dụ minh họa nghĩa vụ thuế: một hộ kinh doanh nhỏ lựa chọn đóng theo phương án thuế khoán có thể chịu mức cố định vài trăm nghìn đến vài triệu đồng/năm (tùy mức doanh thu và khu vực). Một doanh nghiệp nhỏ có doanh thu vài trăm triệu mỗi tháng cần dự trù chi phí cho thuế VAT, thuế TNDN và chi phí thuê kế toán khoảng 2–5 triệu/tháng.

3.3. Các giấy tờ hành chính khác và hợp đồng cần lưu ý

– Hợp đồng thuê mặt bằng: hợp đồng nên có điều khoản rõ về sửa chữa, cải tạo, thời hạn thuê và trách nhiệm thanh toán điện nước. Giữ bản chính và công chứng nếu có thể.
– Hợp đồng với nhà cung cấp: nên có hợp đồng bằng văn bản cho những nhà cung cấp chính (cà phê nguyên liệu, sữa, nước đá) để tránh rủi ro đột ngột về giá hoặc nguồn hàng.
– Hợp đồng xử lý rác thải hoặc hợp tác với đơn vị thu gom: với quán có lượng rác thải lớn, hợp đồng dịch vụ giúp đảm bảo môi trường và tránh phiền phức với địa phương.
– Bảo trì, bảo hiểm tài sản: cân nhắc mua bảo hiểm cháy nổ hoặc bảo hiểm thiết bị nếu quán có đầu tư lớn. Lưu hồ sơ bảo trì hệ thống điện, máy pha cà phê, tủ lạnh.

Lưu ý quan trọng: tất cả giấy tờ, hợp đồng và sổ sách cần được lưu trữ cẩn thận và sao lưu điện tử. Khi bạn nắm rõ các nghĩa vụ này, câu trả lời cho câu hỏi “mở quán cà phê cần giấy phép gì” sẽ hoàn chỉnh hơn — không chỉ xin phép hoạt động mà còn quản lý tốt sau khi khai trương.

Nếu bạn muốn, mình có thể gửi checklist giấy tờ và mẫu hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng nhân sự để bạn tham khảo và chỉnh theo tình hình thực tế.

4. Những lưu ý quan trọng để mở quán cà phê thành công

Khi đã biết “mở quán cà phê cần giấy phép gì”, bước tiếp theo là biến bản giấy tờ thành quán hoạt động trơn tru và có lãi. Dưới đây là những lưu ý thực tế, giúp chúng ta giảm rủi ro, tối ưu chi phí và tạo trải nghiệm để khách quay lại.

4.1. Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh thực tế

Trước khi sửa mặt bằng hay ký hợp đồng thuê, mình luôn khuyên làm một kế hoạch ngắn gọn gồm: mô tả ý tưởng, phân khúc khách hàng, menu chủ lực, chiến lược giá, dự báo doanh thu 6–12 tháng và điểm hòa vốn. Kế hoạch rõ ràng giúp bạn biết cần bao nhiêu vốn, khi nào hòa vốn và cần ưu tiên chi phí nào.

Ví dụ minh họa (quán nhỏ, 20–30 chỗ, thành phố vừa):
– Vốn đầu tư ban đầu dự kiến: 100–300 triệu đồng.
– Doanh thu trung bình kỳ vọng: 8–20 triệu/ngày (tuỳ vị trí).
– Điểm hòa vốn: khoảng 6–10 tháng nếu ổn định khách.

4.2. Quản lý chi phí và lịch trình làm giấy tờ

Chi tiết ngân sách và timeline tránh bạn bị động. Thời gian hoàn thiện giấy phép, xin ATTP, PCCC (nếu cần) cộng cải tạo mặt bằng có thể kéo 1–2 tháng. Vì vậy, cộng thêm 15–30% dự phòng ngân sách và tối thiểu 1 tháng chi phí hoạt động cho vốn lưu động.

Ví dụ phân bổ chi phí (tham khảo):
– Thiết bị & trang trí: 40–60% vốn ban đầu.
– Cải tạo & hoàn thiện: 15–25%.
– Giấy tờ, tư vấn, khám sức khỏe nhân viên: 2–5 triệu.
– Vốn lưu động (lương, nguyên liệu, marketing): 15–30%.

4.3. Chọn mặt bằng và thiết kế phù hợp

Chọn vị trí phù hợp với đối tượng khách: gần văn phòng thì ưu chỗ ngồi nhanh, gần trường học thì chọn giá rẻ hơn nhưng cần menu hợp túi tiền học sinh. Thiết kế cần đảm bảo luồng phục vụ, khu rửa, kho và đáp ứng yêu cầu vệ sinh, chống ồn và PCCC ngay từ đầu.

Ví dụ chi phí thuê (tham khảo):
– Trung tâm TP lớn: 30–100 triệu/tháng.
– Khu dân cư hoặc ngoại ô: 5–25 triệu/tháng.

4.4. Nhân sự, đào tạo và quản lý nguyên liệu

Chất lượng phục vụ quyết định tỉ lệ quay lại. Tuyển 2–3 nhân viên cho quán nhỏ: 1 barista chính, 1 phụ, 1 phục vụ/thu ngân (tuỳ giờ mở cửa). Đầu tư đào tạo barista cơ bản, chuẩn ATTP và kỹ năng bán hàng.

Mức lương tham khảo:
– Barista kinh nghiệm: 6–12 triệu/tháng.
– Phụ bếp/phục vụ: 4–7 triệu/tháng.

Về nguồn nguyên liệu, nên kết hợp 2–3 nhà cung cấp: một nhà ổn định (giá tốt), một nhà chuyên sản phẩm đặc biệt (hạt rang, syrup), kèm hợp đồng ngắn hạn để linh hoạt. Kiểm soát tồn kho theo ngày/tuần giúp giảm lãng phí và tối ưu tiền mặt.

4.5. Menu, giá và chiến lược bán

Thiết kế menu ngắn gọn, dễ chuẩn hóa. Một menu 8–12 món chính cộng 3–5 món thay đổi theo mùa là hợp lý. Định giá theo chi phí vốn, vị trí và giá cạnh tranh.

Ví dụ giá tham khảo:
– Cà phê phin/espresso: 25.000–60.000 đồng.
– Latte/cappuccino: 40.000–80.000 đồng.
– Đồ ăn nhẹ (bánh, salad): 35.000–90.000 đồng.

Thử các combo giờ trưa hoặc giờ làm việc để tăng doanh thu trung bình trên hoá đơn.

4.6. Marketing thực tế và giữ chân khách

Chạy quảng cáo mục tiêu cho nhóm khách bạn muốn, tận dụng mạng xã hội để xây câu chuyện thương hiệu và kêu gọi check-in. Ưu đãi mở cửa, loyalty card, hoặc giảm giá combo tuần đầu giúp kéo khách thử. Trải nghiệm tốt (đồ uống ổn, phục vụ thân thiện, không gian sạch) là marketing hiệu quả nhất.

4.7. Tuân thủ pháp luật và dự phòng rủi ro

Dù đã biết “mở quán cà phê cần giấy phép gì”, mình vẫn nhắc bạn kiểm tra thường xuyên cập nhật pháp luật, vì quy định có thể sửa đổi. Lưu giữ hồ sơ giấy tờ, biên lai chi phí, hợp đồng thuê và bằng chứng đóng thuế. Chuẩn bị kế hoạch phòng chống cháy nổ, xử lý phản hồi khách và quỹ dự phòng tài chính ít nhất 1–2 tháng chi phí vận hành.

Tóm lại: giấy phép là nền tảng, nhưng thành công bền vững đến từ kế hoạch kinh doanh thực tế, quản lý chi phí, chọn mặt bằng đúng và chăm chút trải nghiệm khách. Nếu bạn cần, mình có thể giúp bạn phác thảo mẫu kế hoạch tài chính hoặc checklist giấy tờ theo mô hình quán cụ thể của bạn.

5. Kết luận

Mở quán cà phê là hành trình vừa thú vị vừa đầy thách thức. Vấn đề “mở quán cà phê cần giấy phép gì” không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là nền tảng pháp lý giúp quán vận hành bền vững và tạo niềm tin với khách hàng. Nếu bạn chuẩn bị kỹ, nắm rõ ĐKKD, giấy chứng nhận ATTP và các giấy phép có điều kiện như PCCC hay bản quyền âm nhạc khi cần, bạn sẽ giảm được rủi ro và tiết kiệm thời gian cho giai đoạn vận hành.

Gợi ý hành động ngắn gọn

• Ưu tiên hoàn tất ĐKKD và giấy chứng nhận ATTP trước khi khai trương.
• Chuẩn bị thời gian: khoảng 1–2 tháng để hoàn tất hồ sơ; các giấy tờ như ATTP có thể mất ~15–20 ngày xử lý.
• Ví dụ tham khảo ngân sách cho quán 40–60m2: cải tạo 50–150 triệu VND, chi phí hoàn tất giấy tờ và dịch vụ tư vấn 2–5 triệu VND (tham khảo, tuỳ địa phương).
• Nếu quán có nhạc công, DJ hoặc bán rượu, kiểm tra thêm PCCC, ANTT và giấy phép bản quyền âm nhạc.

Lời khuyên của mình: lập checklist 9 giấy tờ theo thứ tự ưu tiên, dự trù ngân sách và thời gian, rồi liên hệ cơ quan chức năng hoặc tư vấn pháp lý khi cần. Việc chuẩn bị kỹ từ đầu sẽ giúp hành trình khởi nghiệp cà phê của bạn suôn sẻ hơn. Và đừng quên cập nhật quy định mới nhất để luôn tuân thủ pháp luật trong năm 2025 trở đi.