Trước khi bắt tay vào thực hiện giấc mơ quán cà phê, câu hỏi “mở quán cà phê hết bao nhiêu tiền” là điều tiên quyết chúng ta phải trả lời. Bài viết này sẽ giúp bạn bóc tách từng khoản mục chi phí chi tiết, từ thuê mặt bằng, thiết kế, trang thiết bị đến vận hành ban đầu, để bạn có cái nhìn thực tế và lập dự toán vốn chính xác hơn.
1. Các Khoản Mục Chi Phí Chi Tiết Khi Mở Quán Cà Phê
1.1. Chi phí thuê mặt bằng và cải tạo, thiết kế
– Tiền đặt cọc và trả trước: thường yêu cầu đặt cọc 1–2 tháng và trả trước tiền thuê từ 3–6 tháng tùy chủ nhà.
– Tiền thuê hàng tháng: biến động mạnh theo vị trí, ví dụ quận trung tâm lớn có thể 30–100 triệu/tháng, khu dân cư 5–20 triệu/tháng.
– Chi phí cải tạo, thiết kế: dao động theo diện tích và phong cách. Tham khảo chung: 1–3 triệu/m2 cho cải tạo cơ bản, 3–6 triệu/m2 cho bản thiết kế tầm trung, 6–12 triệu/m2 cho phong cách cầu kỳ hoặc thương hiệu cao cấp.
1.2. Chi phí mua sắm trang thiết bị và dụng cụ
– Máy pha cà phê: máy bán công nghiệp loại phổ thông 20–60 triệu, máy cao cấp nhập khẩu 80–300 triệu.
– Máy xay cà phê: 5–20 triệu cho dòng thương mại.
– Tủ lạnh, tủ đông: 5–30 triệu tùy dung tích.
– Thiết bị khác: máy làm đá, bình lắc, máy ép, kệ, bồn rửa, khoảng 10–50 triệu.
– Nội thất và bàn ghế: trung bình 1–3 triệu/ghế tùy chất liệu; quầy bar và decor 30–150 triệu.
– Hệ thống POS và phần mềm quản lý: 5–20 triệu cho phần cứng và phí cài đặt, chi phí phần mềm có thể thuê theo tháng 300–1.000k.
1.3. Chi phí nguyên vật liệu đầu vào ban đầu
– Nhập kho ban đầu bao gồm cà phê hạt, sữa, syrup, trà, đường, bánh ngọt: ước tính 10–150 triệu tùy quy mô. Ví dụ quán nhỏ takeaway có thể cần 10–30 triệu; quán vừa cần 30–70 triệu; quán lớn cần 70–150 triệu để đảm bảo nguồn hàng cho vài tuần hoạt động.
1.4. Chi phí nhân sự
– Lương hàng tháng: barista 6–12 triệu, quản lý 8–20 triệu, phục vụ 4–8 triệu; phòng trường hợp tuyển thêm nhân viên part-time.
– Chi phí đào tạo ban đầu: 2–10 triệu tùy mức đào tạo chuyên sâu.
– Trong dự toán vốn, nên tính tiền lương cho 1–2 tháng đầu tiên cho đội ngũ.
1.5. Chi phí pháp lý và giấy phép
– Đăng ký kinh doanh, giấy phép an toàn thực phẩm, chứng nhận PCCC nếu cần: thường từ vài trăm nghìn đến 5 triệu. Nếu cần làm hồ sơ chuyên sâu hoặc xin giấy phép đặc thù, chi phí có thể 5–15 triệu qua dịch vụ.
1.6. Chi phí Marketing và khai trương
– Thiết kế nhận diện: logo, menu, bảng hiệu 3–20 triệu.
– Chi phí khai trương, khuyến mãi ban đầu: 5–30 triệu tùy quy mô.
– Quảng cáo online ban đầu (Facebook, Google, hợp tác giao hàng): 3–15 triệu cho đợt đầu nhằm thu hút khách.
1.7. Chi phí dự phòng và phát sinh
– Đây là khoản quan trọng nhất để tránh rủi ro. Mình khuyên nên để 10–30% tổng vốn ban đầu làm dự phòng cho sự cố, thiết bị hỏng, doanh thu thấp giai đoạn đầu.
1.8. Chi phí vận hành duy trì hàng tháng
– Tiền thuê mặt bằng, điện nước, internet: 5–50 triệu/tháng tùy khu vực.
– Nhập nguyên vật liệu bổ sung: 20–100 triệu/tháng tùy quy mô.
– Lương nhân sự hàng tháng: 20–80 triệu tổng tùy đội ngũ.
– Marketing duy trì và bảo trì thiết bị: 3–10 triệu/tháng.
– Tổng chi phí vận hành hàng tháng cho quán nhỏ thường 30–60 triệu, quán vừa 60–150 triệu, quán lớn trên 150 triệu.
1.9. Ví dụ minh họa: Quán cà phê quy mô vừa (40–60 m²)
– Đặt cọc và trả trước thuê mặt bằng: 60 triệu
– Cải tạo, nội thất, decor: 120 triệu
– Máy pha, máy xay, tủ lạnh, dụng cụ: 90 triệu
– Nguyên vật liệu ban đầu: 40 triệu
– Lương và đào tạo 2 tháng: 60 triệu
– Pháp lý và giấy phép: 5 triệu
– Marketing khai trương và nhận diện: 15 triệu
– Dự phòng (15%): 66 triệu
=> Tổng ước tính: khoảng 456 triệu đồng
Khi lập kế hoạch, chúng ta cần phân rõ từng khoản như trên để trả lời chính xác câu hỏi “mở quán cà phê hết bao nhiêu tiền” cho từng mô hình. Điểm mấu chốt là chuẩn bị sổ sách rõ ràng và giữ khoản dự phòng đủ lớn để vượt qua giai đoạn khởi nghiệp.

2. Tổng Vốn Đầu Tư Dự Kiến Theo Quy Mô Quán Cà Phê
Khi hỏi “mở quán cà phê hết bao nhiêu tiền”, điều quan trọng là hiểu rõ từng quy mô sẽ cần những khoản mục chính nào và ngân sách ước tính ra sao. Dưới đây mình tóm tắt chi phí dự kiến theo ba mô hình phổ biến kèm ví dụ phân bổ ngân sách để bạn dễ hình dung và điều chỉnh theo thực tế vị trí, phong cách và chất lượng nguyên vật liệu.
2.1 Quán cà phê nhỏ (Takeaway)
Ước tính tổng vốn: 100 triệu – 300 triệu đồng
Đặc điểm: diện tích 8–25 m², ít hoặc không chỗ ngồi, chú trọng bán mang đi.
Ví dụ phân bổ (theo % tổng vốn):
- Tiền thuê đặt cọc + 3 tháng thuê: 25–35%
- Thi công, quầy, trang trí cơ bản: 10–15%
- Trang thiết bị pha chế (máy pha cơ bản, máy xay nhỏ, tủ lạnh): 20–30%
- Nguyên vật liệu nhập ban đầu: 5–10%
- Marketing khai trương + thiết kế nhận diện: 3–7%
- Lương, đào tạo ban đầu: 5–8%
- Dự phòng phát sinh: 10–15%
2.2 Quán cà phê quy mô vừa
Ước tính tổng vốn: 300 triệu – 500 triệu đồng
Đặc điểm: diện tích 30–80 m², có không gian ngồi, menu đa dạng hơn, hướng tới khách ngồi lâu và nhóm nhỏ.
Ví dụ phân bổ:
- Tiền thuê đặt cọc + 3–6 tháng thuê: 25–35%
- Cải tạo, thiết kế không gian (tông, ánh sáng, nội thất): 15–25%
- Trang thiết bị pha chế chuyên dụng, tủ bảo quản: 20–30%
- Nguyên vật liệu và kho ban đầu: 5–8%
- Nhân sự (lương + đào tạo): 8–12%
- Marketing, khai trương, chụp hình menu: 3–7%
- Dự phòng: 10–20%
2.3 Quán cà phê quy mô lớn
Ước tính tổng vốn: 500 triệu – 1 tỷ đồng trở lên
Đặc điểm: diện tích lớn, đầu tư mạnh về thiết kế, trải nghiệm khách hàng và trang thiết bị cao cấp; có thể kèm bánh ngọt, bếp nhẹ, sự kiện.
Ví dụ phân bổ:
- Tiền thuê đặt cọc + thuê dài hạn: 20–35%
- Thiết kế, xây dựng, nội thất cao cấp: 20–35%
- Thiết bị chuyên nghiệp (máy pha espresso cao cấp, máy xay công suất lớn, hệ thống POS): 20–30%
- Nguyên vật liệu ban đầu lớn hơn (cà phê specialty, nguyên liệu bánh): 5–10%
- Nhân sự chuyên nghiệp, quản lý: 8–12%
- Marketing thương hiệu, sự kiện khai trương: 3–8%
- Dự phòng mạnh: 15–30%
Lưu ý quan trọng: các mức trên là ước tính tham khảo. Chi phí thực tế phụ thuộc nhiều vào vị trí, phong cách thiết kế, chất lượng thiết bị và lựa chọn nguyên liệu. Mình khuyên duy trì quỹ dự phòng ít nhất 20% nếu bạn muốn an toàn hơn trong giai đoạn khởi chạy. Khi lập kế hoạch, hãy gom các khoản chính thành: thuê mặt bằng, cải tạo, thiết bị, hàng hóa ban đầu, nhân sự – đào tạo, marketing và dự phòng để trả lời chính xác câu hỏi “mở quán cà phê hết bao nhiêu tiền” cho dự án của bạn.

3. Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Tổng Chi Phí Mở Quán Cà Phê
Khi tính toán “mở quán cà phê hết bao nhiêu tiền”, điều quan trọng là hiểu rõ những yếu tố quyết định chi phí. Dưới đây mình tóm tắt các yếu tố chính, kèm ví dụ minh họa và lưu ý thực tế để bạn dễ cân nhắc khi lập ngân sách.
3.1. Nhóm yếu tố lớn ảnh hưởng trực tiếp
1. Quy mô và phong cách thiết kế
Diện tích và phong cách (minimal, vintage, cao cấp) định hình gần như toàn bộ chi phí cải tạo, nội thất và vận hành. Ví dụ: cải tạo đơn giản 30–50m² có thể tốn 30–100 triệu, trong khi thiết kế cầu kỳ cho 70–100m² dễ đội lên 200–400 triệu.
2. Vị trí mặt bằng
Vị trí quyết định chi phí thuê và lưu lượng khách. Mặt tiền khu trung tâm hoặc phố đi bộ thường có tiền thuê cao gấp 2–5 lần so với hẻm hoặc ngoại ô. Ví dụ: tiền thuê tháng có thể dao động 5–15 triệu/tháng ở khu hẻm, nhưng 20–50 triệu/tháng ở mặt tiền quận trung tâm.
3. Chất lượng trang thiết bị và nguyên liệu
Máy móc nhập khẩu, máy pha chuyên nghiệp và nguyên liệu specialty đẩy chi phí đầu tư và chi phí đầu vào lên nhiều. Ví dụ: máy pha espresso cao cấp 60–150 triệu, máy xay 8–25 triệu; cà phê specialty có thể 300–1.200k/kg tùy loại, còn cà phê phổ thông rẻ hơn nhiều.
4. Nhân sự và chi phí vận hành
Số lượng nhân viên, mức lương và chế độ phúc lợi tác động vào chi phí cố định hàng tháng. Ví dụ: barista 6–12 triệu/tháng, quản lý 8–15 triệu/tháng. Ngoài lương còn có chi phí đào tạo, BHXH, phụ cấp và chi phí điện nước (khoảng 3–10 triệu/tháng tùy quy mô).
5. Chiến lược marketing và thương hiệu
Đầu tư mạnh vào nhận diện thương hiệu, quảng cáo hoặc thuê agency sẽ tăng chi phí khởi nghiệp. Một chiến dịch khai trương + quảng cáo online cơ bản có thể tốn 10–50 triệu tùy mục tiêu và quy mô.
6. Pháp lý, giấy phép và rủi ro phát sinh
Chi phí xin giấy phép, PCCC, VSATTP thường không lớn nhưng cần chuẩn bị. Quan trọng hơn là quỹ dự phòng cho hỏng hóc, phát sinh kỹ thuật hoặc doanh thu ban đầu thấp, thường nên để 10–30% tổng vốn làm khoản an toàn.
3.2. Yếu tố phụ nhưng dễ thay đổi chi phí
- Thời điểm khai trương: mùa cao điểm có thể cần chi nhiều cho nhân sự và nguyên liệu; khai trương dịp lễ tốn kém hơn.
- Chọn nguồn cung ứng: nhập khẩu hay nhà cung cấp trong nước, mua lẻ hay gom đơn sẽ ảnh hưởng giá vốn.
- Ứng dụng công nghệ: POS, phần mềm quản lý, giao hàng tích hợp ban đầu tốn thêm nhưng tiết kiệm lâu dài.
3.3. Ví dụ minh họa tác động của vị trí và trang thiết bị (cùng diện tích ~50m²)
- Kịch bản A – Takeaway ở hẻm: tiền thuê 7 triệu/tháng, cải tạo 40 triệu, máy pha cũ 15 triệu → tổng đầu tư ban đầu có thể ~120–180 triệu.
- Kịch bản B – Quán trung bình ở mặt tiền: tiền thuê 30 triệu/tháng, cải tạo 120 triệu, máy pha tầm 50 triệu → tổng đầu tư có thể ~350–550 triệu.
- Kịch bản C – Quán specialty cao cấp: thuê mặt tiền, nội thất cao, máy pha 120 triệu, nguyên liệu specialty → tổng đầu tư dễ trên 700 triệu.
Kết luận ngắn
Muốn biết chính xác “mở quán cà phê hết bao nhiêu tiền”, bạn phải đánh giá từng yếu tố trên và xác định ưu tiên: tiết kiệm chi phí thuê hay đầu tư vào thiết bị và nguyên liệu? Quy mô, vị trí, chất lượng thiết bị và chiến lược marketing là những yếu tố quyết định nhất. Ở phần tiếp theo chúng mình sẽ chia sẻ 10 gợi ý cụ thể để tối ưu mỗi yếu tố này.

4. 10 Gợi Ý Tối Ưu Chi Phí và Vận Hành Hiệu Quả Năm 2025
Khi cân nhắc “mở quán cà phê hết bao nhiêu tiền”, việc tối ưu chi phí ngay từ đầu sẽ quyết định sống còn. Dưới đây là 10 gợi ý thực tế, phù hợp xu hướng 2025, giúp bạn giảm lãng phí, tăng hiệu suất và giữ dòng tiền an toàn.
4.1. 10 gợi ý thiết thực
4.1 Lập kế hoạch tài chính chi tiết và kịch bản doanh thu
Đừng mở mà không có con số. Lập bảng dự toán doanh thu – chi phí theo tháng (3 kịch bản: tốt, trung bình, xấu). Ví dụ: quán quy mô vừa dự kiến doanh thu 150–250 triệu/tháng, hãy lập ngân sách tiền thuê, nhân sự, nguyên liệu và giữ khoản dự phòng 20–30% tổng vốn.
Xác định rõ khách mục tiêu rồi tối giản menu: với quán takeaway, 6–8 món chủ lực; quán ngồi, 10–12 món. Menu tinh gọn giảm tồn kho, rút ngắn thời gian pha chế và giảm sai sót phục vụ.
4.3 Chọn mặt bằng thông minh — ưu tiên lưu lượng hơn vị trí “sang”
Thay vì chạy đua mặt tiền đắt đỏ, chọn vị trí có lưu lượng khách mục tiêu (gần văn phòng, trường học, khu dân cư). Mục tiêu: tiền thuê không vượt quá 10–15% doanh thu dự kiến để đảm bảo lợi nhuận bền vững.
4.4 Đầu tư thiết kế thông minh và tiết kiệm
Sử dụng vật liệu địa phương, đồ second-hand được tân trang, và tối ưu ánh sáng, cây xanh để tạo điểm nhấn. Chi phí cải tạo có thể giảm 20–40% so với thiết kế cao cấp mà vẫn giữ được phong cách riêng.
4.5 Ưu tiên trang thiết bị cốt lõi chất lượng — cân nhắc mua cũ
Chi tiền đúng chỗ: máy pha ổn định, máy xay bền, tủ lạnh tiết kiệm điện. Ví dụ: máy pha 1-group cho quán nhỏ có thể đầu tư 20–40 triệu; máy xay 3–10 triệu. Mua đồ đã qua sử dụng từ nguồn uy tín giúp giảm 30–50% chi phí ban đầu nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất.
4.6 Quản lý tồn kho chặt, áp dụng nguyên tắc “đặt hàng theo nhu cầu”
Thiết lập định mức tồn kho và điểm đặt hàng (reorder point) — ví dụ: đặt thêm hạt cà phê khi còn đủ dùng cho 7–10 ngày. Sử dụng phần mềm POS tích hợp quản lý kho để tránh dư thừa và hư hỏng nguyên liệu.
4.7 Xây dựng đội ngũ nhỏ nhưng đa năng, đào tạo bài bản
Tuyển nhân viên nhiều kỹ năng (pha chế kiêm thu tiền, phục vụ kiêm dọn dẹp) giúp tiết kiệm lương và tăng hiệu suất. Đầu tư đào tạo ban đầu (kỹ năng pha, upsell, chăm sóc khách) để giảm tỷ lệ nghỉ việc và chi phí tuyển lại.
4.8 Tận dụng kênh số và marketing chi phí thấp
Ưu tiên content trên mạng xã hội, chương trình khách thân thiết, và hợp tác micro-influencer. Ngân sách khởi điểm: chạy quảng cáo 3–6 triệu/tháng có thể đủ cho quán nhỏ; phối hợp event khai trương, voucher ưu đãi để kích cầu.
4.9 Tận dụng nền tảng giao hàng một cách chiến lược
Không lạm dụng nền tảng giao hàng nếu phí hoa hồng cao. Thiết kế menu riêng cho giao hàng, tính thêm phụ phí hợp lý hoặc kích cầu đặt trực tiếp qua fanpage để giảm chi phí hoa hồng (thường 15–30%).
4.10 Áp dụng công nghệ để tiết kiệm vận hành
Sử dụng POS tích hợp (chi phí phần cứng 5–12 triệu lần đầu, phần mềm 200–800k/tháng) giúp quản lý bán hàng, kho, nhân sự và chương trình khách hàng thân thiết. Đầu tư thiết bị tiết kiệm năng lượng (điều hòa inverter, đèn LED) có thể giảm hóa đơn điện 10–25% theo thời gian.
4.2. Kết hợp & ví dụ thực tế
Ví dụ minh họa cho quán quy mô vừa: nếu doanh thu kỳ vọng 200 triệu/tháng, tối ưu bằng cách giảm menu 30%, dùng máy pha 1–2 group (tối ưu chi phí 20–40%), quản lý tồn kho 7–10 ngày, và chạy quảng cáo 5 triệu/tháng. Kết quả mong đợi: giảm chi phí cố định và tăng biên lợi nhuận hàng tháng.
Lời khuyên cuối cùng: tối ưu không phải cắt mọi chi — mà là chi thông minh. Khi đã nắm rõ “mở quán cà phê hết bao nhiêu tiền”, hãy ưu tiên những khoản đầu tư có ROI rõ ràng và luôn giữ vốn dự phòng 20–30% để an toàn trước rủi ro.
5. Kết Luận
Câu hỏi “mở quán cà phê hết bao nhiêu tiền” không có một con số cố định vì phụ thuộc vào quy mô, vị trí và phong cách bạn chọn. Tuy nhiên, sau khi đi qua các khoản mục chi phí, ước tính theo quy mô và 10 gợi ý tối ưu, chúng ta đã có nền tảng rõ ràng để lập kế hoạch vốn, giảm rủi ro và bắt đầu thực tế hơn.
5.1. Tóm tắt ngân sách mẫu (ví dụ minh họa)
- Quán takeaway nhỏ (khoảng 10–20 m²): ~150 triệu đồng — Tiền đặt cọc thuê 30 triệu, cải tạo 20 triệu, thiết bị pha 40 triệu, nguyên vật liệu khởi đầu 10 triệu, POS & marketing 10 triệu, lương ban đầu 15 triệu, dự phòng 15 triệu.
- Quán quy mô vừa (khoảng 40–70 m²): ~400 triệu đồng — Thuê/đặt cọc 80 triệu, cải tạo 70 triệu, thiết bị + nội thất 120 triệu, nguyên liệu & kho 30 triệu, nhân sự + đào tạo 40 triệu, marketing 20 triệu, dự phòng 40 triệu.
- Quán lớn / đầu tư bài bản: 600–1.000 triệu đồng+ — Chi nhiều cho thiết kế, thiết bị cao cấp, đội ngũ chuyên nghiệp và thương hiệu; duy trì dự phòng ít nhất 20–30% tổng vốn.
5.2. Những điểm mấu chốt cần nhớ
- Lập kế hoạch chi tiết giúp bạn trả lời chính xác “mở quán cà phê hết bao nhiêu tiền” cho từng mô hình cụ thể.
- Vị trí quyết định chi phí thuê và lưu lượng khách; đồ dùng và nguyên liệu quyết định chất lượng dịch vụ.
- Ưu tiên đầu tư vào thiết bị cốt lõi và quản lý tồn kho để giảm chi phí vận hành dài hạn.
- Luôn giữ khoản dự phòng 20–30% tổng vốn để xử lý phát sinh và duy trì hoạt động trong tháng đầu.
5.3. 3 bước hành động ngay hôm nay
- Lập bảng chi tiết các khoản mục (thuê, cải tạo, thiết bị, nhân sự, marketing, dự phòng) và so sánh với ngân sách hiện có.
- Khảo sát 3–5 mặt bằng, hỏi giá thuê thực tế và ước lượng lưu lượng khách; đồng thời chọn 2–3 nhà cung cấp thiết bị/nguyên liệu để so sánh giá.
- Chuẩn bị vốn vận hành tối thiểu 3 tháng, trong đó có khoản dự phòng để vượt qua giai đoạn đầu chưa ổn định.
Chung quy, mở quán cà phê là hành trình kết hợp giữa đam mê và kế toán sắc sảo. Nếu bạn cần mình giúp bóc tách chi phí theo mô hình cụ thể (takeaway, vừa, lớn), mình sẵn sàng hỗ trợ tính toán chi tiết để bạn biết chính xác “mở quán cà phê hết bao nhiêu tiền” cho dự án của mình.
- Cà phê phin giấy là gì? 7 điều cần biết và gợi ý chọn mua
- Cà phê rang xay Đắk Lắk 2025: 7 loại tốt nhất, gợi ý đáng mua
- Hạt cà phê chưa rang: 7 gợi ý đáng mua, cách rang & bảo quản 2025
- Cách sử dụng cà phê phin giấy: 7 bước đơn giản và mẹo tốt nhất
- Top 10 Cà phê Robusta Việt Nam 2025: gợi ý tốt nhất, đáng mua