Mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn? Gợi ý ngân sách 2025: 50-300 triệu

Mở quán là hành trình thú vị nhưng cũng đầy thách thức. Trước khi hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn?”, chúng ta nên hiểu rõ những yếu tố quyết định số vốn cần chuẩn bị. Dưới đây là các đầu mục chính giúp bạn ước lượng và lập kế hoạch tài chính thực tế.

1. Các yếu tố quyết định vốn mở quán cà phê

1.1. Quy mô và mô hình kinh doanh

Quy mô là yếu tố then chốt. Một quán take-away hoặc kiosk sẽ cần vốn thấp hơn nhiều so với quán có chỗ ngồi 20–40 chỗ. Ở mức độ minh họa: quán mini thường rơi vào khoảng 50–100 triệu, quán quy mô vừa 100–300 triệu, quán lớn hoặc cao cấp vượt trên 300 triệu. Xác định mô hình ngay từ đầu để định hướng tất cả chi phí tiếp theo.

1.2. Vị trí mặt bằng

Vị trí ảnh hưởng trực tiếp đến tiền thuê và lượng khách. Mặt bằng trung tâm, mặt tiền có giá thuê cao (ví dụ 20–60 triệu/tháng), trong khi hẻm hoặc khu dân cư có thể 3–15 triệu/tháng. Lưu ý đặt cọc thường là 3–6 tháng thuê, nên khoản đặt cọc có thể bằng vài chục đến vài trăm triệu tùy vị trí.

1.3. Phong cách thiết kế và nội thất

Phong cách quyết định chi phí thi công. Thiết kế tối giản, tận dụng nội thất thanh lý sẽ tiết kiệm; thiết kế cao cấp, vật liệu nhập khẩu sẽ đẩy vốn lên. Tham khảo: chi phí sửa chữa/thi công có thể từ 20–50 triệu cho quán nhỏ, 50–150 triệu cho quán vừa.

1.4. Chất lượng trang thiết bị và nguyên vật liệu

Lựa chọn máy móc và nguyên liệu ảnh hưởng cả vốn ban đầu lẫn chất lượng sản phẩm. Ví dụ máy pha phổ thông 10–30 triệu, máy pha chuyên nghiệp 30–100 triệu, tủ lạnh 5–20 triệu. Nguyên vật liệu nhập kho ban đầu thường khoảng 10–30 triệu tùy menu.

1.5. Nhân sự và chi phí vận hành ban đầu

Số lượng và mức lương nhân viên là chi phí cố định hàng tháng. Một quán nhỏ có thể cần 2–3 nhân viên, lương mỗi người 6–12 triệu/tháng. Đừng quên chi phí đào tạo, đồng phục và bảo hiểm nếu có.

1.6. Pháp lý và an toàn

Giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm, và PCCC (nếu cần) là khoản không thể bỏ qua. Chi phí có thể nhỏ nếu tự xử lý giấy tờ, hoặc tốn thêm nếu thuê dịch vụ tư vấn; chuẩn bị khoản dự phòng cho các yêu cầu bổ sung của cơ quan chức năng.

1.7. Marketing, quảng bá và dự phòng vốn

Chi phí khai trương, thiết kế biển hiệu, chụp ảnh menu và chạy quảng cáo ban đầu giúp kéo khách. Giai đoạn khởi nghiệp nên chuẩn bị khoản marketing 5–20 triệu. Quan trọng hơn, cần có quỹ dự phòng để trang trải 3–6 tháng chi phí vận hành (thuê, lương, nguyên liệu). Mình khuyến nghị dự phòng chiếm khoảng 20–30% tổng vốn.

Kết luận ngắn: Không có một con số cố định cho câu hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn”; thay vào đó, hãy xác định rõ quy mô, vị trí, phong cách, chất lượng thiết bị, nhân sự và quỹ dự phòng để có con số thực tế và an toàn hơn cho kế hoạch của bạn.

2. Chi tiết các khoản mục chi phí cần thiết

Khi tính toán mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn, bước quan trọng là chia nhỏ từng khoản chi. Dưới đây mình liệt kê cụ thể từng hạng mục, kèm ví dụ và con số ước tính để bạn dễ lập ngân sách thực tế.

2.1. Chi phí thuê mặt bằng

Chi phí thuê mặt bằng bao gồm tiền đặt cọc (thường 3–6 tháng), tiền thuê tháng đầu và phí môi giới (nếu có). Ví dụ: nếu thuê mặt bằng 10 triệu/tháng, bạn cần chuẩn bị 30–60 triệu tiền cọc + 10 triệu tháng đầu = khoảng 40–70 triệu.

2.2. Chi phí thiết kế, thi công và sửa chữa

Thiết kế & thi công gồm thiết kế nội thất, xây sửa, hệ thống điện nước, ánh sáng và quầy bar. Mức phí biến động mạnh theo phong cách:

• Quán nhỏ: 20–50 triệu
• Quán vừa: 50–150 triệu
• Quán lớn/đầu tư cao: hàng trăm triệu

2.3. Chi phí trang thiết bị

Danh mục thiết bị chính: máy pha espresso, máy xay, tủ lạnh, máy lọc nước, tủ đông, máy POS, bộ ly cốc, dụng cụ pha chế, điều hòa/quạt, hệ thống âm thanh. Ước tính:

• Quán take-away: 15–40 triệu (máy pha phổ thông, tủ lạnh nhỏ)
• Quán vừa: 40–120 triệu (máy pha tốt, tủ đông, POS)
• Quán lớn: 120 triệu trở lên (máy chuyên nghiệp, thiết bị nhập khẩu)

2.4. Chi phí nguyên vật liệu ban đầu

Bao gồm cà phê (hạt hoặc bột), sữa tươi, siro, trà, topping, đồ đóng gói, ly/ống hút, đá, nước. Chuẩn bị đủ cho 1–2 tuần khai trương:

• Ước tính: 10–30 triệu tùy menu và quy mô
• Ví dụ: 10kg cà phê rang xay (giả sử 200.000–400.000/kg) sẽ tốn 2–4 triệu cho phần hạt ban đầu.

2.5. Chi phí nhân sự

Bao gồm lương tháng đầu, đào tạo, đồng phục và các khoản bảo hiểm (nếu có). Một ví dụ cho quán vừa:

• Barista: 6–10 triệu/người
• Thu ngân/Phục vụ: 5–7 triệu/người
• Quán vừa (3–4 nhân sự): chuẩn bị 20–40 triệu cho tháng đầu

2.6. Chi phí pháp lý và giấy phép

Các loại phí cần tính: đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, chứng nhận phòng cháy chữa cháy (nếu yêu cầu), lệ phí tư vấn luật sư/ kế toán. Tham khảo:

• Đăng ký kinh doanh: vài trăm nghìn đến vài triệu
• Giấy an toàn thực phẩm: 1–3 triệu (tùy nơi)
• Phòng cháy chữa cháy: 1–5 triệu hoặc theo yêu cầu bổ sung

2.7. Chi phí marketing và truyền thông

Khai trương cần đầu tư vào logo, menu, biển hiệu, in ấn, chụp ảnh, chạy quảng cáo Facebook/Google, khuyến mãi. Giai đoạn đầu nên dự trù 5–20 triệu. Ví dụ: chụp ảnh menu chuyên nghiệp khoảng 2–5 triệu, quảng cáo Facebook 3–7 triệu cho chiến dịch khai trương.

2.8. Chi phí vận hành ban đầu và dự phòng

Khoản này cực kỳ quan trọng. Bao gồm tiền điện nước, internet, vật tư tiêu hao, bảo trì, và quỹ dự phòng. Mình khuyên nên có ít nhất 3–6 tháng chi phí vận hành dự phòng, tương đương khoảng 20–30% tổng vốn khởi đầu. Ví dụ: nếu chi phí vận hành mỗi tháng ~30 triệu, bạn nên có 90–180 triệu làm dự phòng.

Tóm tắt phân bổ chi phí (tham khảo)

• Thuê mặt bằng + đặt cọc: 20–30% tổng vốn
• Thiết kế & thi công: 10–30%
• Trang thiết bị: 15–40%
• Nguyên vật liệu & nhân sự tháng đầu: 10–20%
• Marketing + pháp lý: 5–10%
• Dự phòng: 20–30%

Lưu ý cuối cùng: Những con số trên là ước tính để trả lời câu hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn” theo các mô hình khác nhau. Bạn nên lập bảng chi tiết theo từng hạng mục, so sánh nhiều nhà cung cấp và giữ quỹ dự phòng để tránh rủi ro giai đoạn đầu.

3. Ngân sách ước tính theo từng mô hình quán cà phê

Để trả lời câu hỏi mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn, dưới đây mình đưa ra ước tính cụ thể theo 3 mô hình phổ biến. Mỗi mô hình kèm theo ví dụ ngân sách minh họa và tỷ lệ phân bổ chi phí để bạn dễ hình dung và lập dự toán.

3.1. Mô hình A: Take-away / Kiosk nhỏ (50 – 100 triệu)

Đặc điểm: diện tích nhỏ, chủ yếu bán mang đi, tối giản nhân sự và nội thất.

• Tổng ngân sách tham khảo: 50 – 100 triệu (ví dụ: 70 triệu).
• Phân bổ (ví dụ 70 triệu):
  • Tiền đặt cọc + thuê 1-2 tháng: 12 – 20 triệu
  • Thiết kế & sửa chữa tối giản: 5 – 10 triệu
  • Thiết bị cơ bản (máy pha 1 nhóm phổ thông, máy xay, tủ lạnh nhỏ): 10 – 20 triệu
  • Nguyên vật liệu ban đầu: 5 – 10 triệu
  • Chi phí pháp lý & giấy phép: 1 – 3 triệu
  • Marketing khai trương + biển hiệu, menu: 2 – 5 triệu
  • Vốn lưu động / dự phòng (1-2 tháng): 10 – 15 triệu
• Lưu ý: với mô hình này nên ưu tiên máy pha và xay tốt trong tầm giá, tận dụng vị trí trong tòa nhà hoặc chỗ đông người để giảm chi phí mặt bằng.

3.2. Mô hình B: Quán quy mô vừa (100 – 300 triệu)

Đặc điểm: không gian ngồi 20–40 chỗ, đầu tư thiết kế, menu đa dạng hơn, cần nhân sự ổn định.

• Tổng ngân sách tham khảo: 100 – 300 triệu (ví dụ: 180 triệu).
• Phân bổ (ví dụ 180 triệu):
  • Tiền đặt cọc + thuê 2-3 tháng: 30 – 60 triệu
  • Thiết kế & thi công (nội thất, quầy bar, điện nước): 40 – 80 triệu
  • Thiết bị chuyên nghiệp (máy pha 2 nhóm/ bán chuyên, máy xay, tủ đông, máy lọc nước): 40 – 80 triệu
  • Nguyên vật liệu khởi động: 10 – 25 triệu
  • Lương nhân sự tháng đầu + đào tạo (2–4 người): 15 – 30 triệu
  • Marketing khai trương + chụp hình menu: 5 – 15 triệu
  • Phí pháp lý, PCCC nếu cần: 2 – 5 triệu
  • Vốn lưu động / dự phòng (3 tháng): 30 – 60 triệu
• Lưu ý: ở tầm này, đầu tư vào trải nghiệm khách hàng (thiết kế, menu đặc trưng) và hệ thống vận hành là khoản quyết định tốc độ hoàn vốn.

3.3. Mô hình C: Quán lớn / cao cấp (trên 300 triệu)

Đặc điểm: diện tích rộng, thiết kế cầu kỳ, thiết bị cao cấp, tập trung xây dựng thương hiệu.

• Tổng ngân sách tham khảo: Trên 300 triệu (ví dụ phổ biến: 400 – 800 triệu tùy vị trí và concept).
• Phân bổ điển hình:
  • Mặt bằng (đặt cọc + thuê): 80 – 200 triệu
  • Thiết kế & thi công chuyên nghiệp: 100 – 300 triệu
  • Thiết bị nhập khẩu/ chuyên nghiệp: 100 – 300 triệu
  • Nguyên vật liệu khởi động: 20 – 50 triệu
  • Nhân sự & quản lý vận hành (tháng đầu): 30 – 80 triệu
  • Marketing xây dựng thương hiệu: 20 – 100 triệu
  • Dự phòng & vốn lưu động (3–6 tháng): phần lớn ngân sách phải đảm bảo dòng tiền ổn định
• Lưu ý: phân khúc này yêu cầu kế hoạch kinh doanh và dự toán kỹ lưỡng hơn, thường cần nguồn vốn ổn định hoặc vay đầu tư có lộ trình hoàn vốn cụ thể.

3.4. Tóm tắt và gợi ý thực tế

Ở mọi mô hình, khoản dự phòng đủ cho 3–6 tháng chi phí vận hành là điều bắt buộc để tránh gãy dòng tiền. Khi lập ngân sách, chúng ta nên chia theo 3 nhóm chính: chi phí cố định (mặt bằng, cọc), chi phí đầu tư ban đầu (thiết kế, thiết bị) và vốn lưu động (nguyên liệu, lương, dự phòng). Với ví dụ trên bạn có thể điều chỉnh từng mục theo thực tế vị trí, thương hiệu và mục tiêu doanh thu. Chúc bạn xác định được con số phù hợp và sẵn sàng trả lời câu hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn” một cách thực tế, khả thi.

4. Lời khuyên tối ưu chi phí và chuẩn bị vốn hiệu quả

Khi xác định “mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn”, điều quan trọng không chỉ là con số ban đầu mà là cách chúng ta phân bổ và tối ưu từng đồng vốn. Dưới đây là những lời khuyên thực tế, dễ áp dụng để giảm rủi ro tài chính, tiết kiệm chi phí và chuẩn bị nguồn vốn hợp lý trước khi khai trương.

4.1. Lập kế hoạch tài chính rõ ràng

Trước tiên, hãy lập bảng dự toán chi tiết từng hạng mục: tiền đặt cọc, sửa chữa, thiết bị, nguyên vật liệu, lương, marketing và chi phí dự phòng. Mình khuyên mỗi kế hoạch kèm theo kịch bản lạc quan, thực tế và xấu nhất. Theo đó, ước tính thời gian hoàn vốn và điểm hòa vốn dựa trên doanh thu trung bình ước tính.

4.2. Tiết kiệm theo hạng mục — những mẹo cụ thể

1. Mặt bằng

Tìm mặt bằng trong hẻm, khu dân cư hoặc tận dụng quầy kiosk trong tòa nhà để giảm tiền thuê. Đàm phán giảm tiền cọc xuống 1–2 tháng hoặc thanh toán theo đợt với chủ nhà nếu có thể. Ví dụ: với mặt bằng 10 triệu/tháng, cố gắng giảm cọc từ 40–70 triệu xuống còn 20–30 triệu bằng cách thương lượng.

2. Thiết kế và thi công

Tận dụng phong cách tối giản, sử dụng đồ nội thất thanh lý hoặc tự làm một số món để tiết kiệm. Nếu có thể, tự thiết kế bố cục quán để giảm chi phí thiết kế chuyên nghiệp.

3. Thiết bị

Xem xét mua thiết bị đã qua sử dụng chất lượng hoặc thuê theo tháng. Tham khảo mức giá tham khảo: máy pha espresso đã qua sử dụng 15–40 triệu, máy mới phân khúc entry 40–80 triệu, máy xay 5–12 triệu, tủ lạnh 6–15 triệu. Thuê máy pha có thể chỉ 2–5 triệu/tháng, phù hợp khi vốn khởi đầu hạn chế.

4. Nguyên vật liệu và nhà cung cấp

So sánh 3 nhà cung cấp để có giá tốt và chính sách đổi trả. Mua nguyên liệu theo lô lớn ban đầu (ví dụ 10–20 kg cà phê) để được chiết khấu nhưng vẫn giữ dự trữ không quá nhiều. Áp dụng quản lý tồn kho theo FIFO để tránh lãng phí.

5. Nhân sự và vận hành

Đào tạo nhân viên đa nhiệm: pha chế và thu ngân kiêm nhiệm sẽ giảm số lượng nhân viên. Xây dựng quy trình tiết kiệm thời gian và nguyên liệu để tối ưu chi phí vận hành hàng tháng.

4.3. Chuẩn bị vốn và dự phòng

Luôn giữ khoản dự phòng tương đương ít nhất 3–6 tháng chi phí vận hành, bao gồm tiền thuê, lương, điện nước, nguyên liệu. Ví dụ: nếu chi phí vận hành 1 tháng khoảng 30 triệu, bạn cần chuẩn bị dự phòng 90–180 triệu. Với mô hình take-away (50–100 triệu tổng vốn), dự phòng nên là 15–30 triệu. Với mô hình quy mô vừa (100–300 triệu), dự phòng 30–90 triệu là hợp lý.

4.4. Nguồn vốn thông minh

Không chỉ dùng vốn tự có. Bạn có thể vay ngân hàng với kế hoạch trả nợ rõ ràng, kêu gọi góp vốn bạn bè, hoặc tìm nhà đầu tư nhỏ. Hãy ưu tiên các khoản vay có lãi suất rõ ràng và thời hạn phù hợp. Tránh vay quá cao so với dự toán doanh thu để không tạo áp lực trả nợ sớm.

4.5. Marketing hiệu quả chi phí thấp

Tập trung vào mạng xã hội, chương trình khuyến mãi khai trương, hợp tác với micro-influencer và tận dụng đánh giá trên các nền tảng đặt đồ ăn. Ngân sách ban đầu 5–20 triệu có thể dùng cho thiết kế logo, menu, biển hiệu và quảng cáo online tập trung.

4.6. Kiểm soát và theo dõi KPI

Thiết lập KPI đơn giản như doanh thu trung bình/ngày, số hóa đơn trung bình và tỷ lệ quay lại khách hàng. Theo dõi cashflow hàng tuần để kịp điều chỉnh chi phí. Mình khuyên nên cập nhật báo cáo thu chi hàng tuần trong 3 tháng đầu.

4.7. Ví dụ minh họa áp dụng vào 2 mô hình

Take-away (Vốn 70 triệu): đặt cọc 20 triệu, thiết bị cũ + máy pha thuê 20 triệu, nguyên liệu ban đầu 10 triệu, marketing 5 triệu, dự phòng 15 triệu. Trong 3–6 tháng đầu, tối ưu giờ cao điểm và giao hàng để tăng doanh thu.

Quán vừa (Vốn 180 triệu): đặt cọc 40–60 triệu, sửa chữa & nội thất 50–70 triệu, thiết bị mới/half-new 50–80 triệu, nguyên liệu & nhân sự khởi đầu 20–30 triệu, marketing 10–15 triệu, dự phòng 30–60 triệu. Ưu tiên trải nghiệm khách, kiểm soát chi phí nguyên vật liệu và đào tạo nhân viên đa nhiệm.

Kết luận: Việc biết chính xác “mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn” là quan trọng nhưng quan trọng hơn là cách bạn dùng vốn đó. Lập kế hoạch chi tiết, ưu tiên khoản chi sinh lời, đàm phán tốt với nhà cung cấp và luôn giữ dự phòng 3–6 tháng sẽ giúp quán đi qua giai đoạn khởi nghiệp an toàn và bền vững.

5. Kết luận

Với câu hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn”, câu trả lời ngắn gọn là: không có con số cố định, nhưng khung phổ biến cho năm 2025 dao động khoảng 50–300 triệu đồng tùy mô hình. Điều then chốt không phải chỉ là số tiền ban đầu, mà là cách bạn phân bổ vốn, chuẩn bị quỹ dự phòng và lên kế hoạch vận hành rõ ràng.

5.1. Những điểm cần nhớ

• Xác định mô hình trước tiên: take-away (50–100 triệu), quán vừa (100–300 triệu) hay cao cấp (trên 300 triệu).
• Dự phòng ít nhất 3–6 tháng chi phí vận hành để vượt qua giai đoạn khởi nghiệp.
• Lập kế hoạch chi tiết cho mặt bằng, thiết bị, nguyên vật liệu, nhân sự và marketing trước khi giải ngân.
• Ước tính thời gian hoàn vốn thực tế: thường nằm trong khoảng 12–24 tháng, tùy vị trí và quản lý.

5.2. Ví dụ phân bổ vốn (tham khảo)

• Ngân sách 100 triệu: Thuê & đặt cọc 30–40 triệu, thiết bị & nội thất 25–30 triệu, nguyên vật liệu ban đầu 10–15 triệu, marketing 5–8 triệu, dự phòng 10–20 triệu.
• Ngân sách 200 triệu: Thuê & đặt cọc 50–70 triệu, thiết kế + thi công 40–60 triệu, thiết bị 40–50 triệu, nguyên vật liệu 15–25 triệu, marketing 10–15 triệu, dự phòng 20–30 triệu.

Nếu bạn đang cân nhắc mở quán, hãy bắt đầu bằng một bảng dự toán chi tiết và một kế hoạch kinh doanh thực tế. Mình sẵn sàng hỗ trợ bạn tinh chỉnh ngân sách theo địa điểm và mô hình cụ thể—nói mình biết số vốn bạn có, mình sẽ gợi ý phân bổ phù hợp. Chúc bạn hiện thực hóa ước mơ quán cà phê một cách bền vững!