Mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền 2025: chi phí & 7 lưu ý

Mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền là câu hỏi đầu tiên của hầu hết người khởi nghiệp. Trong bài này chúng ta sẽ dự trù chi phí mở quán cà phê năm 2025 theo từng hạng mục và đưa ra các kịch bản minh họa, giúp bạn hình dung số vốn cần chuẩn bị thực tế và có kế hoạch rõ ràng.

1. Dự trù chi phí mở quán cà phê năm 2025: Phân tích chi tiết

Để dự trù hợp lý, hãy chia chi phí thành hai nhóm: chi phí cố định ban đầu và chi phí vận hành biến đổi. Dưới đây là phân tích từng khoản chính cùng ví dụ ngân sách cụ thể theo mô hình.

1.1. Các khoản chi phí chính (tổng quan)

• Thuê mặt bằng: tiền cọc + tiền thuê trả trước. Ảnh hưởng lớn nhất tới tổng vốn.
• Thiết kế & sửa chữa: cải tạo, nội thất, điện nước, PCCC nếu cần.
• Trang thiết bị: máy pha, máy xay, tủ lạnh, bàn ghế, dụng cụ phục vụ.
• Nguyên vật liệu ban đầu: cà phê, sữa, siro, vật tư tiêu hao (cốc, ống hút).
• Nhân sự: lương, bảo hiểm, đào tạo ban đầu.
• Pháp lý & giấy phép: đăng ký kinh doanh, ATVSTP, PCCC (nếu áp dụng).
• Marketing khai trương: biển hiệu, sự kiện, quảng cáo online.
• Quỹ dự phòng: chi phí phát sinh và duy trì 3–6 tháng đầu.

1.2. Kịch bản ngân sách minh họa (tham khảo cho năm 2025)

1) Mô hình take-away / xe đẩy

Phù hợp người mới bắt đầu, vốn nhỏ.

• Tổng vốn dự kiến: 50 – 150 triệu đồng.
• Ví dụ phân bổ: thiết bị & xe: 20–50 triệu; nguyên liệu ban đầu: 5–15 triệu; marketing & giấy phép: 3–10 triệu; quỹ dự phòng: 10–30 triệu.

2) Quán nhỏ (20–50 m², không gian ngồi cơ bản)

Mô hình phổ biến cho thị trường thành phố nhỏ và khu dân cư.

• Tổng vốn dự kiến: 300 – 500 triệu đồng.
• Ví dụ phân bổ: thuê mặt bằng (tiền cọc + 1–2 tháng): 100–250 triệu; thiết kế & sửa chữa: 50–120 triệu; trang thiết bị: 50–120 triệu; nguyên vật liệu & nhân sự tháng đầu: 30–60 triệu; marketing + pháp lý: 10–30 triệu; dự phòng: 20–60 triệu.

3) Quán lớn / có không gian sáng tạo (>50 m²)

Đầu tư cho không gian, nội thất, đội ngũ và trải nghiệm khách hàng.

• Tổng vốn dự kiến: 500 triệu – 1 tỷ đồng hoặc hơn.
• Ví dụ phân bổ: thuê mặt bằng: 200–600 triệu; thiết kế & nội thất cao cấp: 100–300 triệu; thiết bị chuyên nghiệp: 100–250 triệu; nhân sự & nguyên liệu tháng đầu: 50–120 triệu; marketing & pháp lý: 20–50 triệu; dự phòng: 50–200 triệu.

Lưu ý với quán nhượng quyền: ngoài chi phí mở cửa, bạn cần tính thêm phí nhượng quyền và chi phí tuân thủ tiêu chuẩn thương hiệu; tổng vốn có thể từ vài trăm triệu đến vài tỷ tùy thương hiệu.

1.3. Ghi chú quan trọng khi lập dự trù

• Do xu hướng lạm phát và biến động giá nguyên liệu, nên cộng thêm 20–30% dự phòng cho dự toán ban đầu.
• Ưu tiên đầu tư vào máy pha tốt và đào tạo barista — chất lượng đồ uống quyết định tỉ lệ khách quay lại.
• Chuẩn bị quỹ hoạt động đủ cho 3–6 tháng để vượt giai đoạn chưa ổn định về doanh thu.
• Tùy vị trí, hãy cân nhắc chọn phương án tiết kiệm ban đầu (ví dụ: thuê mặt bằng trong hẻm + marketing online) nếu ngân sách hạn chế.

Tóm lại, khi hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền”, chúng ta không có con số cố định duy nhất. Hãy xác định rõ mô hình, vị trí và chuẩn bị quỹ dự phòng hợp lý để giảm rủi ro và tăng cơ hội thành công.

2. Các yếu tố quyết định tổng chi phí mở quán cà phê

Khi đặt câu hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền?”, điều quan trọng là hiểu rằng không có một con số cố định. Tổng vốn phụ thuộc vào một chuỗi yếu tố liên kết với nhau. Phần này sẽ làm rõ những yếu tố quyết định chính, kèm ví dụ minh họa để bạn dễ hình dung và lên kế hoạch thực tế.

2.1. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến tổng chi phí

1. Quy mô và mô hình kinh doanh
Quán take-away, quán nhỏ có chỗ ngồi hay quán diện tích lớn đều dẫn tới chi phí khác nhau. Quy mô quyết định mặt bằng, số lượng thiết bị, và nhân sự cần thuê.

2. Vị trí mặt bằng
Mặt tiền trung tâm, gần văn phòng hay khu du lịch có giá thuê cao hơn hẻm nhỏ. Vị trí tốt giảm rủi ro doanh thu nhưng tăng vốn ban đầu (tiền cọc, sửa chữa). Đây thường là yếu tố tác động lớn nhất tới tổng chi phí.

3. Phong cách thiết kế và nội thất
Thiết kế tối giản, công nghiệp hay sang trọng sẽ quyết định chi phí thi công. Thiết kế độc đáo có thể tốn thêm nhưng giúp thu hút khách, ảnh hưởng cả đầu tư marketing và doanh thu lâu dài.

4. Chất lượng trang thiết bị và công nghệ
Máy pha của thương hiệu cao cấp, hệ thống POS, điều hòa, hệ thống âm thanh khiến chi phí tăng nhanh. Thiết bị bền, tiết kiệm điện có thể giảm chi phí vận hành về sau.

5. Menu và nguyên vật liệu
Chọn cà phê đặc sản, sữa hữu cơ hay nguyên liệu nhập khẩu sẽ làm tăng chi phí nguyên liệu hàng tháng và yêu cầu thiết bị chuyên dụng.

6. Nhân sự và vận hành
Số lượng và trình độ nhân viên, chính sách lương thưởng, chi phí đào tạo ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí cố định hàng tháng.

7. Pháp lý, giấy phép và quy định an toàn
Chi phí làm giấy phép ATVSTP, PCCC, đăng ký kinh doanh, đăng ký nhãn hiệu (nếu có) đều cần tính vào tổng vốn ban đầu.

8. Marketing, khai trương và chi phí thu hút khách
Biển hiệu, khai trương, quảng cáo online hay hợp tác KOL đều cần ngân sách; ở vị trí kém thuận lợi, chi phí này tăng để bù cho lưu lượng khách thấp.

9. Chi phí tài chính và dự phòng
Nếu vay ngân hàng, lãi suất và phí phạt sẽ làm tăng tổng chi phí thực tế. Luôn cần quỹ dự phòng cho 3–6 tháng vận hành (khuyến nghị 20–30% tổng vốn).

2.2. Ví dụ minh họa — để bạn hình dung

Ví dụ A: Quán take-away nhỏ
Tổng dự kiến: ~100–150 triệu đồng. Phân bổ: thiết bị + máy pha 30–50 triệu, xe/kiốt 10–20 triệu, nguyên liệu ban đầu 5–10 triệu, giấy phép + marketing 5–15 triệu, quỹ dự phòng 30–50 triệu.

Ví dụ B: Quán nhỏ 30–50m2 (không nhượng quyền)
Tổng dự kiến: ~300–500 triệu đồng. Phân bổ: tiền cọc + thuê 100–200 triệu (tùy vị trí), sửa chữa + thiết kế 50–150 triệu, thiết bị 50–120 triệu, nguyên liệu + nhân sự tháng đầu 30–60 triệu, marketing + pháp lý 10–30 triệu, dự phòng 50–100 triệu.

Ví dụ C: Quán lớn hoặc thương hiệu nhượng quyền
Tổng dự kiến: 500 triệu – vài tỷ đồng. Nhượng quyền còn cộng phí thương hiệu, cam kết doanh thu, và yêu cầu đầu tư theo chuẩn thương hiệu.

2.3. Mẹo thực tế để kiểm soát tổng chi phí

• Lên mô hình rõ ràng trước: take-away hay có chỗ ngồi, menu gọn để giảm thiết bị và kho.
• Ưu tiên chi tiêu cho những mục tạo doanh thu trực tiếp: vị trí, chất lượng cà phê, trải nghiệm khách.
• Cân nhắc thuê trang thiết bị trước khi mua để giảm vốn đầu tư ban đầu.
• Dự phòng quỹ tối thiểu 20% tổng vốn và tính thêm chi phí lãi vay nếu dùng vốn vay.
• So sánh giá nhà thầu, vật liệu, và cân nhắc thiết kế tối giản nhưng hiệu quả.

Nhìn chung, khi hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền”, điều mình khuyên là xác định mô hình và vị trí trước, sau đó cộng các yếu tố trên để ra con số hợp lý. Quy mô, vị trí và phong cách là ba trụ cột quyết định lớn nhất — còn lại là tối ưu quản lý và dự phòng rủi ro.

3. Nguồn vốn đầu tư và chuẩn bị tài chính

Trước khi quyết định mở quán, câu hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền” chỉ là bước đầu. Quan trọng hơn là chúng ta biết lấy tiền từ đâu, phân bổ ra sao và có kế hoạch trả nợ cùng quỹ dự phòng như thế nào. Phần này tập trung vào các nguồn vốn thực tế, cách lập kế hoạch tài chính ban đầu và ví dụ minh họa giúp bạn dự trù hợp lý.

3.1 Các nguồn vốn phổ biến và ưu nhược điểm

• Vốn tự có: an toàn, không phải trả lãi, phù hợp quán nhỏ hoặc take-away. Nhược điểm là hạn chế quy mô nếu vốn ít.
• Vay ngân hàng: lãi suất thấp hơn nhiều so với các kênh khác, phù hợp khi bạn có phương án kinh doanh rõ ràng và tài sản thế chấp. Tuy nhiên thủ tục mất thời gian và cần kế hoạch dòng tiền chặt chẽ để trả nợ.
• Vay tín chấp/vi mô: nhanh, không cần tài sản thế chấp nhưng lãi suất cao hơn. Dùng cho khoản nhỏ, nhu cầu gấp.
• Kêu gọi nhà đầu tư/đối tác: giảm áp lực vốn ban đầu, nhận hỗ trợ về thương hiệu hoặc vận hành. Đổi lại bạn phải nhượng một phần lợi nhuận hoặc cổ phần.
• Vốn hỗ trợ gia đình, bạn bè: linh hoạt, đôi khi không lãi suất. Rủi ro là quan hệ cá nhân nếu kinh doanh gặp khó.

3.2 Cách phân bổ vốn (mô hình tham khảo)

Dưới đây là vài mô hình phân bổ vốn thực tế theo quy mô quán để bạn tham khảo:

• Quán take-away (tổng vốn 80 triệu): vốn tự có 60% (48 triệu), vay vi mô 30% (24 triệu), dự phòng 10% (8 triệu).
• Quán nhỏ 30–50m2 (tổng vốn 400 triệu): vốn tự có 40% (160 triệu), vay ngân hàng 40% (160 triệu), hỗ trợ gia đình 20% (80 triệu).
• Quán lớn/không gian >50m2 (tổng vốn 800 triệu): vốn tự có 30% (240 triệu), vay ngân hàng 50% (400 triệu), nhà đầu tư 20% (160 triệu).

Lưu ý: tỷ lệ có thể điều chỉnh tùy mức độ chấp nhận rủi ro và khả năng trả nợ của bạn.

3.3 Lập kế hoạch tài chính chi tiết

Một kế hoạch tài chính rõ ràng gồm:

• Danh sách chi tiết các khoản đầu tư ban đầu: tiền cọc, sửa chữa, thiết bị, nguyên vật liệu, marketing.
• Dự toán chi phí vận hành hàng tháng: thuê, nhân sự, nguyên liệu, điện nước, internet, khấu hao thiết bị.
• Dòng tiền dự kiến 12 tháng: doanh thu theo ngày/tuần, biến động mùa vụ, điểm hòa vốn.
• Kế hoạch trả nợ: lịch trả gốc và lãi, tỷ lệ thu nhập dành cho trả nợ tối đa 30–40% doanh thu ròng trong giai đoạn đầu.
• Quỹ dự phòng: ít nhất 20–30% tổng vốn đầu tư hoặc đủ chi trả 3–6 tháng chi phí vận hành.

3.4 Ví dụ minh họa dòng tiền & điểm hòa vốn (quán nhỏ)

Giả sử quán 30 chỗ, doanh thu trung bình 100 khách/ngày, giá bill trung bình 40.000đ:

• Doanh thu: 100 x 40.000 x 30 = 120.000.000đ/tháng.
• Chi phí hàng tháng: thuê 30.000.000; nhân sự 25.000.000; nguyên liệu 40.000.000; điện-nước-internet 5.000.000; marketing 3.000.000. Tổng ≈ 103.000.000đ.
• Lợi nhuận trước thuế ≈ 17.000.000đ/tháng. Nếu bạn đầu tư ban đầu 400 triệu, điểm hòa vốn về vốn (payback) ≈ 400 / 17 = ~24 tháng (không tính thuế, lãi vay).

Con số này cho thấy: tăng khách hàng, nâng bill trung bình hoặc tối ưu chi phí sẽ rút ngắn thời gian hoàn vốn.

3.5 Chuẩn bị hồ sơ khi vay ngân hàng hoặc gọi vốn

• Kế hoạch kinh doanh (business plan) rõ ràng: mô tả mô hình, khách hàng mục tiêu, dự báo doanh thu và lợi nhuận 3 năm.
• Báo cáo dự toán vốn, bảng cân đối, bảng dòng tiền 12 tháng.
• Hồ sơ nhân thân, phương án đảm bảo (tài sản thế chấp) và lịch sử tín dụng nếu có.
• Trường hợp gọi vốn: pitch deck nêu điểm khác biệt, quy mô thị trường, chiến lược marketing và dự báo trả lợi nhuận cho nhà đầu tư.

3.6 Mẹo thực tiễn để giảm rủi ro tài chính

• Bắt đầu nhỏ, test thị trường trước khi mở rộng.
• Ưu tiên mua thiết bị đã qua sử dụng chất lượng tốt để cắt giảm chi phí ban đầu.
• Thương lượng thuê mặt bằng: cố gắng giảm tiền cọc hoặc xin miễn giảm giá thuê tháng đầu khai trương.
• Thiết lập hệ thống quản lý tồn kho để tránh lãng phí nguyên vật liệu.
• Dự trù kịch bản xấu nhất và lập quỹ khẩn cấp để không “đứt gánh” khi doanh thu thấp.

Kết luận: Việc trả lời “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền” chưa đủ—bạn cần biết vốn lấy từ đâu, phân bổ thế nào và có kế hoạch dòng tiền rõ ràng. Chuẩn bị kỹ hồ sơ vay vốn, giữ quỹ dự phòng và lập dự toán chi tiết sẽ là nền tảng giúp quán của chúng ta chạy ổn định và bền vững.

4. Giấy phép và thủ tục pháp lý cần thiết

Trước khi hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền”, bạn cũng nên tính đến chi phí và thời gian dành cho các giấy phép. Việc hoàn tất thủ tục pháp lý từ đầu giúp tránh rủi ro phạt hành chính, đóng cửa tạm thời và tạo niềm tin với khách hàng. Dưới đây là các giấy tờ bắt buộc, quy trình nộp hồ sơ, ước tính chi phí và vài mẹo thực tế để tiết kiệm thời gian, tiền bạc.

4.1. Các giấy phép bắt buộc

• Đăng ký kinh doanh: chọn hộ kinh doanh (quán nhỏ) hoặc thành lập công ty (quán có ý định mở chuỗi). Giấy phép này xác định mã ngành, hóa đơn, nghĩa vụ thuế.
• Giấy chứng nhận An toàn Vệ sinh Thực phẩm (ATVSTP): bắt buộc cho tất cả cơ sở bán đồ uống, đồ ăn. Bao gồm chứng chỉ người quản lý/nhân viên biết an toàn thực phẩm và kiểm tra cơ sở của y tế địa phương.
• Giấy chứng nhận Phòng cháy chữa cháy (PCCC): thường cần nghiệm thu đối với mặt bằng kinh doanh, nhất là quán có diện tích lớn hoặc nhiều tầng.
• Các giấy phép phụ: đăng ký biển hiệu với UBND phường (nếu cần), giấy phép quảng cáo, đăng ký nhãn hiệu (nếu muốn bảo hộ thương hiệu), giấy phép mở nhạc (nếu phát nhạc bản quyền trong quán).

4.2. Thủ tục cơ bản và thời gian thực hiện

1. Chọn loại hình kinh doanh và chuẩn bị hồ sơ: CMND/Hộ chiếu, hợp đồng thuê mặt bằng, giấy ủy quyền (nếu cần).
2. Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký Kinh doanh/Đăng ký online: thường hoàn tất trong 3–7 ngày làm việc.
3. Liên hệ Trung tâm Y tế dự phòng hoặc Phòng Y tế để xin chứng nhận ATVSTP: thời gian kiểm tra và cấp giấy 7–30 ngày tùy địa phương.
4. Liên hệ đơn vị PCCC để lập hồ sơ nghiệm thu và kiểm tra thực tế; nếu phải lắp thiết bị, thời gian hoàn thiện có thể kéo dài hơn (7–30 ngày sau thi công).
5. Hoàn tất các giấy phép phụ (biển hiệu, quảng cáo, nhãn hiệu) theo nhu cầu.

4.3. Chi phí ước tính và ví dụ minh họa

• Đăng ký kinh doanh: ước tính 0.5–3 triệu (tự làm rẻ hơn, thuê dịch vụ cao hơn).
• Chứng nhận ATVSTP và khóa học nhân viên: ước tính 0.5–2 triệu tùy số lượng nhân viên và phí địa phương.
• PCCC (kiểm tra/nhận nghiệm thu, chi phí trang bị báo cháy, bình chữa cháy nếu cần): ước tính 1–10 triệu tùy quy mô và yêu cầu kỹ thuật.
• Giấy phép biển hiệu/quảng cáo, đăng ký nhãn hiệu: từ vài trăm nghìn đến vài triệu hoặc cao hơn nếu dùng dịch vụ luật sư/đăng ký thương hiệu.

Ví dụ thực tế: một quán nhỏ 30m2 hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh có thể chi khoảng 2–5 triệu đồng cho toàn bộ thủ tục pháp lý ban đầu; nếu thành lập công ty TNHH và đăng ký nhãn hiệu, con số này có thể tăng lên 5–20 triệu đồng.

4.4. Lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý

• Luôn giữ bản gốc giấy tờ tại quán để lực lượng thanh tra thuận tiện kiểm tra.
• Chuẩn bị hợp đồng thuê mặt bằng rõ ràng, trong đó thể hiện quyền sử dụng kinh doanh quán cà phê (tránh tranh chấp sau này).
• Đào tạo nhân viên về an toàn thực phẩm và PCCC, có chứng chỉ theo quy định để xuất trình khi cần.
• Nếu muốn tiết kiệm thời gian, bạn có thể thuê dịch vụ luật/sơ chế hồ sơ uy tín; chi phí dịch vụ thường bù lại bằng sự nhanh chóng và chính xác.
• Chọn mặt bằng đã có một số giấy phép sẵn (ví dụ trung tâm thương mại hoặc mặt bằng từng là quán ăn) sẽ giảm công việc và chi phí ban đầu.

Hoàn tất giấy phép không chỉ là chi phí bắt buộc trong bảng dự trù “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền” mà còn là khoản đầu tư để quán vận hành ổn định, tránh rủi ro phạt và tạo uy tín với khách hàng. Mình khuyên bạn lên danh sách giấy tờ cần có ngay khi bắt đầu lập kế hoạch tài chính.

5. Quản lý tài chính và dự phòng rủi ro

5.1. Đặt vấn đề ngắn gọn

Khi tìm hiểu “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền”, nhiều bạn chỉ quan tâm chi phí ban đầu. Mình khuyên: điều quyết định sống còn là quản lý tài chính hàng ngày và có kế hoạch dự phòng rủi ro rõ ràng. Phần này tập trung cách dự báo doanh thu, tính điểm hòa vốn, xây quỹ dự phòng và các kịch bản ứng phó cụ thể.

5.2. Dự báo doanh thu và tính điểm hòa vốn (break-even)

Bắt đầu bằng công thức đơn giản:

Điểm hòa vốn (cốc/ngày) = Tổng chi phí cố định hàng tháng / ((Giá bán trung bình – Chi phí biến đổi trên 1 đơn vị) × Số ngày mở cửa)

Ví dụ minh họa cho quán nhỏ:

• Chi phí cố định: tiền thuê + lương + điện nước = 40.000.000đ/tháng
• Giá bán trung bình: 45.000đ/ly, chi phí nguyên liệu/ly: 15.000đ → biên lợi nhuận đơn vị = 30.000đ
• Điểm hòa vốn = 40.000.000 / (30.000 × 26 ngày) ≈ 51 ly/ngày

Con số này giúp bạn biết mục tiêu tối thiểu. Nếu là quán take-away với chi phí cố định 15 triệu, điểm hòa vốn có thể chỉ 15–20 ly/ngày. Hãy tính riêng cho từng mô hình.

5.3. Xây dựng quỹ dự phòng và quản lý rủi ro

Quỹ dự phòng là “lá chắn” quan trọng. Mình đề xuất hai nguyên tắc:

• Khoản tiền dự phòng: ít nhất bằng 3–6 tháng chi phí hoạt động hoặc tương đương 20–30% tổng vốn đầu tư ban đầu. Ví dụ quán có chi phí vận hành 30 triệu/tháng nên để 90–180 triệu trong quỹ khẩn cấp.
• Phân loại rủi ro: tài chính (giảm doanh thu), vận hành (hỏng thiết bị), nhân sự (nhân viên nghỉ đột xuất), chuỗi cung ứng (cháy hàng nguyên liệu), pháp lý/dịch bệnh. Với mỗi rủi ro, chuẩn bị phương án cụ thể.

Ví dụ phương án: mất nguồn cung cà phê chính → có tối thiểu 2 nhà cung cấp thay thế và dự trữ 2–3 tuần nguyên liệu; máy pha hỏng → hợp đồng bảo trì nhanh hoặc máy dự phòng giản đơn.

5.4. Quản lý dòng tiền và kiểm soát chi phí

• Theo dõi thu chi hàng ngày, lên bảng cân đối tiền mặt hàng tuần. Theo dõi dòng tiền giúp phát hiện lỗ sớm, kịp điều chỉnh giá hoặc chương trình khuyến mãi.
• Sử dụng công cụ đơn giản: sổ tay Excel, phần mềm POS có báo cáo doanh thu theo ca, hoặc phần mềm kế toán như MISA, KiotViet để quản lý tồn kho và doanh thu.
• Kiểm soát chi phí biến đổi bằng cách thương lượng với nhà cung cấp, đặt mua theo lịch để giảm tồn kho, tối ưu công thức pha để giảm thất thoát nguyên liệu.

5.5. Kịch bản ứng phó và bảo hiểm

• Lập ít nhất 2 kịch bản: kịch bản giảm doanh thu 20% và kịch bản 50%, kèm theo các biện pháp cắt giảm (giảm giờ mở cửa, tối ưu nhân sự, đẩy bán online).
• Cân nhắc mua bảo hiểm kinh doanh (tài sản, gián đoạn kinh doanh) nếu ngân sách cho phép, và luôn đảm bảo PCCC, giấy phép ATVSTP để tránh rủi ro pháp lý.

5.6. Quản trị nhân sự và chuỗi cung ứng

Rủi ro từ nhân sự thường xảy ra tại quán nhỏ. Hãy đào tạo chéo để nhân viên thay thế lẫn nhau, xây quy trình vận hành chuẩn (SOP) và giữ ít nhất một nhân viên dự phòng mỗi ca quan trọng. Với nhà cung cấp, duy trì hợp đồng ngắn hạn nhưng có ít nhất hai nguồn cung cấp đối với cafe nhân, sữa và bao bì.

5.7. KPI cần theo dõi hàng tuần/tháng

• Doanh thu theo ca và theo ngày
• Số ly bán trung bình/ngày
• Tỷ lệ lợi nhuận gộp (Gross Margin)
• Chi phí nhân công trên doanh thu (%)
• Tồn kho và ngày tồn kho

Kết lại, khi lập kế hoạch “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền”, đừng chỉ dừng ở con số đầu tư. Hãy chuẩn bị quỹ dự phòng, kịch bản ứng phó và hệ thống quản lý tiền bạc rõ ràng. Quản lý tốt tài chính và dự phòng rủi ro mới là chìa khóa giúp quán vượt qua giai đoạn đầu và tiến tới ổn định.

6. 7 lưu ý quan trọng để kinh doanh quán cà phê hiệu quả

Kinh doanh quán cà phê không chỉ là đam mê mà cần chiến lược rõ ràng để tối ưu chi phí và tăng doanh thu. Dù bạn đang tính “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền”, hay đã có vốn, 7 lưu ý dưới đây sẽ giúp giảm rủi ro và nâng cao cơ hội thành công.

6.1. Lập kế hoạch kinh doanh thực tế và từng bước

Đừng chỉ có ý tưởng chung — hãy viết ra mục tiêu, mô hình (take-away, quán nhỏ, chuỗi), target khách hàng, dự toán chi phí và kế hoạch hoàn vốn. Ví dụ: quán 30–40m2 hướng đến sinh viên/văn phòng có thể đặt mục tiêu 80–120 khách/ngày, giá trung bình 35.000–45.000đ. Kế hoạch chi tiết giúp bạn trả lời câu hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền” một cách chính xác hơn.

6.2. Nghiên cứu thị trường và chọn vị trí phù hợp

Đánh giá lượng khách tiềm năng, đối thủ lân cận, và lịch sử giá thuê khu vực. Nếu không thể thuê mặt tiền đắt đỏ, cân nhắc chọn hẻm có điểm khác biệt (menu độc đáo, không gian chụp ảnh) hoặc tập trung bán hàng online/ship. Ví dụ: mặt bằng trung tâm có thể gấp 3–5 lần giá thuê hẻm nhưng đổi lại lưu lượng khách ổn định hơn.

6.3. Tối ưu menu và quản lý giá vốn

Thiết kế menu ngắn gọn, tập trung 6–10 món chủ lực để kiểm soát nguyên vật liệu và giảm lãng phí. Thương lượng với 2–3 nhà cung cấp cho mỗi nhóm nguyên liệu để có giá tốt hơn và nguồn thay thế. Một nguyên tắc thực tế: giá bán thường gấp 3–4 lần giá vốn nguyên liệu để đảm bảo bao gồm chi phí nhân sự, thuê mặt bằng và lợi nhuận.

6.4. Quản lý dòng tiền nghiêm ngặt

Theo dõi thu chi hàng ngày, tách rõ chi phí cố định (thuê, lương) và chi phí biến đổi (nguyên liệu). Thiết lập ngân sách marketing hàng tháng (ban đầu nên chi khoảng 10–20% ngân sách khai trương, sau đó 3–8% doanh thu). Luôn giữ sổ quỹ dự phòng để tránh thiếu tiền khi doanh thu thấp.

6.5. Đầu tư vào nhân sự và quy trình vận hành

Nhân viên tốt làm nên thương hiệu. Chọn người phù hợp, đào tạo pha chế, phục vụ và bán hàng. Xây quy trình pha chế chuẩn, checklist vệ sinh và kịch bản xử lý phàn nàn. Với quán nhỏ 3–4 nhân viên, đầu tư đào tạo ban đầu 1–2 tuần sẽ giảm lãng phí nguyên liệu và nâng tần suất khách quay lại.

6.6. Xây dựng chiến lược marketing hướng tới khách trung thành

Tạo câu chuyện thương hiệu, tận dụng mạng xã hội (Instagram, Facebook, Tiktok), kết hợp chương trình khách hàng thân thiết và ưu đãi khai trương. Ví dụ: triển khai ưu đãi “mua 4 tặng 1” hoặc thẻ tích điểm giúp tăng tần suất quay lại. Thử nghiệm chạy quảng cáo nhỏ 2–3 triệu để đo hiệu quả trước khi scale.

6.7. Luôn có quỹ dự phòng và phương án linh hoạt

Chuẩn bị quỹ khẩn cấp ít nhất tương đương 3–6 tháng chi phí vận hành hoặc 20–30% tổng vốn ban đầu. Ngoài tiền, cần phương án giảm chi phí nhanh (rút bớt giờ mở cửa, điều chỉnh menu, đàm phán lại hợp đồng thuê) để vượt qua giai đoạn khó khăn.

Kết luận ngắn: thực hiện từng bước, kiểm soát chi phí, chú trọng trải nghiệm khách và giữ quỹ dự phòng. Khi trả lời câu hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền”, hãy dựa trên kế hoạch cụ thể và áp dụng 7 lưu ý trên để tăng khả năng thành công.

7. Kết luận

Sau khi phân tích các khoản mục và lưu ý quan trọng, câu hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền” không còn là điều mơ hồ nữa. Tùy mô hình, vị trí và phong cách, bạn có thể dự trù ngân sách cụ thể và xây dựng lộ trình hoàn vốn rõ ràng để hiện thực hóa ý định kinh doanh.

7.1. Tóm tắt nhanh: bạn cần chuẩn bị ngân sách bao nhiêu (tham khảo 2025)

• Quán take-away/xe đẩy: 50 – 150 triệu đồng (máy pha cơ bản, nguyên liệu, xe/kiốt).
• Quán nhỏ (20–50m2): 300 – 500 triệu đồng (mặt bằng, thiết kế, thiết bị, nhân sự ban đầu).
• Quán lớn hoặc phong cách đầu tư: 500 triệu – 1 tỷ đồng trở lên (thiết kế cầu kỳ, nhiều nhân viên, trang thiết bị cao cấp).
• Quỹ dự phòng: nên có 20–30% tổng vốn ban đầu hoặc đủ duy trì 3–6 tháng.

7.2. Những điểm mấu chốt cần nhớ

• Lập kế hoạch tài chính chi tiết: phân bổ vốn cho mặt bằng, thiết bị, nguyên liệu, nhân sự và dự phòng — đừng để thiếu khoản nhỏ làm vỡ kế hoạch.
• Chọn mô hình và vị trí phù hợp với nguồn vốn và mục tiêu: mặt tiền trung tâm đổi lấy chi phí thuê cao nhưng doanh thu tiềm năng lớn hơn; hẻm tiết kiệm chi phí nhưng cần marketing mạnh.
• Quản lý dòng tiền và kiểm soát chi phí ngay từ ngày đầu: theo dõi tồn kho, tối ưu nguyên vật liệu, lên ca hợp lý cho nhân viên.
• Tuân thủ pháp lý và an toàn: đăng ký kinh doanh, giấy phép ATVSTP, PCCC để tránh rủi ro pháp lý tốn kém về sau.
• Ưu tiên chất lượng sản phẩm và trải nghiệm khách: cà phê ngon và dịch vụ tốt là nền tảng giữ chân khách lâu dài.

Lời khuyên cuối cùng: Hãy bắt đầu bằng một kế hoạch cụ thể, dự trù cả kịch bản xấu nhất và chuẩn bị quỹ dự phòng. Khi bạn đã rõ “mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền” cho mô hình mình chọn, hành trình khởi nghiệp sẽ đáng tin cậy và bớt áp lực hơn. Chúng mình khuyến khích bạn lập bảng chi tiết ngay hôm nay và thử tính điểm hòa vốn để biết rõ thời điểm có lãi.