Học mở quán cà phê 2025: 7 bước thực tế & gợi ý kinh doanh tốt nhất

Trước khi bắt tay vào hiện thực hóa giấc mơ, chúng ta cần một nền tảng vững chắc. Trong hành trình “học mở quán cà phê” năm 2025, bước nghiên cứu thị trường và lập kế hoạch kinh doanh quyết định 50% khả năng sống còn của quán. Phần sau giúp bạn xác định khách hàng, định vị thương hiệu và lập con số sơ bộ để quyết định mô hình, vốn và chiến lược khởi chạy.

Mục lục hiện

1. Nghiên cứu thị trường và lên kế hoạch kinh doanh chi tiết

1.1. Xác định đối tượng và định vị thương hiệu

1.1.1 Phân tích đối thủ cạnh tranh

Chọn bán kính 300–500m quanh mặt bằng để khảo sát. Ghi nhận: tên quán, tầm giá, menu chủ lực, phong cách, giờ cao điểm, điểm mạnh/yếu. Ví dụ: Quán A (cạnh trường đại học) bán từ 18.000–35.000 đồng, phục vụ sinh viên, điểm mạnh giá rẻ và Wi-Fi; điểm yếu là không gian chật và menu ít biến tấu. Từ đó chúng ta biết cần tránh trùng lặp và tìm vị trí khác biệt.

1.1.2 Xác định phân khúc khách hàng

Phân chia theo nhân khẩu và hành vi mua:

Sinh viên: chi tiêu trung bình 20.000–40.000 đồng, mua vào buổi sáng và chiều tối.
Dân văn phòng: chi tiêu 35.000–70.000 đồng, ưu tiên thức uống nhanh, gói take-away và không gian làm việc.
Gia đình: cần không gian rộng, menu kèm bánh ngọt, chi tiêu cao hơn vào cuối tuần.
Khách trẻ thích check-in: quan tâm design, đồ uống đẹp, sẵn sàng trả cao hơn cho trải nghiệm.

1.1.3 Lựa chọn concept quán cà phê độc đáo

Ví dụ concept và hướng tiếp cận:

Cafe sách: target sinh viên/văn phòng, vốn thiết kế ~50–120 triệu, ticket trung bình 35–50k.
Cafe thú cưng: cần chứng nhận vệ sinh, vốn ban đầu cao hơn, phù hợp khách gia đình/đam mê thú cưng.
Acoustic/nhạc sống nhỏ: thu hút giới trẻ, cần đầu tư âm thanh, phép tổ chức sự kiện định kỳ.
Container/industrial: ấn tượng hình ảnh, phù hợp check-in, chi phí tùy quy mô.

1.2. Xây dựng kế hoạch kinh doanh bài bản

1.2.1 Mục tiêu kinh doanh rõ ràng

Đặt mục tiêu cụ thể về doanh thu, lợi nhuận và thời gian hòa vốn. Ví dụ mô hình quán 50m², 40 chỗ, giá vé trung bình 45.000 đồng, phục vụ 100 khách/ngày → doanh thu ~4.5 triệu/ngày, ~135 triệu/tháng. Nếu chi phí vận hành (thuê, nhân sự, nguyên liệu, điện nước, marketing) khoảng 90–110 triệu/tháng, mục tiêu hòa vốn trong 9–12 tháng là hợp lý. Viết rõ con số giúp theo dõi tiến độ.

1.2.2 Dự toán chi phí đầu tư và vận hành (sơ bộ)

Các hạng mục chính và khoảng giá tham khảo:

Tiền thuê mặt bằng: 10–60 triệu/tháng tùy khu vực.
Sửa chữa, trang trí: 30–200 triệu (phù hợp concept).
Thiết bị pha chế, tủ bảo quản: 40–150 triệu.
Nguyên vật liệu ban đầu: 5–20 triệu.
Nhân sự tháng đầu: 20–50 triệu.
Marketing khai trương: 5–30 triệu.

Những con số này là tham khảo để bạn cân nhắc gọi vốn hoặc điều chỉnh mô hình. Nên làm bảng Excel chi tiết từng hạng mục trước khi quyết định thuê mặt bằng.

1.2.3 Đánh giá rủi ro và phương án dự phòng

Những rủi ro phổ biến: vị trí không như dự đoán, nguồn cung biến động, thiếu nhân sự, thay đổi xu hướng khách hàng. Phương án dự phòng gồm:

Thử nghiệm pop-up/hoặc mở soft-launch trước khi ký hợp đồng dài hạn.
Đa dạng nhà cung cấp với hợp đồng ngắn hạn để giữ giá nguyên liệu ổn định.
Lập quy trình đào tạo và mô tả công việc rõ ràng để giảm rủi ro nhân sự.
Dự trữ quỹ dự phòng 10–20% vốn lưu động cho 3 tháng đầu.

Tóm lại: nghiên cứu thị trường kỹ và lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta chọn đúng mô hình, tối ưu vốn và giảm thiểu rủi ro khi học mở quán cà phê. Nếu bạn muốn, mình có thể giúp bạn làm mẫu bảng dự toán theo diện tích và phân khúc cụ thể.

2. Chuẩn bị nguồn vốn và quản lý tài chính hiệu quả

2.1 Dự trù chi phí khởi sự quán cà phê

Trước khi bắt tay vào thực hiện, chúng ta cần lập một bản dự toán chi tiết và thực tế. Các mục chính gồm: tiền thuê và sửa chữa mặt bằng, mua sắm thiết bị và nội thất, nhập nguyên vật liệu ban đầu, chi phí pháp lý, marketing khai trương và quỹ vận hành dự phòng. Luôn dự phòng ít nhất 10–20% tổng vốn cho rủi ro.

Ví dụ minh họa cho quán nhỏ 30–40 m² (tham khảo thực tế thị trường 2025): tổng vốn dự trù khoảng 350–450 triệu VND. Phân bổ tham khảo:

Thuê và sửa chữa mặt bằng: 30% → 120 triệu VND
Thiết bị và nội thất: 25% → 100 triệu VND
Nguyên vật liệu ban đầu: 7% → 30 triệu VND
Marketing khai trương: 5% → 20 triệu VND
Chi phí pháp lý và giấy phép: 2% → 8–10 triệu VND
Quỹ vận hành dự phòng: 18–25% → 60–110 triệu VND

Để song hành với kế hoạch tài chính, mình khuyên nên lập cả kịch bản lạc quan, thực tế và xấu để biết mức doanh thu tối thiểu cần đạt và thời gian hòa vốn ước tính.

2.2 Các hình thức huy động vốn và quản lý dòng tiền

Huy động vốn: lựa chọn và cân nhắc

Các nguồn vốn phổ biến gồm vốn tự có, vay ngân hàng, hợp tác cùng nhà đầu tư/đối tác, vay tín chấp/vi mô, hoặc bán trước combo/phiếu quà tặng để lấy vốn lưu động. Ưu nhược điểm tóm tắt:

Vốn tự có: giữ toàn quyền điều hành, không phải trả lãi nhưng có giới hạn quy mô.
Vay ngân hàng: nguồn lớn, lãi suất và yêu cầu thế chấp; cần kế hoạch hoàn vốn rõ ràng.
Nhà đầu tư/đối tác: nhanh và mạnh nhưng chia sẻ lợi nhuận, có thể mất quyền quyết định.
Tín dụng nhà cung cấp / thuê thiết bị: giảm áp lực đầu tư ban đầu, nhưng chi phí dài hạn có thể cao hơn.

Nguyên tắc thiết lập ngân sách và theo dõi thu chi

Quản lý tài chính cần thực hiện theo chu kỳ: theo dõi hàng ngày, đối chiếu tuần và báo cáo tháng. Một số nguyên tắc cần tuân thủ:

Thiết lập ngân sách hàng tháng gồm doanh thu mục tiêu, chi phí nguyên liệu (COGS), chi phí nhân công, tiền thuê và chi phí cố định khác.
Định mức chi phí: tối ưu menu để COGS đồ uống khoảng 25–35% doanh thu; chi phí nhân công cố gắng giữ 20–30%; tiền thuê mục tiêu <15–20% doanh thu nếu có thể.
Duy trì quỹ dự phòng tương đương 1–2 tháng chi phí vận hành để ứng phó suy giảm doanh thu.
Sử dụng công cụ quản lý như POS có báo cáo doanh thu, phần mềm kế toán (MISA, Fast) hoặc ít nhất file Excel chuẩn để theo dõi tồn kho, công nợ và dòng tiền.

Ví dụ toán học đơn giản để ước tính hòa vốn

Nếu dự đoán doanh thu trung bình 1 tháng là 150 triệu VND, giả sử COGS 30% → lợi nhuận gộp 105 triệu. Tổng chi phí cố định (thuê 30M + lương 25M + điện nước 5M + marketing 5M + trả nợ 10M) = 75 triệu. Lợi nhuận ròng ~30 triệu/tháng. Với vốn đầu tư ban đầu 400 triệu, thời gian hòa vốn ≈ 13 tháng. Đây chỉ là ví dụ minh họa để chúng ta cân chỉnh mục tiêu doanh thu và chi phí.

Một số mẹo thực tế

Thương lượng tiền cọc và điều khoản thuê để giảm áp lực dòng tiền ban đầu.
Bắt đầu với menu gọn, giảm chủng loại nhưng đảm bảo chất lượng và biên lợi nhuận cao.
Ưu tiên mua thiết bị đã qua sử dụng còn tốt cho những món ít ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng.
Thiết lập quy trình kiểm kê định kỳ để hạn chế thất thoát nguyên vật liệu.
Ghi chép minh bạch từng đồng để khi học mở quán cà phê, bạn có dữ liệu thực tế cho quyết định mở rộng.

Quản lý tài chính chặt chẽ là nền tảng để quán tồn tại và phát triển. Với một kế hoạch vốn rõ ràng, theo dõi sát sao và sẵn sàng điều chỉnh, chúng ta sẽ tăng cơ hội thành công khi học mở quán cà phê trong 2025.

3. Hoàn thiện thủ tục pháp lý cần thiết

Khi học mở quán cà phê, hoàn thiện thủ tục pháp lý là bước không thể bỏ qua để quán hoạt động ổn định và tránh rủi ro phạt hành chính. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể, dễ thực hiện và có ví dụ minh họa chi phí, thời gian để bạn chuẩn bị nhanh chóng.

3.1. Các giấy phép bắt buộc và vai trò của từng loại

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh hoặc thành lập công ty). Quyết định hình thức sẽ ảnh hưởng đến thuế, trách nhiệm pháp lý và khả năng huy động vốn. Thủ tục thường mất từ 3–10 ngày làm việc; chi phí hành chính tùy địa phương nhưng thường dưới 2 triệu đồng nếu tự làm, hoặc phí dịch vụ 1–3 triệu nếu nhờ làm trọn gói.
Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (VSTP). Bắt buộc cho quán có chế biến, cần nhân viên được cấp chứng chỉ VSTP (khóa học 1–2 ngày). Chi phí đào tạo từng người dao động khoảng 300k–1.500k/người; hoàn thiện giấy chứng nhận có thể trong 7–14 ngày.
Giấy phép phòng cháy chữa cháy (PCCC) và biên bản nghiệm thu hệ thống PCCC tại chỗ đối với quán có diện tích, thiết bị bếp lớn. Chi phí mua sắm và lắp đặt thiết bị cơ bản (bình chữa cháy, bảng hướng dẫn, lối thoát hiểm) thường từ 2–10 triệu tùy quy mô; thời gian nghiệm thu 7–21 ngày.

3.2. Chuẩn bị hồ sơ và trình tự thực hiện (gợi ý)

Thu thập giấy tờ cá nhân/giám đốc (CMND/CCCD, Hộ khẩu/hộ chiếu), hợp đồng thuê mặt bằng và bản vẽ mặt bằng nếu cần.
Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh và mã số thuế tại Phòng ĐKDN hoặc qua cổng Dịch vụ công (tùy tỉnh).
Đăng ký/cho nhân viên tham gia khóa VSTP, hoàn thiện thủ tục cấp giấy chứng nhận VSTP.
Chuẩn bị PCCC: trang bị thiết bị, lập hồ sơ và xin nghiệm thu.
Đăng ký bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động cho nhân viên khi tuyển dụng chính thức.

3.3. Lưu ý quy định pháp luật cập nhật năm 2025

Chính sách thuế và hóa đơn điện tử được áp dụng rộng rãi hơn; quán cần chuẩn bị POS tích hợp xuất hóa đơn điện tử để tránh bị xử phạt.
Quy định VSTP tiếp tục siết chặt về nguồn gốc nguyên liệu và nhãn mác; nếu dùng nguyên liệu nhập khẩu hoặc bán sản phẩm đóng gói, cần lưu chứng từ cung ứng.
Quy định lao động/tiền lương có thể thay đổi theo vùng; khi thuê nhiều nhân viên, hãy ký hợp đồng lao động và đóng BHXH theo quy định để tránh rủi ro.

3.4. Một vài mẹo thực tế

Nếu quán nhỏ, bắt đầu bằng hộ kinh doanh sẽ nhanh, chi phí thấp; nếu có kế hoạch mở chuỗi hoặc gọi vốn, nên thành lập công ty (TNHH) ngay từ đầu.
Giữ bản gốc tất cả giấy tờ và đặt vị trí trưng bày Giấy chứng nhận VSTP và PCCC ở nơi dễ thấy để tạo niềm tin cho khách.
Nếu chưa rành thủ tục, thuê dịch vụ làm giấy phép trọn gói giúp rút ngắn thời gian; chi phí dịch vụ thường hợp lý so với rủi ro lặp lệ.

Tóm lại, hoàn thiện thủ tục pháp lý là nền tảng để quán vận hành bền vững. Khi chúng ta học mở quán cà phê, đừng xem nhẹ bước này — đầu tư thời gian và ngân sách hợp lý sẽ giúp tránh phiền toái, giữ uy tín và tập trung vào phục vụ khách hàng.

4. Lựa chọn mặt bằng thiết kế và trang bị quán

Vị trí, không gian và trang bị quyết định 50% trải nghiệm khách hàng. Khi học mở quán cà phê, chúng ta cần cân nhắc kỹ giữa chi phí và lợi ích lâu dài: mặt bằng hợp lý giúp thu hút khách, thiết kế đúng concept giữ chân họ, trang bị chuẩn bảo đảm vận hành trơn tru.

4.1 Tiêu chí chọn mặt bằng đắc địa

Chọn mặt bằng không chỉ là chọn địa chỉ, mà là chọn khách hàng. Một số tiêu chí thực tế:

Vị trí và lưu lượng khách: gần trường, văn phòng, phố nhộn hoặc khu du lịch. Ưu tiên mặt tiền lớn hoặc ngã ba đông người qua lại.
Diện tích và kết cấu: với quán cozy 30–70 m² là hợp lý, quán sự kiện/nhạc sống cần 100 m² trở lên. Kiểm tra kết cấu chịu tải, hệ thống thoát nước và cấp điện.
Khả năng tiếp cận và chỗ đậu xe: có bãi gửi xe gần đó hoặc vỉa hè rộng cho khách là điểm cộng lớn.
Giá thuê và thời hạn hợp đồng: chọn thuê khi tiền thuê chiếm khoảng ≤10–15% doanh thu dự kiến. Ví dụ: khu sinh viên giá thuê 8–15 triệu/tháng cho 30–50 m², khu văn phòng trung tâm có thể 30–60 triệu/tháng cho 50–70 m².
Giấy tờ và điều kiện pháp lý: kiểm tra quy hoạch, PCCC, khả năng xin giấy phép kinh doanh.

4.2 Thiết kế không gian quán và trang bị nội thất

Thiết kế phải phản ánh concept và tối ưu trải nghiệm phục vụ. Mình đề xuất chia không gian theo ba vùng: quầy pha chế, khu ngồi chính và khu yên tĩnh/ngoài trời nếu có.

Phương án bố trí và vật liệu

Quầy pha chế đặt ở vị trí dễ quan sát, lối phục vụ rõ ràng, không cản luồng khách.
Vật liệu dễ vệ sinh cho quán đông như laminate, gỗ công nghiệp, nệm bọc chống bẩn cho quán thú cưng.
Ánh sáng ấm cho góc đọc sách, ánh sáng mạnh ở quầy để thao tác chính xác.

Ngân sách thiết kế và nội thất (tham khảo)

Chi phí sửa chữa cơ bản: 150.000–400.000 VND/m².
Thi công trung bình: 400.000–800.000 VND/m², cao cấp 1.000.000–2.000.000 VND/m².
Đơn giá nội thất: ghế gỗ 300.000–1.500.000 VND/chiếc, sofa 2.000.000–6.000.000 VND/bộ, bàn 500.000–2.000.000 VND/cái.

Tối ưu cho quán nhỏ

Sử dụng bàn ghế gấp, kệ tường, ghế đa năng, và gương để tạo cảm giác rộng hơn. Ưu tiên lưu trữ dọc để tiết kiệm diện tích và giữ khu pha chế gọn gàng.

4.3 Danh mục thiết bị vật tư cần thiết

Danh mục này giúp bạn lập ngân sách và mua sắm theo ưu tiên.

Thiết bị pha chế cơ bản

Máy pha espresso: máy cỡ nhỏ cho quán 30–60 m² (ví dụ La Marzocco Linea Mini ~80–120 triệu VND, hoặc máy 2 group công suất trung bình ~120–250 triệu VND tùy model).
Máy xay cà phê chuyên dụng: grinder hạt chính (Mahlkönig, Eureka) giá 20–60 triệu VND; grinder phụ cho pha phin/pha tay 5–12 triệu VND.
Bình đánh sữa, pitcher, tampers, cân điện tử.

Bảo quản và thiết bị bếp

Tủ lạnh âm sâu 1–2 cửa: 10–30 triệu VND.
Tủ giữ lạnh cho topping, ngăn mát quầy pha: 8–20 triệu VND.
Máy xay sinh tố công suất lớn: 3–10 triệu VND.

Phục vụ và vận hành

POS và phần mềm quản lý: phần cứng 5–15 triệu VND, phí dịch vụ 200.000–700.000 VND/tháng.
Bộ ly tách ban đầu: với 50 chỗ nên dự trữ 100 ly sứ, 200 ly giấy, 50 thìa, 20 pitcher.
Điều hòa, âm thanh, camera: mỗi bộ điều hòa 7–15 triệu VND, hệ thống âm thanh 5–20 triệu VND, camera 2–6 triệu VND.

Dự toán tổng chi phí trang bị (tham khảo)

Quán nhỏ (30–50 m²): 100–250 triệu VND cho trang thiết bị cơ bản.
Quán trung bình (50–120 m²): 300–600 triệu VND.
Quán cao cấp hoặc có nhạc sống, thú cưng: 700 triệu VND trở lên tùy yêu cầu.

Checklist nhanh trước khi ký hợp đồng hoặc đặt mua: vị trí, diện tích, chi phí thuê phù hợp doanh thu dự kiến, quy hoạch và phép, bản vẽ bố trí, danh sách thiết bị ưu tiên, ngân sách cho phát sinh. Khi học mở quán cà phê, mình khuyên bạn thử nghiệm mô hình nhỏ, tối ưu layout và đầu tư vào máy pha và grinder trước, vì chất lượng đồ uống tạo ấn tượng đầu tiên mạnh nhất.

5. Xây dựng Menu và đảm bảo chất lượng sản phẩm

Menu là linh hồn của quán, quyết định khách đến lâu dài hay chỉ một lần. Khi học mở quán cà phê, chúng ta cần xây dựng thực đơn vừa hợp thị hiếu, vừa có lợi nhuận bền vững. Dưới đây là cách phát triển menu, chọn nhà cung cấp và thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng thực tế, dễ áp dụng cho quán nhỏ đến trung bình.

5.1. Phát triển thực đơn: ít mà chất, dễ vận hành

Với quán nhỏ, bắt đầu 12–18 món là hợp lý: 4 cà phê (espresso, americano, latte, cold brew), 3 trà (trà sữa, trà trái cây, trà nóng), 3 nước ép/smoothie, 3 món ăn nhẹ (bánh ngọt, sandwich, salad). Mỗi món ghi rõ công thức, khẩu phần và giá thành để dễ kiểm soát.

Ví dụ minh họa giá bán và cấu thành chi phí (tham khảo):

Espresso đơn: nguyên liệu 10g hạt ~3.000₫ (1kg hạt 300.000₫), giá bán 30.000₫, food cost ~10%.
Latte (150ml sữa + 18g cà phê): nguyên liệu ~8.000₫, giá bán 45.000₫, food cost ~18%.
Cold brew (200ml): chi phí hạt và đóng gói ~12.000₫, giá bán 60.000₫.
Bánh ngọt (nhà làm): nguyên liệu ~10.000–18.000₫, giá bán 35.000–50.000₫.

Mục tiêu chung: food cost đồ uống 20–30%, đồ ăn 25–35%. Áp dụng chiến lược giá: cạnh tranh với món chủ lực, dùng combo (ví dụ: cà phê + bánh giảm 10–15%) và món đặc trưng giá cao hơn để “hớt váng”.

5.2. Lựa chọn nhà cung cấp theo từng đối tượng nguyên liệu

Chia theo loại, viết riêng từng nhà cung cấp để dễ theo dõi:

Hạt cà phê: chọn roaster địa phương (arabica cho cà phê pha tay, robusta cho espresso blend). Yêu cầu sample, test mẻ rang, giá tham khảo 200.000–450.000₫/kg tùy loại. Ký hợp đồng giao 1–2 tuần/ lần hoặc theo nhu cầu.
Sữa và nguyên liệu lạnh: nhà cung cấp sữa tươi thương hiệu/nhà máy (kiểm tra chứng nhận VSTP), giá sữa tươi ~20.000–30.000₫/L; đặt giao hàng 2–3 lần/tuần, bảo quản <4°C.
Topping, syrup, bột trà, bánh kèm: mua từ nhiều nguồn: nhà làm địa phương cho bánh, nhà phân phối syrup cho consistency; kiểm tra ngày sản xuất và MOQ.

5.3. Kiểm soát chất lượng và quy trình vận hành

Thiết lập checklist hàng ngày và tuần:

Daily: kiểm tra hạt (mùi vị), cân định lượng (18±0.5g espresso), nhiệt độ sữa (60–65°C), tasting sheet.
Storage: FIFO, bảo quản khô <25°C cho nguyên liệu khô, lạnh <4°C cho sản phẩm tươi, hạn sử dụng rõ ràng.
Food safety: giữ chứng nhận VSTP, nhiệt độ tủ lạnh, kiểm tra vệ sinh bếp hàng tuần.

Đào tạo barista tasting test mỗi sáng 10 phút, lưu file công thức, và cập nhật menu theo mùa để giữ sự mới mẻ. Khi học mở quán cà phê, mình khuyên bắt đầu bằng vài món best-seller, tối ưu công thức, sau 1–3 tháng mới mở rộng. Điều đó vừa giữ chất lượng ổn định vừa giúp quản lý tồn kho hiệu quả.

6. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự chuyên nghiệp

Nhân sự là xương sống của bất kỳ quán cà phê nào — muốn triển khai thành công khi học mở quán cà phê, chúng ta phải vừa tuyển đúng người, vừa đào tạo họ theo một chuẩn nghề nghiệp rõ ràng. Dưới đây là lộ trình thực tế giúp bạn xây dựng đội ngũ tận tâm, vận hành mượt mà và giữ chân nhân viên lâu dài.

6.1. Xây dựng đội ngũ: xác định số lượng & tiêu chí tuyển dụng

Trước tiên xác định quy mô quán để lên định biên. Ví dụ:

Quán nhỏ 30–50m2: 1 barista + 1–2 phục vụ, 1 quản lý kiêm thu ngân (part-time/full-time).
Quán trung bình 50–100m2: 2 barista + 2–3 phục vụ và 1 quản lý cửa hàng.
Quán đông khách/nhượng quyền: 3–4 barista, 4–6 phục vụ, 1–2 quản lý phụ trách ca.

Tiêu chí tuyển dụng nên rõ ràng: thái độ phục vụ thân thiện, tinh thần học hỏi, ôn định giờ giấc. Với vị trí barista ưu tiên người có kinh nghiệm 6–12 tháng, có thể đào tạo latte art. Với quản lý, yêu cầu kỹ năng kiểm soát chi phí và lập báo cáo.

6.2. Quy trình tuyển dụng & thử việc

Sử dụng kênh: nhóm Facebook ngành F&B, Zalo, trường nghề, hội chợ việc làm, hoặc hợp tác với lớp đào tạo barista. Thiết lập vòng sơ tuyển — phỏng vấn — thử việc 3–7 ngày. Trong thời gian thử việc đánh giá kỹ năng phục vụ, tốc độ pha chế, thái độ với khách.

6.3. Chương trình đào tạo hiệu quả

Thiết lập SOP (quy trình vận hành) và khung đào tạo rõ ràng:

Onboarding (1–3 ngày): giới thiệu văn hóa quán, quy định ca làm, đồng phục, an toàn vệ sinh.
Đào tạo barista cơ bản (40 giờ): kiến thức hạt cà phê, tỉ lệ pha, cân chỉnh máy, kỹ thuật xay, tamp, extraction. Thực hành 20–30 ly/ngày trong 5–7 ngày.
Latte art & nâng cao (20 giờ): nếu muốn tạo signature drink.
Đào tạo phục vụ & CSKH (8–16 giờ): phục vụ bàn, upsell combo, xử lý khiếu nại.
VSTP & PCCC: hướng dẫn cơ bản, cấp chứng nhận cần thiết (1–2 ngày).

Ghi chép tiến độ bằng checklist và cấp chứng nhận nội bộ sau khoá. Theo dõi bằng KPI: thời gian phục vụ trung bình ≤ 5–7 phút/đơn, tỉ lệ phàn nàn ≤ 2%/tháng, tỉ lệ lãng phí nguyên vật liệu ≤ 3–5%.

6.4. Giữ chân và phát triển nhân sự

Chương trình đãi ngộ thực tế giúp giảm turnover: lương cơ bản hợp lý (tham khảo 2025: barista 6–12 triệu VNĐ/tháng, phục vụ 5–9 triệu VNĐ/tháng, quản lý 10–20 triệu VNĐ tùy kích thước quán), thưởng doanh số/ca, tip chia đều, chế độ nghỉ phép, lộ trình thăng tiến. Tổ chức buổi nếm thử định kỳ và đào tạo nội bộ hàng tháng để củng cố chất lượng.

6.5. Mẫu mô tả công việc (tóm tắt)

Barista: pha chế, bảo quản máy, chăm sóc khách, biết cân chỉnh công thức. Phục vụ: nhận – phục vụ order, dọn dẹp, upsell. Quản lý: lập ca, kiểm kho, quản lý nhân sự, báo cáo doanh thu.

Khi học mở quán cà phê, đừng xem tuyển dụng là công việc tạm thời. Xây dựng bộ khung tuyển dụng, đào tạo và KPI ngay từ đầu sẽ giúp quán vận hành chuyên nghiệp, giảm rủi ro và tạo trải nghiệm khách hàng nhất quán.

7. Xây dựng chiến lược Marketing và vận hành hiệu quả

Nếu bạn đang học mở quán cà phê, bước marketing và vận hành quyết định việc khách đến và quán sống được hay không. Phần này tập trung vào chiến lược trước — trong — sau khai trương cùng quy trình vận hành thực tế, dễ triển khai và đo lường.

7.1 Chiến lược Marketing trước và sau khai trương

Trước khai trương: tạo sự chú ý bằng bộ nhận diện đơn giản, lịch mở cửa, teaser trên Fanpage và một chiến dịch pre-launch. Ngân sách gợi ý: chi 8–15% tổng chi phí marketing cho giai đoạn này. Ví dụ: in 1.000 tờ rơi (giá ~1.000–3.000đ/tờ), chạy Facebook Ads 5–10 triệu, mời 1–2 micro KOL (500k–2.000k/post) cho buổi soft opening.

Sau khai trương: duy trì content đều đặn, tập trung vào trải nghiệm khách — hình ảnh đồ uống, video pha chế, review thực tế. Áp dụng chiến thuật: giảm giá combo giờ thấp điểm, livestream sự kiện nhỏ, hợp tác với app giao hàng. Dự toán ngân sách duy trì: 5–10% doanh thu hàng tháng cho quảng cáo trong 3–6 tháng đầu.

Kênh và hoạt động cụ thể

– Online: Fanpage + Instagram, quảng cáo target theo bán kính, chạy khuyến mãi có mã giảm giá để đo hiệu quả. CPC Facebook ở Việt Nam thường khoảng 1.000–5.000đ/click; tính toán ROI trước khi nhân quy mô.
– KOL & Review: phân loại theo mục tiêu — micro KOL phù hợp cho quán mới, 500–2.000 người tương tác là đủ.
– Offline: bảng hiệu rõ ràng, tờ rơi tại khu vực lân cận, chương trình khai trương (nhạc sống, thử đồ uống miễn phí) với chi phí sự kiện khoảng 3–10 triệu tùy quy mô.
– Trải nghiệm: xây dựng khẩu vị chủ đạo, phục vụ nhanh, góc sống ảo, nhân viên thân thiện để khách quay lại.

7.2 Quản lý vận hành quán và chăm sóc khách hàng

Vận hành hiệu quả là giữ cho chi phí thấp, chất lượng ổn định và khách hàng hài lòng. Mình khuyến nghị xây SOP (quy trình vận hành tiêu chuẩn) cho mọi việc: mở cửa, pha chế, vệ sinh, đóng cửa.

Phần mềm và công cụ

– POS & quản lý bán hàng: lựa chọn Loyverse, Moka hoặc KiotViet; chi phí 200k–1.000k/tháng.
– Quản lý nguyên vật liệu: theo dõi tồn kho, hạn dùng, tần suất đặt hàng. Mục tiêu COGS đồ uống: 20–35% doanh thu tùy phân khúc.
– Lưu CRM: lưu thông tin khách thân thiết, lịch sử mua hàng để gửi ưu đãi sinh nhật, khuyến mãi.

Tổ chức nhân sự & KPI vận hành

– Nhân sự: quán 40 chỗ có thể cần 3–4 nhân viên/ca (2 barista, 1 phục vụ/bếp hỗ trợ).
– KPI gợi ý: doanh thu trung bình/giờ, giá trị đơn hàng trung bình (AOV), lượt khách/ca, tỉ lệ lấp bàn, tỷ lệ phế phẩm (waste) mục tiêu <5–8% nguyên liệu.
– Ví dụ định lượng: 1kg cà phê rang xay pha espresso dùng ~55 shot (18g/shot). Nếu bán 120 ly/ngày, cần ~2.2kg/ngày; hãy mua theo lịch 2–3 lần/tuần để đảm bảo độ tươi.

Chăm sóc khách hàng và chương trình khách hàng thân thiết

– Mô hình thẻ tem: tích 9 ly, tặng 1 ly miễn phí; hoặc giảm 10% cho thành viên VIP.
– Thu thập feedback: phiếu phản hồi nhanh, tin nhắn sau bán, hoặc QR survey; phản hồi tiêu cực trong 24 giờ.
– Tạo trải nghiệm: đào tạo nhân viên chào hỏi, giới thiệu món đặc trưng, phục vụ nhanh vào giờ cao điểm.

7.3 Quản lý rủi ro và xử lý khủng hoảng

– Hỏng máy pha: có hợp đồng bảo trì, dự phòng 1 máy cơ bản hoặc thỏa thuận với quán lân cận hỗ trợ.
– Đứt nguồn cung: danh sách 2–3 nhà cung cấp chính cho cà phê, sữa, bánh.
– Phản hồi xấu trên mạng: trả lời lịch sự, xin lỗi, khắc phục công khai và mời khách quay lại. Mẫu trả lời sẵn: cảm ơn, xin lỗi, đề xuất giải pháp trong 48 giờ.
– Rủi ro tài chính: giữ quỹ dự phòng chi phí vận hành 1–2 tháng.

Khi chúng mình học mở quán cà phê, đừng quên: chiến lược marketing phải gắn liền với năng lực vận hành. Chiến dịch hút khách chỉ hiệu quả nếu quán phục vụ tốt, tồn kho ổn và nhân viên được đào tạo. Bắt đầu bằng các bước nhỏ, đo lường liên tục và tối ưu từng tuần để phát triển bền vững.