Dự án mở quán cà phê sách 2025: Mẫu, chi phí & 10 lưu ý quan trọng

Mở một dự án mở quán cà phê sách là cả một hành trình: vừa kinh doanh vừa kiến tạo không gian văn hóa. Trong bài viết này, chúng mình sẽ đi từ tổng quan đến kế hoạch chi tiết, dự trù và 10 lưu ý quan trọng để giúp bạn hiện thực hóa ý tưởng cà phê sách vào năm 2025.

Mục lục hiện

1. Tổng quan dự án cà phê sách 2025

Phần tổng quan giúp bạn nắm nhanh khái niệm, mục tiêu và xu hướng thị trường trước khi triển khai chi tiết. Dưới đây là những điểm mấu chốt, dễ tiếp thu để định hướng bước đầu cho dự án của bạn.

1.1. Khái niệm và giá trị cốt lõi

Cà phê sách là mô hình kết hợp phục vụ đồ uống với không gian đọc, làm việc và tương tác văn hóa. Giá trị cốt lõi thường gồm: mang đến không gian thư giãn, thúc đẩy văn hóa đọc, tạo kết nối cộng đồng và cung cấp trải nghiệm học tập, làm việc. Chúng mình khuyên bạn xác định rõ tầm nhìn và thông điệp để khác biệt hóa ngay từ đầu.

1.2. Mục tiêu kinh doanh và kênh doanh thu

Mục tiêu ban đầu nên cụ thể hóa về doanh thu, số lượt khách và cộng đồng. Ví dụ mẫu cho quán nhỏ: mục tiêu doanh thu 50–120 triệu đồng/tháng trong 6–12 tháng đầu, tỉ lệ lợi nhuận gộp mục tiêu 60% cho đồ uống. Kênh doanh thu điển hình:

Đồ uống: chiếm khoảng 50–65% doanh thu.
Đồ ăn nhẹ và bánh: khoảng 15–25%.
Bán/cho thuê sách, merchandise: khoảng 5–15%.
Sự kiện, workshop, không gian thuê theo giờ: khoảng 5–10%.

1.3. Xu hướng và cơ hội phát triển 2025

Năm 2025, xu hướng nổi bật là cá nhân hóa trải nghiệm, tích hợp công nghệ quản lý và xây dựng cộng đồng online-offline. Cơ hội lớn bao gồm phát triển không gian đa chức năng phục vụ đọc, làm việc và sự kiện nhỏ, kết hợp bán sách độc lập hoặc hợp tác với nhà xuất bản. Nếu chú trọng yếu tố bền vững và trải nghiệm, quán dễ thu hút nhóm khách trẻ, freelancer và gia đình trẻ.

Lời khuyên nhanh: trước khi bắt tay vào chi tiết, hãy hoàn thiện tầm nhìn, xác định đối tượng khách hàng và đặt mục tiêu doanh thu hàng tháng rõ ràng để mọi quyết định thiết kế, menu và marketing đều hướng về mục tiêu đó.

2. Phân tích thị trường và khách hàng

Phân tích thị trường và khách hàng là bước quyết định trong mỗi dự án mở quán cà phê sách. Phần này giúp chúng ta hiểu ai sẽ đến quán, đối thủ cạnh tranh ra sao và đâu là điểm mạnh, điểm yếu cần khắc phục trong kế hoạch kinh doanh. Dưới đây là phân tích thực tế, kèm ví dụ tính toán minh họa để bạn dễ áp dụng.

2.1. Đối tượng khách hàng chính (persona)

Chia nhóm khách theo nhu cầu, hành vi và thời gian đến quán:

Sinh viên: 18–24 tuổi, cần không gian học, Wi‑Fi miễn phí, ổ cắm; thường đến buổi chiều và tối. Chi tiêu trung bình: 30.000–60.000 VNĐ/lượt.
Freelancer & dân sáng tạo: 22–35 tuổi, làm việc cả ngày tại quán, cần không gian yên tĩnh, sạc, menu ổn định; chi tiêu trung bình: 50.000–100.000 VNĐ/lượt.
Nhân viên văn phòng: 25–40 tuổi, ăn trưa, họp nhỏ, mua mang về; đến nhiều vào giờ trưa và tan ca, chi tiêu: 40.000–120.000 VNĐ/lượt.
Gia đình trẻ & độc giả trung niên: tìm trải nghiệm, sự thoải mái; thường cuối tuần, chi tiêu cao hơn do đặt đồ ăn kèm sách: 80.000–200.000 VNĐ/lượt.

Ví dụ mục tiêu: nếu quán đặt mục tiêu doanh thu 150 triệu VNĐ/tháng với giá trung bình 70.000 VNĐ/khách, bạn cần khoảng 2.150 lượt khách/tháng (~72 khách/ngày). Con số này giúp lập kế hoạch nhân sự và marketing cụ thể.

2.2. Thị trường và đối thủ cạnh tranh

Thị trường F&B và trải nghiệm đọc đang phát triển, nhưng cạnh tranh ở nhiều tầng:

Đối thủ trực tiếp: quán cà phê sách cùng mô hình (ưu thế về bộ sưu tập sách, không gian đọc chuyên biệt).
Đối thủ gián tiếp: quán cà phê truyền thống, coworking space, thư viện công cộng và nền tảng đọc trực tuyến.
Yếu tố vĩ mô ảnh hưởng: kinh tế đô thị, xu hướng tiêu dùng trải nghiệm, tăng trưởng cộng đồng yêu sách, chi phí thuê mặt bằng và nguyên liệu.

Chiến lược cạnh tranh: tập trung vào chất lượng menu, bộ sưu tập sách đặc trưng, sự kiện văn hóa và chương trình thành viên. Ví dụ, tổ chức workshop mỗi tháng giúp tăng lượt khách trung bình 10–20% trong ngày diễn ra sự kiện.

2.3. Phân tích SWOT

Dưới đây là SWOT cô đọng để bạn đưa vào kế hoạch kinh doanh:

Điểm mạnh: không gian độc đáo, bộ sách chọn lọc, cộng đồng trung thành, khả năng tổ chức sự kiện.
Điểm yếu: chi phí đầu tư kệ sách và nội thất, quản lý kho sách phức tạp, phụ thuộc lượng khách địa phương.
Cơ hội: xu hướng trải nghiệm và đọc tăng, hợp tác với nhà xuất bản, bán sách online, mở gói thành viên trả phí.
Thách thức: cạnh tranh từ chuỗi cà phê, thay đổi thói quen đọc số hóa, biến động chi phí nguyên vật liệu và thuê mặt bằng.

Kết luận ngắn: hãy định vị rõ phân khúc (ví dụ hướng đến freelancer sáng tạo hoặc gia đình trẻ), đặt mục tiêu lượt khách và doanh thu cụ thể như ví dụ trên, đồng thời xây dựng lợi thế khác biệt qua nội dung văn hóa và dịch vụ. Phân tích này là nền tảng để triển khai phần Mẫu kế hoạch kinh doanh chi tiết ở mục tiếp theo.

3. Mẫu kế hoạch kinh doanh chi tiết

Phần này trình bày mẫu kế hoạch kinh doanh dành cho dự án mở quán cà phê sách, giúp bạn từ ý tưởng đến con số cụ thể: cấu trúc kế hoạch, các phần thiết yếu, minh họa tài chính và phương án gọi vốn. Mình khuyến khích dùng mẫu này làm khung rồi điều chỉnh theo vị trí, quy mô và tệp khách hàng của quán.

3.1 Cấu trúc cơ bản của kế hoạch

Một kế hoạch kinh doanh đầy đủ gồm các mục chính sau: Tóm tắt điều hành, mô tả dự án, phân tích thị trường, sản phẩm & dịch vụ, marketing, tổ chức nhân sự, kế hoạch tài chính và quản lý rủi ro. Mỗi mục nên ngắn gọn, rõ số liệu và mục tiêu cụ thể.

3.2 Các phần thiết yếu (chi tiết theo mục)

3.2.1 Tóm tắt điều hành và công ty

Ghi rõ: tên dự án, sứ mệnh, tầm nhìn, mô hình kinh doanh (quán bán/cho thuê sách, tổ chức sự kiện), điểm khác biệt. Ví dụ: “Quán cà phê sách X hướng tới cộng đồng freelancer, cung cấp không gian làm việc yên tĩnh và chương trình giao lưu tác giả hàng tháng.”

3.2.2 Sản phẩm, dịch vụ và chiến lược marketing

Liệt kê sản phẩm theo từng đối tượng, không gom chung:

– Thực đơn đồ uống: cà phê pha tay (Signature 45.000đ), latte 39.000đ, trà trái cây 35.000đ.
– Đồ ăn nhẹ: bánh ngọt 25.000–45.000đ, sandwich 45.000–65.000đ.
– Sách bán/thuê: văn học (từ 60.000đ/cuốn), self-help, thiếu nhi, chuyên ngành; phí thuê theo ngày 10.000–30.000đ.
– Dịch vụ phụ trợ: cho thuê phòng workshop (theo giờ 200.000–500.000đ), sự kiện ra mắt sách, CLB đọc sách có vé/miễn phí.

Chiến lược marketing: SEO + nội dung review sách, KOL địa phương, sự kiện offline, chương trình thành viên tích điểm. Đo lường KPI: khách mới hàng tháng, tỉ lệ quay lại, doanh thu trên 1 khách (ATV).

3.2.3 Tổ chức quản lý và nhân sự

Cơ cấu mẫu cho quán vừa (50–80m2):

– Quản lý 1 người (kiêm marketing nhẹ).
– Pha chế 2 người (ca sáng/chiều).
– Phục vụ/thu ngân 2 người.
– Nhân viên kho/sách part-time 1 người.

Ví dụ chi phí lương (Hà Nội/TPHCM): quản lý 10–12 triệu/tháng, barista 6–8 triệu/người, phục vụ 5–6 triệu/người. Ghi rõ mô tả công việc, KPI phục vụ và quy trình mượn/thuê sách.

3.3 Kế hoạch tài chính chi tiết (ví dụ minh họa)

Dưới đây là giả định mẫu cho quán vừa (50–80m2):

– Số ghế: 30; Khách/ngày: 80; Giá trung bình/khách: 60.000đ.
– Doanh thu/ngày = 80 x 60.000 = 4.800.000đ. Doanh thu/tháng (30 ngày) ≈ 144.000.000đ.
– Giá vốn hàng bán (COGS) ≈ 30% = 43.200.000đ.
– Chi phí nhân sự ≈ 30.000.000đ.
– Tiền thuê mặt bằng ≈ 25.000.000đ.
– Điện nước, internet, marketing, khác ≈ 17.000.000đ.
– Tổng chi phí hàng tháng ≈ 115.200.000đ.
– Lợi nhuận trước thuế ≈ 28.800.000đ/tháng.

Nếu vốn đầu tư ban đầu (thiết kế, trang thiết bị, mua sách, pháp lý, dự phòng) ≈ 800.000.000đ thì thời gian hoàn vốn thô ≈ 800.000.000 / 28.800.000 ≈ 28 tháng (tùy điều chỉnh). Con số này chỉ mang tính minh họa; bạn cần làm bảng dự báo dòng tiền 12–24 tháng với kịch bản lạc quan/thực tế/bi quan.

3.4 Nguồn vốn và gọi đầu tư

Các lựa chọn phổ biến:

– Vốn tự có: giữ quyền kiểm soát, phù hợp khi vốn đủ.
– Vay ngân hàng: cần phương án hoàn trả rõ ràng, lãi suất và tài sản đảm bảo.
– Gọi vốn cộng đồng (crowdfunding): tốt cho quán có ý tưởng cộng đồng, có thể bán gói ưu đãi cho nhà ủng hộ.
– Nhà đầu tư thiên thần/đối tác: chia sẻ rủi ro nhưng mất phần sở hữu.

Ví dụ phân bổ vốn: thiết kế & nội thất 40% (320 triệu), thiết bị 20% (160 triệu), mua sách & kho 10% (80 triệu), marketing & vận hành 15% (120 triệu), dự phòng 15% (120 triệu).

Lời khuyên ngắn

Luôn bắt đầu bằng mục tiêu doanh thu và khách hàng cụ thể, đưa các giả định rõ ràng trong phần tài chính, và dự trù quỹ dự phòng tối thiểu 10–20% vốn. Mẫu này là khung để chúng ta tinh chỉnh theo vị trí, phong cách và tệp khách của quán cà phê sách.

4. Chi phí mở quán cà phê sách

Phần này tập trung bóc tách chi phí cho một dự án mở quán cà phê sách thực tế, từ đầu tư ban đầu tới chi phí vận hành hàng tháng. Mình sẽ nêu rõ từng loại chi phí, ví dụ giá từng thiết bị, chi phí mua sách và gợi ý dự phòng để bạn dễ lập ngân sách chính xác hơn.

4.1. Chi phí cố định ban đầu

Nên phân chia thành các khoản rõ ràng để kiểm soát: mặt bằng, thiết kế & nội thất, thiết bị, kho sách, pháp lý và marketing khai trương.

– Mặt bằng: tiền cọc + thuê tháng đầu. Thông thường cọc 2–3 tháng. Ví dụ quán khu trung tâm: tiền cọc + 1 tháng thuê có thể là 50–200 triệu tùy diện tích và vị trí.
– Thiết kế và sửa chữa: sơn, điện nước, hệ thống chiếu sáng, cách âm. Với quán vừa, chi phí khoảng 50–150 triệu.
– Nội thất & kệ sách: bàn ghế, tủ/kệ sách, ghế đọc, ghế làm việc. Ví dụ: bộ bàn ghế 10 chỗ 15–40 triệu; kệ sách gỗ chuyên dụng 10–30 triệu. Tổng có thể từ 30–120 triệu.
– Thiết bị pha chế và bếp nhỏ: máy pha chuyên nghiệp (ví dụ La Marzocco, Nuova Simonelli) giá 40–120 triệu, máy xay cà phê 8–30 triệu, tủ lạnh 8–25 triệu, máy POS/đầu thu đơn (Sunmi, Moka) 5–15 triệu. Nếu tiết kiệm, có thể chọn máy semi-auto 15–35 triệu.
– Kho sách ban đầu: mua sách mới, sách second‑hand, mã hóa, tem. Tùy danh mục, ngân sách khoảng 20–70 triệu cho 1 cửa hàng khởi tạo (200–800 cuốn).
– Pháp lý và an toàn: đăng ký kinh doanh, giấy phép VSATTP, PCCC, chi phí tư vấn khoảng 3–10 triệu.
– Marketing khai trương: thiết kế logo, biển hiệu, sự kiện mở cửa, in ấn, chạy quảng cáo ban đầu: 10–40 triệu.

4.2. Chi phí vận hành hàng tháng

Chi phí vận hành quyết định tốc độ hoàn vốn. Mình gợi ý ước lượng theo nhóm chính:

– Nguyên vật liệu & hàng tiêu hao: cà phê, trà, sữa, bánh, giấy, bao bì. Khoảng 20–50 triệu/tháng cho quán vừa, tùy menu.
– Nhân sự: barista 1–3 người (6–12 triệu/người), phục vụ 6–8 triệu/người, quản lý 10–20 triệu. Ví dụ quán vừa 2 barista + 1 phục vụ + 1 quản lý: 30–60 triệu/tháng.
– Tiện ích: điện (máy pha, điều hòa), nước, internet, rác: 5–15 triệu/tháng. Quán có nhiều thiết bị và điều hòa sẽ cao hơn.
– Marketing & sự kiện: quảng cáo online, workshop, ưu đãi thành viên: 5–20 triệu/tháng.
– Bổ sung sách & bảo quản: mua thêm sách mới, sửa chữa bìa, thay thế mất mát: 2–10 triệu/tháng.
– Dự phòng và bảo trì: nên đặt 10–20% tổng chi phí vận hành làm quỹ dự phòng.

4.3. Ước tính tổng chi phí theo quy mô (ví dụ minh họa)

– Quán nhỏ (20–30 m2): tổng đầu tư ban đầu 200–500 triệu VNĐ. Nội dung: thuê mặt bằng nhỏ, thiết bị đơn giản, khoảng 200–400 cuốn sách.
– Quán vừa (50–80 m2): tổng đầu tư 500 triệu – 1 tỷ VNĐ. Đầu tư máy pha tốt, nội thất đẹp, 500–1.000 cuốn sách, budget marketing rộng hơn.
– Quán lớn (>100 m2): đầu tư trên 1 tỷ VNĐ, có khu sự kiện, kệ sách lớn, đội ngũ nhân viên đầy đủ.

4.4. Lời khuyên tối ưu chi phí

– Bắt đầu với mô hình thử nghiệm: ưu tiên không gian và menu, giảm chi phí nội thất bằng đồ second‑hand chất lượng.
– Chọn thiết bị theo công suất: nếu lượng khách dự kiến dưới 80 lượt/ngày, máy pha semi‑auto đủ dùng.
– Mua sách theo lô nhỏ, kết hợp sách mới và second‑hand, hợp tác với nhà sách để bán ký gửi.
– Luôn giữ quỹ dự phòng 10–20% cho chi phí phát sinh, đặc biệt trong 3–6 tháng đầu.
– Ghi chép chi tiết để theo dõi tỷ lệ chi phí/ doanh thu, điều chỉnh menu và giờ hoạt động nếu cần.

Kết luận ngắn: ngân sách chi tiết giúp bạn bớt rủi ro khi thực hiện dự án mở quán cà phê sách. Nếu cần, mình có thể giúp bạn lập bảng chi tiết theo vị trí cụ thể để ước tính chính xác hơn.

5. Thiết kế không gian quán độc đáo

Trong dự án mở quán cà phê sách, thiết kế không gian không chỉ là đẹp mà còn là trải nghiệm. Một quán có không gian độc đáo sẽ giữ chân độc giả, tạo cộng đồng và khác biệt so với đối thủ. Dưới đây là những hướng thiết kế thực tế, có ví dụ số liệu và chi tiết để bạn áp dụng ngay.

5.1. Phong cách thiết kế: chọn đúng tinh thần quán

Chọn phong cách trước khi làm nội thất giúp thống nhất trải nghiệm. Một vài gợi ý:

Hiện đại tối giản: tông trắng — gỗ sáng, phù hợp nhóm làm việc và freelancer.
Vintage/Retro: đồ gỗ cũ, đèn vàng, tạo cảm giác ấm áp cho độc giả muốn “trốn” khỏi ồn ào.
Rustic/Industrial: vật liệu thô, ống sắt — phù hợp khu vực trẻ, sáng tạo.

5.2. Bố trí không gian và các thông số thực tế

Chia không gian theo chức năng rõ ràng: khu đọc yên tĩnh, khu làm việc nhóm, quầy pha, kệ sách, khu sự kiện nhỏ. Ví dụ bố trí theo diện tích:

Quán nhỏ 25–35m²: kệ sách dọc tường dài 4–6m, 6–8 ghế ngồi (bàn 2–4 người), 1 góc ghế đọc 1–2 chỗ. Ưu tiên ghế thoải mái và ổ cắm điện.
Quán vừa 50–80m²: kệ sách 8–15m, ghế 25–40 chỗ, 1 khu làm việc chung (co‑working) 6–10 chỗ, 1 sân khấu mini 8–12m² cho sự kiện.
Quán lớn >100m²: phân khu rõ rệt, phòng nhóm cách âm, phòng tổ chức workshop, diện tích trưng bày sách chuyên sâu.

Về ánh sáng và đọc: giữ mức sáng đọc mục tiêu khoảng 300–500 lux ở khu đọc, dùng đèn có nhiệt màu 3000–4000K để tạo cảm giác ấm áp. Sắp xếp đèn chiếu điểm tại kệ sách và bàn đọc. Bảo đảm cách âm tốt ở khu yên tĩnh bằng vật liệu hút âm (panel, thảm, rèm).

5.3. Nội thất, vật liệu và chi phí tham khảo

Dưới đây là các hạng mục chính và khoảng giá tham khảo để bạn dễ lên kế hoạch:

Kệ sách: kệ gỗ công nghiệp 1m chiều ngang khoảng 800.000 – 1.500.000 VNĐ/m; kệ gỗ cao cấp 1,5–3 triệu VNĐ/m.
Bàn ghế: bộ bàn 1.2m + 2 ghế cơ bản 500.000 – 1.200.000 VNĐ; ghế đọc thoải mái (armchair) 1.500.000 – 5.000.000 VNĐ/cái.
Quầy bar và thiết bị decor: quầy đơn giản 10–25 triệu VNĐ tùy chất liệu; đèn trang trí 300.000 – 2.000.000 VNĐ/chiếc.
Hệ thống ánh sáng và âm thanh: đầu tư ban đầu 10–30 triệu VNĐ cho hệ đèn và loa nền chất lượng.
Vật liệu cách âm, rèm, thảm: 5–15 triệu VNĐ tùy diện tích.

Những con số trên chỉ mang tính tham khảo; mình khuyên bạn thử nghiệm vài mẫu trước khi đặt số lượng lớn để tránh lãng phí.

5.4. Mẹo thực tế và checklist triển khai

Ưu tiên trải nghiệm đọc: mỗi khu đọc nên có đèn cá nhân và ổ cắm. Khoảng cách giữa bàn tối thiểu 60–80cm để tạo riêng tư.
Phân loại kệ theo thể loại, rõ biển chỉ dẫn, thêm mã màu để khách dễ tìm.
Dành 1 góc linh hoạt cho workshop/ra mắt sách — ghế xếp gọn, ánh sáng tập trung.
Chú ý mùi hương và nhạc nền: chọn mùi nhẹ, nhạc nền không quá ồn để không ảnh hưởng đến việc đọc.
Kiểm tra lưu thông không khí và điều hòa để đảm bảo nhiệt độ thoải mái suốt ngày.
Thử nghiệm layout trong 1–2 tuần đầu khai trương và lắng nghe phản hồi khách hàng để điều chỉnh.

Kết luận: Thiết kế không gian quán độc đáo chính là sự hòa quyện giữa phong cách, chức năng và chi tiết thực tế. Trong mỗi bước của dự án mở quán cà phê sách, hãy ưu tiên trải nghiệm đọc và khả năng thích nghi để quán vừa đẹp vừa sống được lâu dài.

6. Kế hoạch marketing và vận hành

6.1. Chiến lược marketing — tạo cộng đồng và giữ chân khách

Trong dự án mở quán cà phê sách, ưu tiên số một là xây dựng trải nghiệm nhằm tạo cộng đồng yêu sách; marketing chỉ là cầu nối để kéo họ đến và giữ họ ở lại. Kế hoạch cần kết hợp online và offline, tập trung vào nội dung giá trị và sự kiện định kỳ.

Online (chi tiết & ngân sách tham khảo)

Fanpage + Instagram: 3 bài/tuần, 2-4 story/ngày. Nội dung: góc đọc, review sách, menu mới, nhân vật khách quen.
TikTok/Reels: 4 video tháng — clip pha chế, mini review sách, không gian. Một video viral giúp tăng lượng khách nhanh.
SEO & Blog: 1-2 bài/tháng nhắm từ khóa như “dự án mở quán cà phê sách”, “quán cà phê sách gần tôi” để kéo traffic organics.
KOC / Micro-influencer: 1-2 post thử nghiệm trước khai trương. Chi phí tham khảo: micro-KOC 1–3 triệu/post, KOL nhỏ 5–10 triệu.
Ngân sách quảng cáo ban đầu: quán nhỏ 5–10 triệu/tháng, quán vừa 10–25 triệu/tháng. Hoặc đặt mục tiêu theo tỷ lệ doanh thu: 5–10% doanh thu dự kiến.

Offline (tạo trải nghiệm và gắn kết địa phương)

Khai trương + mở bán sự kiện: dự trù 10–25 triệu cho quà tặng, âm thanh, PR địa phương.
Workshop/CLB đọc: 1 sự kiện/tháng, phí tham gia hoặc kèm ưu đãi đồ uống. Mời tác giả/host: thù lao tham khảo 2–6 triệu/sự kiện (tùy người).
Chương trình hợp tác: liên kết với nhà sách, trường đại học, coworking space để trao đổi tờ rơi, voucher.

Chương trình khách hàng thân thiết (ví dụ)

Thẻ tích điểm: 10 stamp = 1 đồ uống miễn phí. Mục tiêu tăng tỷ lệ quay lại lên 20–30%.
Membership trả phí: 100.000–200.000/tháng — được giảm 10% đồ uống, mượn sách 2 cuốn miễn phí/tháng, ưu tiên chỗ ngồi sự kiện.

6.2. Quy trình vận hành và quản lý — làm sao để quán chạy trơn

Vận hành hiệu quả giúp giảm chi phí, nâng trải nghiệm và giữ uy tín. Mình gợi ý bộ quy trình cơ bản, kèm các chỉ số theo dõi thực tế.

Nhân sự & lịch làm việc (ví dụ cho quán ~50m2)

Nhân sự: 1 quản lý kiêm thu ngân, 2 barista full-time (luân phiên), 1 part-time buổi tối/ cuối tuần, 1 người phụ trách sách/khách sự kiện (kiêm nhiệm hoặc part-time).
Mức lương tham khảo: barista 6–9 triệu/tháng, quản lý 8–12 triệu/tháng, part-time 30.000–60.000/giờ.
Lịch: ca sáng 7:00–15:00, ca chiều 14:00–22:00, sắp xếp chồng ca 1 giờ để bàn giao.

Quy trình vận hành hàng ngày (SOP cơ bản)

Mở cửa: kiểm tra vệ sinh, máy pha, tồn nguyên liệu, bật âm nhạc, kiểm tra kệ sách và ánh sáng.
Pha chế: tuân theo recipe card (tỷ lệ, nhiệt độ, thời gian), kiểm soát chất lượng bằng mẫu chuẩn.
Vệ sinh: lau bàn ghế sau mỗi khách, khử khuẩn khu vực phục vụ 2–3 lần/ngày.
Kết ca: đóng quỹ, kiểm kho nhanh nguyên vật liệu, ghi chú tồn sách/hư hỏng.

Quản lý chất lượng & dịch vụ

Checklist kiểm soát: hương vị đồ uống, nhiệt độ/độ ngọt, thời gian phục vụ (mục tiêu ≤7 phút cho đồ uống nóng), đánh giá trải nghiệm hàng tuần.
Đào tạo: onboarding 2 tuần cho barista mới (menu, pha chế, phục vụ, giới thiệu sách), đánh giá sau 30 ngày.
Khảo sát khách: phiếu QR feedback, target đánh giá 4.5/5 trên nền tảng review trong 3 tháng đầu.

Quản lý kho sách & danh mục

Danh mục ban đầu: quán nhỏ nên có 400–800 cuốn, quán vừa 800–1.500 cuốn. Ngân sách mua sách khởi điểm: 30–120 triệu tùy quy mô và tỉ lệ sách mới/cũ.
Hệ thống mã hóa: ISBN/barcode gán mã quán, theo dõi tình trạng (trên kệ, cho mượn, hỏng).
Chính sách mượn/thuê: đặt cọc 50.000–150.000/cuốn hoặc phí thuê 10–30% giá bìa/ngày; phí quá hạn 10–20k/ngày để giảm rủi ro thất lạc.
Luân chuyển sách: refresh 10–15% danh mục mỗi quý, tổ chức book swap để giữ khách quay lại.

Công nghệ & công cụ quản lý

POS tích hợp bán hàng và thu chi (ví dụ: 200–600k/tháng). Chọn giải pháp có quản lý tồn kho nguyên liệu và báo cáo doanh thu theo giờ.
CRM nhẹ: lưu thông tin khách thường, sinh nhật, lịch sử mua để gửi ưu đãi cá nhân. Nhiều nền tảng có gói freemium.
Sổ sách kế toán đơn giản hoặc phần mềm kế toán online để theo dõi chi phí theo ngày/tháng.

6.3. KPI và mục tiêu vận hành (ví dụ thực tế)

Lượng khách: mục tiêu 40–60 khách/ngày trong 3 tháng đầu cho quán vừa.
Bill trung bình: 60.000–85.000 VNĐ/khách. Doanh thu kỳ vọng: 72–153 triệu/tháng (tùy lượng khách và bill trung bình).
Tỷ lệ quay lại: hướng tới 25–35% khách quay lại trong 30 ngày.
Turnover sách: theo dõi lượt mượn/luật quay sách, mục tiêu 1.5–2 lượt cho mỗi cuốn/tháng với chương trình mượn hiệu quả.

Lưu ý cuối cùng: kết hợp marketing sáng tạo với quy trình vận hành chặt chẽ là chìa khóa cho thành công của dự án mở quán cà phê sách. Hãy bắt đầu bằng một kế hoạch 90 ngày rõ ràng: tập trung xây cộng đồng, chuẩn hóa quy trình và đo lường KPI để điều chỉnh kịp thời.

7. 10 Lưu ý quan trọng khi mở quán

Trong hành trình hiện thực hóa dự án mở quán cà phê sách, mình rút ra 10 lưu ý thiết thực giúp bạn giảm rủi ro và tối ưu chi phí, trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là các điểm cần làm ngay, kèm ví dụ và con số minh họa để bạn áp dụng cho quán nhỏ, vừa hoặc lớn.

7.1. Mười lưu ý thiết thực khi mở quán

1. Nghiên cứu thị trường và địa điểm thật kỹ

Đừng chọn mặt bằng chỉ vì rẻ. Kiểm tra lưu lượng khách, đối tượng xung quanh, giá thuê thực tế. Ví dụ: khu gần trường đại học phù hợp với sinh viên, turnover chỗ ngồi cao; khu văn phòng phù hợp buổi trưa và afterwork. Thu thập ít nhất 3 đối thủ gần nhất, so sánh giá trung bình, menu và giờ hoạt động.

2. Lập kế hoạch tài chính rõ ràng và thực tế

Chuẩn bị bảng dự toán gồm vốn đầu tư ban đầu, chi phí vận hành 6-12 tháng, và điểm hòa vốn. Ví dụ: quán 50m2 có thể cần 600–900 triệu VNĐ ban đầu; đặt mục tiêu doanh thu trung bình 200–300 nghìn VNĐ/ghế/ngày để dự báo hòa vốn 12–18 tháng. Luôn có kịch bản lạc quan, thực tế và xấu nhất.

3. Xác định concept và trải nghiệm khách hàng

Concept quyết định menu, decor và hoạt động marketing. Ví dụ cụ thể: “Cà phê sách học tập” tập trung ánh sáng, ổ cắm, menu nhanh gọn; “Cà phê sách văn chương” ưu tiên ghế êm, kệ chuyên sâu, event giao lưu tác giả. Viết mô tả trải nghiệm 1–2 câu để mọi quyết định phục vụ chung một tầm nhìn.

4. Quản lý sách theo chiến lược

Không chỉ mua nhiều sách. Lên tỉ lệ thể loại theo khách: ví dụ 40% văn học, 25% kỹ năng sống, 15% thiếu nhi, 20% niche (thiết kế, nhiếp ảnh…). Chuẩn hóa mã sách, chính sách mượn/thuê, giá bán. Dự trữ ban đầu: quán nhỏ 500–800 tựa, quán vừa 1.000–1.800 tựa.

5. Xây dựng menu đồ uống phù hợp với concept

Menu gọn, chất, có 1–2 món signature khác biệt. Ví dụ: 8–12 món cho quán nhỏ gồm 3 cà phê đặc trưng, 2 cold brew, 2 trà, 2 đồ uống không caffeine và 1–2 đồ ăn nhẹ. Theo dõi lợi nhuận biên từng món, loại bỏ món vòng quay chậm sau 1–2 tháng.

6. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự thực tế

Cần tối thiểu 2 nhân viên/ca cho quán vừa. Chuẩn hóa quy trình phục vụ, kỹ năng tư vấn sách và pha chế cơ bản. Thực hiện đào tạo nội bộ 2 tuần trước khai trương và checklist chấm công chất lượng hàng tuần.

7. Thiết lập quy trình vận hành rõ ràng

Ghi lại quy trình mở/đóng quán, kiểm soát tồn kho, bảo quản sách, vệ sinh. Sử dụng phần mềm POS và quản lý kho đơn giản; backup dữ liệu hàng tuần. Mục tiêu: giảm mất mát, rút 10–20% thời gian vận hành so với ban đầu.

8. Marketing phải có chu kỳ và ngân sách

Lên lịch marketing 3 tháng đầu: khai trương, event hàng tháng, nội dung mạng xã hội hàng tuần. Dành 3–5% doanh thu dự kiến cho marketing ban đầu. Ví dụ chiến dịch: khai trương với livestream + ưu đãi 20% cho 100 khách đầu tiên, phối hợp KOC địa phương cho 3 bài/tuần.

9. Kiểm soát chi phí và tối ưu dòng tiền

Theo dõi báo cáo thu chi hàng tuần. Ưu tiên khoản chi tạo doanh thu nhanh như nguyên liệu, nhân sự ca cao điểm. Đàm phán với nhà cung cấp để có chiết khấu theo volumn, giữ quỹ lưu động tối thiểu 10–20% chi phí vận hành 3 tháng.

10. Tuân thủ pháp lý và quản trị rủi ro

Hoàn thiện giấy phép đăng ký kinh doanh, vệ sinh an toàn thực phẩm, PCCC trước khai trương. Lập phương án xử lý rủi ro: cháy nổ, dịch bệnh, biến động nguyên liệu. Ngoài ra, cân nhắc bảo hiểm TNDS kinh doanh nếu có thể để giảm gánh nặng tài chính khi sự cố xảy ra.

7.2. Checklist nhanh trước khai trương

Địa điểm và hợp đồng thuê đã ký, khảo sát lưu lượng khách.
Bảng dự toán vốn và dòng tiền 6–12 tháng, có quỹ dự phòng 10–20%.
Menu thử nghiệm, 1 món signature, kiểm tra biên lợi nhuận.
Danh mục sách ban đầu theo tỉ lệ thể loại, hệ thống mã hóa.
Đào tạo nhân sự, quy trình phục vụ và phần mềm POS hoạt động.
Kế hoạch marketing 90 ngày đầu và ngân sách cụ thể.
Giấy phép, PCCC, bảo hiểm và phương án xử lý khẩn cấp.

Những lưu ý này mình viết dựa trên kinh nghiệm thực tế và tham chiếu các yếu tố tài chính, thiết kế, vận hành. Áp dụng từng mục theo quy mô quán để tối ưu hóa dự án mở quán cà phê sách của bạn và tăng cơ hội thành công vào năm 2025.

8. Kết luận

Khép lại bài viết, dự án mở quán cà phê sách là cơ hội kinh doanh có chiều sâu văn hóa nhưng đồng thời đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng. Nếu bạn muốn thành công, hãy chú trọng vào bốn trụ cột: lập kế hoạch tài chính rõ ràng, kiến tạo không gian phù hợp, xây dựng cộng đồng khách hàng và quản trị vận hành chuyên nghiệp. Mình tin rằng với tầm nhìn đúng và bước đi thực tế, quán của bạn có thể trở thành điểm đến thân quen của nhiều độc giả và khách hàng.

8.1. Checklist hành động ngắn gọn

Nghiên cứu địa điểm và khách hàng mục tiêu; xác định mô hình (nhỏ, vừa, lớn).
Lập dự toán vốn: vốn ban đầu tham khảo 200 triệu – 1 tỷ+ tùy quy mô và dành quỹ dự phòng 10–20%.
Thiết kế không gian, menu và danh mục sách phù hợp trải nghiệm đọc/lam việc.
Xây dựng kế hoạch marketing kết hợp online/offline, ưu tiên tạo cộng đồng (CLB, sự kiện, workshop).
Hoàn thiện pháp lý, thử vận hành và tối ưu quy trình trước khai trương chính thức.

8.2. Một ví dụ mục tiêu để tham khảo

Với quán nhỏ: đặt mục tiêu thử trong tháng đầu bằng cách nhắm 50 khách/ngày, doanh thu trung bình 60.000đ/người sẽ đạt ~3 triệu/ngày, tương đương ~90 triệu/tháng. Đây là mốc tham khảo để bạn đánh giá chi phí cố định, nhân sự và thời điểm hòa vốn.

Kết luận ngắn gọn: bắt đầu từ kế hoạch khả thi, kiểm soát chi phí và nuôi dưỡng cộng đồng là chìa khóa. Hãy bắt tay chuẩn bị từ hôm nay để biến ước mơ dự án mở quán cà phê sách 2025 thành hiện thực — nhỏ nhưng chắc, từng bước một.