Chi phí mở quán cà phê 2025: Bảng chi tiết ước tính + 9 gợi ý tiết kiệm

Mở quán cà phê là ước mơ của nhiều người và cũng là dự án cần chuẩn bị kỹ lưỡng về vốn, kế hoạch và thị trường. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về chi phí mở quán cà phê năm 2025, bao gồm các khoản mục chính, ước tính sơ bộ theo mô hình và những điểm cần lưu ý để giảm rủi ro khi bắt đầu. Nếu bạn đang cân nhắc thực hiện ý tưởng này, hãy đọc tiếp để nắm rõ con số và lên kế hoạch tài chính cụ thể.

1. Tổng quan chi phí mở quán cà phê 2025

Năm 2025, chi phí mở quán cà phê có xu hướng tăng nhẹ do giá thuê mặt bằng, nguyên vật liệu và chi phí đầu tư công nghệ tăng. Tuy nhiên, với lựa chọn mô hình và chiến lược tiết kiệm hợp lý, chúng ta vẫn có thể khai trương quán với vốn vừa phải. Về tổng quan, chi phí gồm các nhóm chính: mặt bằng, sửa chữa – thiết kế, trang thiết bị, nguyên vật liệu ban đầu, nhân sự, giấy phép pháp lý, marketing và quỹ dự phòng.

1.1. Ước tính sơ bộ theo mô hình (tóm tắt)

Để bạn dễ hình dung, đây là khoảng ước tính tổng vốn ban đầu theo từng mô hình phổ biến:

• Xe đẩy / take-away: 40 – 100 triệu VNĐ
• Quán nhỏ (dưới 50m2): 80 – 200 triệu VNĐ
• Quán tầm trung (50–100m2): 150 – 300 triệu VNĐ
• Quán lớn chuyên nghiệp: 300 – 500 triệu VNĐ trở lên

Lưu ý quan trọng: nên dự trù quỹ dự phòng khoảng 10–20% tổng vốn cho chi phí phát sinh và rủi ro. Phần tiếp theo của bài sẽ phân tích chi tiết từng khoản mục và đưa ra bảng ước tính cụ thể cùng mẹo tiết kiệm để bạn lập ngân sách chính xác hơn.

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí mở quán cà phê

Trước khi lập ngân sách, chúng ta cần hiểu rõ những yếu tố chính quyết định chi phí mở quán cà phê. Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới vốn đầu tư ban đầu và chi phí vận hành sau này, vì vậy hãy cân nhắc kỹ để lên kế hoạch thực tế, tránh phát sinh không cần thiết.

2.1 Quy mô và mô hình kinh doanh

Quán xe đẩy, take-away, quán nhỏ dưới 50m2, quán tầm trung 50–100m2 hay quán lớn chuyên nghiệp — mỗi mô hình có nhu cầu vốn khác nhau. Ví dụ, mô hình take-away có thể cần vốn ban đầu khoảng 40–100 triệu, trong khi quán tầm trung có thể từ 150–300 triệu trở lên. Quy mô càng lớn, chi phí sửa chữa, nội thất và trang thiết bị càng tăng.

2.2 Vị trí và diện tích mặt bằng

Vị trí là yếu tố then chốt tác động tới chi phí mở quán cà phê. Mặt bằng trung tâm thương mại, phố cổ hay khu văn phòng thường có tiền thuê cao hơn nhiều so với khu dân cư hay ngoại thành. Tham khảo ví dụ ước tính tiền thuê hàng tháng:

• Trung tâm thành phố (Hà Nội, TP.HCM): 20–80 triệu/tháng cho 40–80m2.
• Khu dân cư, ngoại thành: 5–20 triệu/tháng cho diện tích tương tự.

Diện tích quyết định chi phí cải tạo, nội thất và công suất phục vụ — càng rộng, chi phí cố định và biến đổi càng lớn.

2.3 Phong cách thiết kế và chất lượng trang thiết bị

Thiết kế hiện đại, phong cách vintage hay tối giản ảnh hưởng đến chi phí thi công và nội thất. Trang thiết bị pha chế cũng có nhiều mức giá: máy pha espresso cỡ nhỏ mới khoảng 20–40 triệu, máy chuyên nghiệp có thể từ 50–120 triệu. Chọn thiết bị phù hợp với mô hình: quán nhượng quyền thường cần đầu tư thiết bị chuẩn, trong khi quán khởi nghiệp có thể cân nhắc máy cũ chất lượng tốt để tiết kiệm.

2.4 Nhân sự và chi phí vận hành ban đầu

Số lượng và trình độ nhân viên ảnh hưởng đến chi phí lương, đào tạo và quản lý. Một barista chuyên nghiệp có thể nhận 6–12 triệu/tháng tùy vùng. Ban đầu bạn cần tính cả chi phí tuyển dụng, đào tạo và lương thử việc.

2.5 Nguyên vật liệu và nguồn cung

Chi phí nguyên liệu (cà phê hạt, sữa, siro) phụ thuộc vào chất lượng và nguồn cung. Mua số lượng lớn giúp giảm giá đơn vị nhưng tăng nhu cầu vốn lưu động. Ví dụ, 1kg cà phê nguyên chất loại trung bình có thể ~200–400 nghìn/kg tùy loại và thời điểm.

2.6 Pháp lý, marketing và quỹ dự phòng

Chi phí xin giấy phép, an toàn vệ sinh, phòng cháy, thiết kế logo, biển hiệu và marketing khai trương không thể bỏ qua. Ngoài ra, hãy chuẩn bị quỹ dự phòng 10–20% tổng vốn cho chi phí phát sinh và rủi ro ban đầu.

2.7. Ví dụ minh họa ảnh hưởng tổng hợp

Ví dụ: cùng mô hình quán 60m2 — nếu chọn vị trí trung tâm, thiết kế đầu tư và máy móc mới, chi phí mở quán có thể tăng gấp 1.5–2 lần so với chọn vị trí khu dân cư, thiết kế tối giản và mua máy đã qua sử dụng. Điều này cho thấy chọn vị trí và mức đầu tư trang thiết bị là hai quyết định tác động lớn nhất tới chi phí mở quán cà phê.

2.8. Tương tác giữa các yếu tố và lời khuyên ngắn

Các yếu tố không đứng độc lập — ví dụ đầu tư thiết kế cao có thể bù lại bằng vị trí tốt để tăng doanh thu. Mình khuyên: xác định rõ mô hình khách hàng mục tiêu, ưu tiên vị trí và thiết bị phù hợp, rồi mới tối ưu thiết kế và marketing. Luôn giữ quỹ dự phòng và so sánh ít nhất 3 phương án nguồn cung trước khi chốt.

3. Bảng chi tiết ước tính các khoản chi phí đầu tư ban đầu

Dưới đây là bảng phân nhóm các khoản mục chi phí thiết yếu khi tính toán chi phí mở quán cà phê. Mình trình bày theo từng hạng mục lớn để bạn dễ tham khảo và điều chỉnh theo mô hình, vị trí và phong cách quán.

3.1 Chi phí mặt bằng

– Tiền thuê đặt cọc + tháng đầu: 10.000.000 – 100.000.000 VNĐ (tùy khu vực, diện tích).
– Sửa chữa, cải tạo: 20.000.000 – 150.000.000 VNĐ (từ sửa nhẹ đến trọn gói).
– Thiết kế và thi công nội thất: 10.000.000 – 80.000.000 VNĐ (nếu thuê kiến trúc sư/nhà thầu).

3.2 Chi phí mua sắm trang thiết bị và dụng cụ

– Máy pha cà phê: 10.000.000 – 120.000.000 VNĐ (máy gia đình đến máy chuyên nghiệp).
– Máy xay cà phê, máy xay sinh tố: 5.000.000 – 20.000.000 VNĐ mỗi cái.
– Thiết bị điện lạnh (tủ lạnh, tủ đông, điều hòa): 10.000.000 – 40.000.000 VNĐ.
– Nội thất (bàn ghế, quầy bar, kệ): 10.000.000 – 60.000.000 VNĐ.
– Dụng cụ pha chế, ly tách, POS, hệ thống điện nước: 5.000.000 – 25.000.000 VNĐ.

3.3 Chi phí nguyên vật liệu ban đầu

– Nguyên liệu pha chế (cà phê hạt, sữa, siro, topping): 5.000.000 – 30.000.000 VNĐ.
– Vật tư tiêu hao (ly, ống hút, túi): 2.000.000 – 10.000.000 VNĐ.
– Hóa chất vệ sinh: 1.000.000 – 5.000.000 VNĐ.

3.4 Chi phí nhân sự

– Tuyển dụng, đào tạo ban đầu: 3.000.000 – 15.000.000 VNĐ.
– Lương thử việc dự trù (1–2 tháng): 10.000.000 – 40.000.000 VNĐ tùy số lượng nhân viên.

3.5 Chi phí pháp lý và giấy phép

– Đăng ký kinh doanh, VSATTP, PCCC và giấy phép liên quan: 1.000.000 – 15.000.000 VNĐ (có thể cao hơn nếu cần tư vấn/khắc phục).

3.6 Chi phí marketing và quảng bá ban đầu

– Thiết kế logo, menu, biển hiệu: 2.000.000 – 15.000.000 VNĐ.
– Khai trương, chụp ảnh, chạy quảng cáo ban đầu: 3.000.000 – 30.000.000 VNĐ.

3.7 Quỹ dự phòng và chi phí phát sinh

– Nên dành 10–20% tổng vốn đầu tư cho chi phí phát sinh, sửa chữa, thay thế, hoặc chậm doanh thu.

Ví dụ minh họa (quán tầm trung ~50m2)

– Mặt bằng (đặt cọc + sửa + nội thất): 120.000.000 VNĐ
– Trang thiết bị và dụng cụ: 70.000.000 VNĐ
– Nguyên vật liệu ban đầu: 15.000.000 VNĐ
– Nhân sự (tuyển + lương thử việc): 20.000.000 VNĐ
– Pháp lý: 5.000.000 VNĐ
– Marketing khai trương: 10.000.000 VNĐ
– Quỹ dự phòng (15%): 34.500.000 VNĐ
Tổng ước tính: ~274.500.000 VNĐ (phù hợp với khung 150–300 triệu cho quán tầm trung).

Ghi chú nhanh

– Số liệu trên mang tính tham khảo; chi phí thực tế thay đổi theo vị trí, thương hiệu, chất lượng thiết bị.
– Muốn tiết kiệm, bạn có thể mua máy cũ chất lượng tốt, giảm bớt thiết kế cầu kỳ, thương lượng tiền thuê và tối ưu nhân lực.
– Khi lập kế hoạch chi phí mở quán cà phê, hãy luôn dự phòng rủi ro để không bị chôn vốn giai đoạn đầu.

Mình khuyên bạn in danh sách này ra và điều chỉnh theo thực tế mặt bằng, nhà cung cấp và phong cách quán để có con số chính xác trước khi bắt tay vào triển khai.

4. Ước tính chi phí mở quán cà phê theo từng mô hình

Phần này mình sẽ đi thẳng vào các con số cụ thể để bạn hình dung rõ hơn chi phí mở quán cà phê theo từng mô hình phổ biến. Các con số dưới đây là ước tính tham khảo cho năm 2025, tùy vị trí, phong cách và lựa chọn thiết bị mà sẽ chênh lệch.

4.1 Mô hình cà phê xe đẩy / take-away

• Ước tính tổng: 40 – 100 triệu VNĐ.
• Ví dụ phân bổ:
  • Xe đẩy hoặc booth: 10 – 30 triệu.
  • Máy pha/cối xay nhỏ, bình giữ nhiệt, bình shaker: 10 – 30 triệu.
  • Nguyên vật liệu ban đầu (cà phê, sữa, siro, ly, ống hút): 3 – 10 triệu.
  • Giấy tờ pháp lý + phí vị trí (nếu có): 2 – 8 triệu.
  • Marketing khai trương + bao bì: 2 – 6 triệu.
  • Quỹ dự phòng/phát sinh: 5 – 15 triệu.

4.2 Mô hình quán cà phê nhỏ (dưới 50m2)

• Ước tính tổng: 80 – 200 triệu VNĐ.
• Ví dụ phân bổ:
  • Đặt cọc & tiền thuê (1–3 tháng đầu, tùy nơi): 15 – 60 triệu.
  • Sửa chữa, trang trí + nội thất cơ bản: 20 – 60 triệu.
  • Máy pha chuyên nghiệp nhỏ, máy xay, tủ lạnh: 15 – 40 triệu.
  • Nguyên liệu & vật tư tiêu hao ban đầu: 5 – 15 triệu.
  • Pháp lý, giấy phép, BH PCCC: 3 – 10 triệu.
  • Marketing khai trương, biển hiệu, menu: 3 – 10 triệu.
  • Quỹ dự phòng: chiếm khoảng 10–15% tổng vốn.

4.3 Mô hình quán cà phê tầm trung (50–100m2)

• Ước tính tổng: 150 – 300 triệu VNĐ.
• Ví dụ phân bổ:
  • Đặt cọc & tiền thuê: 40 – 120 triệu.
  • Sửa chữa, thiết kế nội thất trọn gói: 40 – 100 triệu.
  • Thiết bị pha chế chuyên nghiệp (máy espresso, máy xay lớn, tủ lạnh, máy làm đá): 40 – 80 triệu.
  • Nguyên vật liệu, dụng cụ phục vụ, phần mềm quản lý: 10 – 30 triệu.
  • Chi phí pháp lý, khai trương, marketing: 5 – 15 triệu.
  • Dự phòng & phát sinh: 10–20% tổng vốn.

4.4 Mô hình quán cà phê lớn, chuyên nghiệp

• Ước tính tổng: Từ 300 – 500 triệu VNĐ trở lên, có thể cao hơn nếu thuê mặt bằng trung tâm hoặc đầu tư phong cách cao cấp.
• Ví dụ phân bổ:
  • Thuê mặt bằng vị trí đắc địa: chiếm phần lớn, 100 – 300 triệu (đặt cọc + tháng đầu).
  • Thiết kế, thi công nội thất chuyên nghiệp: 80 – 200 triệu.
  • Thiết bị cao cấp, hệ thống bếp/điện lạnh, POS chuyên dụng: 80 – 150 triệu.
  • Chi phí nhân sự, đào tạo, nguyên vật liệu lớn: 20 – 50 triệu.
  • Marketing quy mô lớn, lễ khai trương: 10 – 30 triệu.
  • Quỹ dự phòng: tối thiểu 10–20% tổng đầu tư.

4.5 Mô hình nhượng quyền thương hiệu

• Ước tính tổng: biến động lớn, từ vài trăm triệu đến vài tỷ VNĐ tùy thương hiệu và quy mô.
• Ghi chú:
  • Chi phí nhượng quyền (franchise fee) thường là khoản trả một lần; một số thương hiệu nhỏ có thể vài chục triệu, thương hiệu lớn có thể vài trăm triệu đến vài tỷ. Phí này có thể bao gồm đào tạo, công thức, hỗ trợ vận hành.
  • Ngoài phí nhượng quyền còn có chi phí thiết kế theo chuẩn thương hiệu, trang thiết bị theo gói, tiền thuê, nguyên vật liệu ban đầu và phí quảng bá theo chuỗi.
  • Trước khi quyết định nhượng quyền, hãy yêu cầu hợp đồng chi tiết và minh bạch về các khoản phí cố định, phí hàng tháng (royalty) và cam kết hỗ trợ từ bên nhượng quyền.

Lưu ý quan trọng: các con số trên là ước tính để bạn lập kế hoạch. Thực tế chi phí mở quán cà phê có thể thay đổi dựa vào vị trí, tiêu chuẩn thiết bị, phong cách thiết kế và chiến lược marketing. Mình khuyên bạn luôn giữ quỹ dự phòng 10–20% và so sánh ít nhất 3 báo giá trước khi quyết định mua sắm hay ký hợp đồng thuê mặt bằng.

5. Các chi phí vận hành và duy trì quán cà phê hàng tháng

5.1. Chi phí cố định hàng tháng

Đây là các khoản phải trả đều đặn bất kể doanh thu: tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên hợp đồng, chi phí khấu hao tài sản, phí phần mềm quản lý, internet, và bảo hiểm (nếu có). Ví dụ thực tế: tiền thuê trung tâm phố có thể từ 15–40 triệu/tháng, quán nhỏ khu dân cư 5–15 triệu/tháng. Lương nhân viên (2 barista + 1 phục vụ) khoảng 15–25 triệu/tháng. Chi phí khấu hao máy móc và nội thất (ước tính) ~3–8 triệu/tháng.

5.2. Chi phí biến đổi hàng tháng

Những chi phí này thay đổi theo sản lượng bán: nguyên vật liệu, điện nước, gas, vật tư tiêu hao, marketing, bảo trì máy móc. Ví dụ:

• Nguyên liệu (cà phê hạt, sữa, siro, topping): 10–30 triệu/tháng với quán nhỏ, 30–80 triệu/tháng với quán tầm trung.
• Điện, nước, gas: 3–10 triệu/tháng tùy quy mô và máy lạnh sử dụng nhiều hay ít.
• Marketing định kỳ (quảng cáo Facebook/Google, khuyến mãi): 2–10 triệu/tháng — có thể tăng vào mùa cao điểm.
• Bảo trì, sửa chữa: trung bình 1–5 triệu/tháng, nhưng năm đầu nên dự phòng cao hơn.

5.3. Ví dụ minh họa theo mô hình quán

Để dễ hình dung chi phí vận hành khi lập kế hoạch chi phí mở quán cà phê, đây là ước tính tổng chi phí hàng tháng (bao gồm cố định + biến đổi):

• Cà phê xe đẩy / take-away: 8–20 triệu/tháng.
• Quán nhỏ (<50m2): 25–60 triệu/tháng.
• Quán tầm trung (50–100m2): 60–120 triệu/tháng.
• Quán lớn chuyên nghiệp: 120–300 triệu/tháng trở lên.

5.4. Lưu ý quản trị chi phí và tỷ lệ tham chiếu

Trong vận hành, chúng mình nên theo dõi các chỉ số sau để kiểm soát chi phí: tỉ lệ nguyên liệu so với doanh thu (COGS) thường ở mức 25–35% với cà phê và đồ uống; chi phí nhân công chiếm 20–30%; tiền thuê mặt bằng tốt nhất không vượt quá 10–15% doanh thu kỳ vọng. Ngoài ra, duy trì quỹ dự phòng tương đương 10–20% tiền chi tiêu hàng tháng giúp quán không bị sốc khi có sửa chữa lớn hoặc biến động thị trường.

Kết luận ngắn: Khi lập bảng dự toán chi phí mở quán cà phê, đừng chỉ tính vốn đầu tư một lần, mà phải dự trù rõ các khoản vận hành hàng tháng theo mô hình và vị trí. Việc kiểm soát sát nguyên vật liệu, tối ưu lịch nhân sự và duy trì bảo trì định kỳ sẽ giúp giảm áp lực chi phí và giữ dòng tiền ổn định.

6. 9 gợi ý tiết kiệm chi phí hiệu quả khi mở quán cà phê

Khi lên kế hoạch giảm chi phí mở quán cà phê, điều quan trọng là tiết kiệm thông minh chứ không phải cắt giảm mọi thứ. Dưới đây là 9 gợi ý thực tế, có ví dụ và con số minh họa, giúp bạn giữ chi phí thấp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và trải nghiệm khách hàng.

6.1. Chọn mô hình và mặt bằng phù hợp ngay từ đầu

Đừng ôm quá lớn lúc mới bắt đầu. Nếu ngân sách hạn chế, ưu tiên xe đẩy hoặc quán take-away để tiết kiệm tiền thuê và sửa chữa. Ví dụ: mặt bằng nhỏ 20–30m2 ở khu dân cư có thể rẻ hơn trung tâm 30–50% về tiền thuê hàng tháng. Mục tiêu là phù hợp công suất với vốn.

6.2. Ưu tiên đầu tư thiết bị thiết yếu, cân nhắc đồ cũ cho thiết bị phụ

Chi tiết: đầu tư mới cho máy pha espresso và máy xay là cần thiết nếu bạn bán cà phê chuyên nghiệp. Máy pha mới: ~30–120 triệu, máy xay mới: ~5–25 triệu. Thiết bị như tủ lạnh, bàn, ghế có thể mua thanh lý với giá giảm 30–60%. Cách này giảm chi phí đầu tư ban đầu mà vẫn đảm bảo vận hành.

6.3. Tối ưu thiết kế nội thất: đơn giản, đa chức năng, DIY khi có thể

Thiết kế tối giản vừa tiết kiệm vừa dễ bảo trì. Ví dụ: sử dụng kệ pallet, bàn gỗ tái chế, đèn chiếu điểm thay vì hệ thống chiếu sáng phức tạp có thể cắt 30–50% chi phí thi công. Hãy nhắm ngân sách nội thất hợp lý: quán nhỏ có thể duy trì nội thất ổn định với 30–70 triệu thay vì đầu tư 150 triệu ngay từ đầu.

6.4. Đàm phán với nhà cung cấp và mua nguyên liệu theo nhóm

Thương lượng giá, yêu cầu chiết khấu cho đơn hàng định kỳ hoặc mua theo khối lượng lớn. Ví dụ: mua bao 20–30kg cà phê thô sẽ rẻ hơn mua theo kg lẻ, tiết kiệm 5–12%/kg. Tìm 2–3 nhà cung cấp để so sánh chất lượng và giá, tránh phụ thuộc một nguồn duy nhất.

6.5. Xây đội ngũ nhân sự đa năng, tinh gọn

Thay vì tuyển nhiều vị trí, đào tạo nhân viên phục vụ kiêm barista, thu ngân. Ví dụ: một quán nhỏ có thể vận hành với 2–3 nhân viên luân phiên, giảm chi phí lương và bảo hiểm. Tuy nhiên, không cắt giảm đào tạo vì chất lượng phục vụ ảnh hưởng doanh thu.

6.6. Tận dụng marketing miễn phí và chi phí thấp

Sử dụng Facebook, Instagram, Google Business và hợp tác với quán sách/nhà hàng lân cận để quảng bá miễn phí. Mời micro-influencer địa phương đổi đồ uống lấy bài viết, chi phí thường thấp hơn chạy quảng cáo. Một chiến dịch khai trương thông minh với chi phí 2–5 triệu có thể hiệu quả hơn quảng cáo trả tiền lớn nếu nội dung hấp dẫn.

6.7. Kiểm soát tồn kho và giảm lãng phí

Áp dụng quy trình FIFO (vào trước, ra trước) cho nguyên liệu, theo dõi lượng tiêu thụ từng món để đặt hàng chính xác. Ví dụ: giảm thất thoát sữa, topping có thể tiết kiệm 5–10% chi phí nguyên vật liệu hàng tháng. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đơn giản (hoặc file Excel chuẩn) để theo dõi tồn kho.

6.8. Quản lý tài chính chặt chẽ và có quỹ dự phòng

Lập kế hoạch dòng tiền tháng, phân loại chi phí cố định và biến đổi. Dự phòng khoảng 10–20% tổng vốn cho phát sinh. Ví dụ: nếu tổng vốn đầu tư 200 triệu, nên giữ 20–40 triệu làm quỹ dự phòng để xử lý sự cố thiết bị hoặc chi phí pháp lý bất ngờ.

6.9. Đa dạng nguồn vốn và tận dụng hỗ trợ

Không chỉ dựa vào vốn tự có. Xem xét vay ngân hàng nhỏ, hỗ trợ từ chương trình khởi nghiệp, hoặc gọi vốn từ đối tác. Một phương án kết hợp vốn tự có 50%, vay 30% và gọi góp 20% có thể giảm áp lực ban đầu. Tuy nhiên, tính toán lãi vay và khả năng trả nợ trước khi quyết định.

Lưu ý cuối cùng: Tiết kiệm là để duy trì và phát triển, không phải đánh đổi chất lượng an toàn thực phẩm hoặc giấy phép. Khi tiết kiệm đúng cách, chúng ta sẽ giảm chi phí mở quán cà phê mà vẫn giữ được trải nghiệm khách hàng và lợi nhuận bền vững.

7. Những lưu ý quan trọng khác để kinh doanh quán cà phê thành công

Trước khi đi vào khai thác chi tiết, một lưu ý nhỏ: khi lập kế hoạch và dự toán chi phí mở quán cà phê, chúng ta không chỉ tính tiền thuê, trang thiết bị hay nguyên vật liệu. Thành công dài hạn phụ thuộc vào chiến lược vận hành, chất lượng sản phẩm và khả năng thích ứng với thị trường. Dưới đây là những điểm quan trọng mình khuyên bạn cần kiểm soát ngay từ đầu.

7.1. Lập kế hoạch kinh doanh và tài chính rõ ràng

– Viết bản kế hoạch ngắn gọn: mô tả mô hình, khách hàng mục tiêu, điểm khác biệt, chiến lược giá và dự báo doanh thu 12 tháng.
– Dự toán chi tiết theo kịch bản: tối ưu (best-case), bình thường (expected), xấu (worst-case). Ví dụ: nếu mục tiêu doanh thu tháng 100 triệu, kịch bản worst-case đặt mục tiêu 60–70 triệu để chuẩn bị phương án cắt giảm chi phí.
– Chỉ số tài chính mục tiêu: tỷ lệ lợi nhuận gộp 60–75% cho đồ uống, chi phí nhân công dưới 25–30% doanh thu, tiền thuê dưới 10–15% doanh thu.

7.2. Tập trung vào chất lượng sản phẩm và trải nghiệm khách hàng

– Nguyên liệu: chọn nhà cung cấp ổn định. Ví dụ, 1kg cà phê rang xay cho ~120–140 ly espresso; nếu giá 1kg = 400.000–600.000 VNĐ, chi phí cà phê/ly khoảng 3.000–5.000 VNĐ.
– Menu tối ưu: 6–10 món chủ lực, trong đó 3 món best-seller đóng góp 60–70% doanh thu.
– Trải nghiệm: phục vụ nhanh, không gian thoải mái, Wi-Fi ổn định, sạc điện; chất lượng dịch vụ quyết định lượt quay lại.

7.3. Quản lý nhân sự và văn hóa quán

– Xây dựng quy trình đào tạo chuẩn: pha chế, phục vụ, vệ sinh, xử lý tình huống.
– Tuyển theo năng lực và thái độ; giữ nhân viên tốt bằng lương hợp lý (ví dụ barista 7–12 triệu/tháng tuỳ khu vực) và chế độ thưởng dựa trên doanh thu hoặc đánh giá chất lượng.
– Tối ưu lịch làm: với lượng khách 50–150 khách/ngày cần 2–4 nhân sự mỗi ca, tránh quá tải nhưng tiết kiệm chi phí nhân công.

7.4. Phân tích và quản lý rủi ro

– Liệt kê rủi ro chính: thay đổi vị trí thuê, biến động giá nguyên liệu, sự cố thiết bị, nhân sự nghỉ đột xuất.
– Chuẩn bị quỹ dự phòng 10–20% tổng vốn đầu tư để ứng phó.
– Có hợp đồng rõ ràng với nhà cung cấp, bảo hiểm thiết bị nếu cần.

7.5. Nắm bắt xu hướng 2025 và ứng dụng công nghệ

– Chuyển đổi số: đặt hàng online, thanh toán QR, quản lý tồn kho bằng phần mềm. Ít nhất dùng 1 phần mềm POS để theo dõi doanh thu theo món.
– Xu hướng: đồ uống healthy, non-dairy (sữa hạt), cà phê specialty, gói take-away và hộp quà. Điều chỉnh menu và marketing theo xu hướng để tăng doanh thu.
– Ví dụ chi phí ban đầu cho hệ thống POS cơ bản: 5–15 triệu VNĐ; phần mềm quản lý tồn kho khoảng 200–500k/tháng.

7.6. Chỉ số hiệu suất (KPI) cần theo dõi

– Doanh thu trung bình/khách, số khách/ngày, tỉ lệ quay lại khách hàng.
– Biên lợi nhuận gộp theo món, chi phí nguyên vật liệu (% doanh thu).
– Chi phí cố định hàng tháng (thuê + lương) so với doanh thu; mục tiêu: chi phí cố định ≤ 50% tổng chi phí vận hành.
– Thời gian hoàn vốn: 6–18 tháng là mục tiêu hợp lý cho quán nhỏ/tầm trung nếu quản lý tốt.

7.7. Checklist nhanh trước khi khai trương

– Hoàn tất giấy phép cần thiết và PCCC.
– Chuẩn hóa menu và test giá: ví dụ Americano 30–40k, Latte 45–55k, đồ ăn nhẹ 25–60k.
– Tập huấn nhân viên xong, thử vận hành 7–10 ngày.
– Chiến dịch khai trương: ưu đãi 20–30% trong 3–5 ngày đầu để thu hút khách.

Kết lại, ngoài việc tối ưu chi phí mở quán cà phê, bạn cần đầu tư vào hệ thống vận hành, con người và khả năng thích ứng với xu hướng. Nếu làm tốt những điểm trên, quán không chỉ tránh lỗ mà còn có nền tảng để phát triển bền vững.

8. Kết luận và lời khuyên

Sau khi xem xét toàn bộ các hạng mục đầu tư, từ mặt bằng, thiết bị, nguyên vật liệu đến chi phí vận hành, chúng ta có thể thấy rằng chi phí mở quán cà phê phụ thuộc nhiều vào mô hình và sự chuẩn bị kỹ càng. Mình tóm gọn lại những điểm then chốt để bạn dễ hành động và tránh rủi ro khi bắt đầu.

8.1. Kết luận ngắn gọn

Việc mở quán cà phê không chỉ là bỏ tiền ra mua thiết bị hay sửa mặt bằng, mà là quản trị dòng tiền, chọn mô hình phù hợp và tối ưu chi phí liên tục. Với mô hình xe đẩy bạn cần ~40–100 triệu, quán nhỏ 80–200 triệu, tầm trung 150–300 triệu và quán chuyên nghiệp từ 300 triệu trở lên. Luôn dự phòng khoảng 10–20% tổng vốn cho phát sinh.

8.2. Lời khuyên hành động (checklist nhanh)

• Lập ngân sách chi tiết trước: liệt kê từng khoản như tiền thuê, sửa chữa, thiết bị, nguyên liệu và marketing.
• Dự trữ quỹ vận hành 3–6 tháng để duy trì hoạt động khi doanh thu ban đầu chưa ổn định.
• Ưu tiên đầu tư vào chất lượng đồ uống và đào tạo barista; một ly ngon giữ khách tốt hơn chiêu trò quảng cáo.
• Đàm phán với nhà cung cấp để giảm giá nguyên vật liệu, so sánh ít nhất 3 nguồn trước khi ký hợp đồng.
• Tận dụng kênh marketing online miễn phí: Google Business, Facebook, Instagram và hợp tác với food blogger địa phương.
• Ưu tiên mua thiết bị cốt lõi mới, cân nhắc đồ thanh lý cho đồ phụ nếu cần tiết kiệm chi phí.
• Theo dõi số liệu hàng ngày (doanh thu, chi phí nguyên liệu, lượt khách) để điều chỉnh menu và khuyến mãi kịp thời.

8.3. Lời nhắn tới bạn chuẩn bị mở quán

Hãy bắt đầu từ mô hình nhỏ mà bạn kiểm soát được, thử nghiệm menu, tối ưu chi phí rồi mới mở rộng. Nếu cần, mình khuyên bạn hỏi thêm về kế hoạch tài chính cụ thể cho mô hình bạn chọn — mình sẵn sàng trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm. Chia sẻ câu chuyện hoặc đặt câu hỏi dưới đây để chúng ta cùng hoàn thiện kế hoạch mở quán cà phê của bạn!