Những rủi ro khi mở quán cà phê: 10 lưu ý chủ quán nên biết 2025

Mở quán cà phê là ước mơ của nhiều người, nhưng con đường ấy cũng đầy thử thách. Bài viết này giúp chúng ta nhận diện sớm các rủi ro khi mở quán cà phê để lên kế hoạch phòng ngừa, tiết kiệm chi phí và tránh những sai sót phổ biến trên hành trình khởi nghiệp.

1. Các rủi ro thường gặp khi mở quán cà phê

1.1 Rủi ro vốn và tài chính

Tài chính là nguyên nhân hàng đầu khiến quán phải đóng cửa. Một vài ví dụ thực tế: quán take-away nhỏ có thể cần vốn ban đầu khoảng 80–200 triệu đồng, quán diện tích trung bình 50–120m² thường cần 500 triệu – 1,5 tỷ đồng tùy mặt bằng và trang thiết bị. Chi phí vận hành hàng tháng (ví dụ ở thành phố vừa) có thể gồm: tiền thuê 15–60 triệu, nhân sự 20–60 triệu, nguyên liệu 20–40 triệu, điện nước & internet 5–15 triệu, marketing 3–10 triệu. Nếu không có quỹ dự phòng tương đương 3–6 tháng chi phí, chủ quán dễ bị hụt dòng tiền khi doanh thu sụt hoặc có phát sinh.

1.2 Rủi ro về chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Chất lượng quyết định khách quay lại. Những rủi ro thường gặp: thực đơn kém hấp dẫn, đồ uống không ổn định do công thức hoặc kỹ thuật pha, phục vụ thiếu chuyên nghiệp, vi phạm vệ sinh thực phẩm. Ví dụ minh hoạ: 1kg cà phê nguyên chất cho khoảng 50–140 ly tùy phương pháp (pha phin, espresso đơn/đúp), nên quản lý tỷ lệ hao hụt và định lượng rất quan trọng. Một máy xay hơi lệch, nhiệt độ pha không ổn định có thể làm vị cà phê thay đổi, dẫn đến đơn hàng hoàn trả hoặc đánh giá xấu trên mạng.

1.3 Rủi ro thị trường và cạnh tranh

Thị trường luôn thay đổi và cạnh tranh rất gay gắt, từ chuỗi lớn đến quán indie. Nếu chúng ta không bắt kịp xu hướng (take-away, cold brew, đồ uống healthy) hoặc chiến lược marketing kém, sẽ khó tạo lưu lượng khách. Một rủi ro thực tế là quảng cáo tốn chi phí nhưng không tăng doanh thu vì target sai. Việc không xây dựng khách hàng trung thành cũng khiến doanh thu biến động theo mùa.

1.4 Rủi ro quản lý nhân sự

Nhân sự vừa là tài sản vừa là rủi ro: thiếu người quản lý kinh nghiệm, tỷ lệ nghỉ việc cao, mâu thuẫn nội bộ, hoặc đội ngũ không chuyên nghiệp đều ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ. Chi phí tuyển và đào tạo một barista mới (bao gồm lương thử việc và đào tạo) có thể tốn vài triệu đến hàng chục triệu tùy mức độ chuyên sâu. Nếu không có quy trình tuyển & giữ chân rõ ràng, chủ quán sẽ mất thời gian và tiền bạc liên tục.

1.5 Rủi ro vị trí mặt bằng và vận hành

Vị trí không phù hợp (khó tiếp cận, thiếu chỗ đỗ xe, không đúng nhóm khách mục tiêu) sẽ làm doanh thu thấp dù quán đẹp. Trang thiết bị hỏng cũng gây gián đoạn: một máy pha espresso công nghiệp mới có giá từ 20–100 triệu đồng, sửa chữa có thể tốn 2–15 triệu cho mỗi lần lỗi lớn. Quy trình vận hành chưa tối ưu gây chậm order, lãng phí nguyên liệu và làm khách chờ lâu.

1.6 Rủi ro pháp lý và yếu tố bên ngoài

Thiếu giấy phép kinh doanh, không đảm bảo an toàn thực phẩm hoặc vi phạm quy định vệ sinh có thể bị phạt hoặc đóng cửa. Bên cạnh đó, thay đổi chính sách (thuế, quy định môi trường) hoặc các sự kiện bất khả kháng như dịch bệnh, thiên tai đều có thể làm quán ngưng hoạt động tạm thời, gây tổn thất nếu không có kế hoạch dự phòng.

Tóm lại, nhận diện sớm các rủi ro khi mở quán cà phê giúp chúng ta chuẩn bị vốn dự phòng, thiết lập quy trình chất lượng, chọn mặt bằng phù hợp và xây dựng đội ngũ bền vững. Ở phần sau mình sẽ chia sẻ 10 lưu ý thiết yếu để giảm các rủi ro này và tăng cơ hội thành công trong 2025.

2. 10 lưu ý quan trọng để thành công với quán cà phê 2025

Để giảm thiểu rủi ro khi mở quán cà phê và tăng cơ hội thành công trong bối cảnh thị trường 2025, chủ quán cần kế hoạch thực tế, quản lý chặt chẽ và linh hoạt thích nghi. Dưới đây là 10 lưu ý thiết yếu mà mình tổng hợp từ kinh nghiệm thực tế và số liệu tham khảo.

2.1. Nghiên cứu thị trường và lập kế hoạch kinh doanh

Trước khi thuê mặt bằng, hãy xác định rõ khách hàng mục tiêu, khung giá và đối thủ xung quanh. Ví dụ, quán phục vụ sinh viên nên đặt giá trung bình 20.000–35.000₫/cốc; quán dành cho văn phòng có thể ở mức 40.000–80.000₫. Lập kế hoạch tài chính 12 tháng với dự báo doanh thu từng tháng và điểm hòa vốn.

2.2. Quản lý tài chính chặt chẽ và xây quỹ dự phòng

Chuẩn bị vốn ban đầu hợp lý: quán nhỏ take-away 150–300 triệu VND, quán diện tích 50–100m² khoảng 400–1.200 triệu VND tùy khu vực. Luôn có quỹ dự phòng bằng 3–6 tháng chi phí cố định hoặc tối thiểu 20% vốn khởi đầu để ứng phó sự cố.

2.3. Ưu tiên chất lượng sản phẩm và trải nghiệm khách hàng

Đầu tư vào nguyên liệu và công thức pha ổn định. Thiết lập kiểm soát chất lượng: thử vị hàng tuần, checklist vệ sinh hàng ngày và đào tạo barista theo tiêu chuẩn. Một cốc cà phê ổn định sẽ tạo khách hàng quay lại nhiều hơn bất kỳ chiến dịch quảng cáo nào.

2.4. Xây chiến lược marketing truyền thông hiệu quả

Dùng kết hợp online và offline: mạng xã hội, hợp tác KOL địa phương, chương trình tích điểm. Dành ngân sách marketing 5–10% doanh thu trong 6 tháng đầu hoặc 10–15% trong giai đoạn khai trương để thu hút lưu lượng khách.

2.5. Tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân sự

Chuẩn hóa mô tả công việc, tổ chức đào tạo kỹ năng pha chế và phục vụ. Với quán 50 chỗ, cần 4–6 nhân sự vận hành luân phiên. Xây chế độ lương, thưởng, và lộ trình thăng tiến để giảm tỷ lệ nghỉ việc.

2.6. Lựa chọn mặt bằng và tối ưu không gian

Chọn mặt bằng phù hợp đối tượng khách, lưu ý chi phí thuê chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu dự kiến (không nên vượt 20–30% doanh thu). Thiết kế nội thất ưu tiên luồng di chuyển, khu order riêng và chỗ ngồi thoải mái để tăng thời gian lưu lại của khách.

2.7. Tuân thủ pháp luật và giấy tờ cần thiết

Hoàn tất giấy phép kinh doanh, đăng ký an toàn thực phẩm và các thủ tục liên quan. Việc này giúp tránh phạt hành chính và gián đoạn hoạt động, một trong những rủi ro khi mở quán cà phê thường gặp nếu chủ quan.

2.8. Ứng dụng công nghệ và đổi mới liên tục

Áp dụng phần mềm quản lý bán hàng, tồn kho và báo cáo tài chính. Chi phí phần mềm POS từ 200.000–1.000.000₫/tháng. Cân nhắc đặt hàng trực tuyến, giao hàng, chương trình đặt chỗ để bắt kịp thói quen 2025.

2.9. Thiết lập quy trình vận hành và kiểm soát chất lượng

Xây SOP cho order, pha chế, vệ sinh và xử lý phàn nàn. Kiểm tra định kỳ: kiểm kê nguyên liệu hàng tuần, đánh giá dịch vụ hàng tháng. Một quy trình rõ ràng giúp giảm lỗi và tiết kiệm thời gian đào tạo.

2.10. Quản lý chuỗi cung ứng và chọn nhà cung cấp bền vững

Tìm nhà cung cấp cà phê, sữa và bánh uy tín. Ví dụ, nhu cầu cà phê 60kg/tháng cho quán trung bình, giá khoảng 150.000–350.000₫/kg tùy loại. Đàm phán MOQ, thời gian giao hàng và có tối thiểu hai nguồn cung để tránh đứt hàng. Ưu tiên nhà cung cấp có chứng nhận Fair Trade hoặc mô hình bền vững để tạo điểm khác biệt.

Lưu ý cuối: mỗi quán có bối cảnh khác nhau, nhưng áp dụng đồng thời các lưu ý trên sẽ giúp bạn hạn chế tối đa rủi ro khi mở quán cà phê và xây dựng nền tảng bền vững cho năm 2025. Nếu cần, mình có thể giúp bạn ước tính ngân sách cụ thể theo địa điểm và mô hình quán.

3. Kết luận

Kết thúc hành trình đọc, mình muốn nhắc lại rằng mở quán cà phê là ước mơ nhưng cũng đầy rủi ro khi mở quán cà phê. Nhận diện sớm các rủi ro và áp dụng 10 lưu ý phía trên sẽ giúp bạn đi nhanh, bền hơn và giảm những bất ngờ không mong muốn.

3.1. Tóm tắt nhanh

– Tài chính: chuẩn bị vốn ban đầu và quỹ dự phòng. Ví dụ: quán nhỏ (30–50m2) cần ~200–400 triệu, quỹ dự phòng đủ chi trả 3 tháng vận hành (khoảng 50–120 triệu) để đối phó rủi ro.
– Sản phẩm & dịch vụ: ưu tiên chất lượng ổn định, mỗi công thức nên được đo lường để tránh sai lệch hương vị.
– Thị trường & marketing: đầu tư kênh online + offline; một chiến dịch thử nghiệm tốn 5–15 triệu có thể giúp kiểm tra phản hồi ban đầu.
– Nhân sự & vận hành: 1 barista cho 20–30 khách peak, xây SOP rõ ràng để giảm lỗi vận hành.
– Pháp lý & chuỗi cung ứng: có ít nhất 2 nguồn cung cấp quan trọng (cà phê, bánh ngọt) và hoàn tất giấy phép trước khi khai trương.
– Công nghệ & đổi mới: POS, đặt hàng trực tuyến, thanh toán không tiếp xúc—chi phí phần mềm quản lý từ ~2–10 triệu/năm tùy gói.

3.2. Hành động cần làm ngay (checklist ngắn)

– Kiểm tra lại kế hoạch tài chính, đảm bảo quỹ dự phòng 3 tháng.
– Hoàn thiện menu thử nghiệm, chuẩn hoá công thức và đo lường nguyên liệu.
– Lập kế hoạch marketing 90 ngày đầu: mở chiến dịch online, hợp tác KOL/food blogger địa phương.
– Tuyển và đào tạo tối thiểu 2 barista có kinh nghiệm, kèm SOP phục vụ.
– Ký hợp đồng với ít nhất 2 nhà cung cấp cà phê/đồ uống và kiểm tra chất lượng mẫu.
– Hoàn tất giấy phép, đăng ký an toàn vệ sinh và cập nhật bảo hiểm cho rủi ro thiên tai/dịch bệnh.

Cuối cùng, mình khuyên: hãy đi từng bước, kiểm soát rủi ro bằng con số cụ thể và luôn lắng nghe khách hàng. Nếu bạn làm tốt từng mục nhỏ, cơ hội thành công cho quán cà phê của bạn trong bối cảnh 2025 sẽ lớn hơn nhiều. Chúng ta bắt đầu thôi, và đừng ngại điều chỉnh khi thị trường thay đổi.