Mẫu hợp đồng cung cấp cà phê 2025: 7 điều cần biết & 5 lưu ý pháp lý

Trong bối cảnh thị trường cà phê thay đổi nhanh và quy định pháp lý được cập nhật, một hợp đồng cung cấp cà phê rõ ràng giúp bảo vệ quyền lợi, giảm rủi ro và duy trì mối quan hệ bền vững giữa người bán và người mua. Bài viết này tổng hợp mẫu hợp đồng cung cấp cà phê 2025, 7 điều khoản thiết yếu và 5 lưu ý pháp lý cần biết để bạn — từ chủ vườn, nhà rang xay đến chủ quán — có thể soạn thảo hợp đồng an toàn và thực tế.

1. Giới Thiệu Chung Về Hợp Đồng Cung Cấp Cà Phê

1.1. Tầm Quan Trọng của hợp đồng cung cấp cà phê

Một hợp đồng cung cấp cà phê tốt không chỉ ghi lại giao dịch mua bán mà còn là công cụ quản trị rủi ro. Hợp đồng giúp xác định rõ loại sản phẩm, tiêu chuẩn chất lượng, giá, phương thức thanh toán, trách nhiệm giao nhận và cơ chế xử lý tranh chấp. Ví dụ minh họa: khi một quán đặt 500 kg Robusta với đơn giá tham khảo (ví dụ) 40.000 VND/kg, tổng hợp đồng là 20.000.000 VND — nếu không có điều khoản kiểm định và phạt chậm giao, cả hai bên dễ gặp tranh chấp khi hàng không đạt chuẩn hoặc giao trễ.

Đặc biệt trong năm 2025, cần lưu ý cập nhật các quy định về chứng nhận chất lượng, thuế và điều kiện vận chuyển. Việc ghi rõ nguồn gốc, chứng nhận (VietGAP, GlobalGAP, Organic…) và tiêu chuẩn đóng gói giúp giảm rủi ro bị trả hàng hoặc mất uy tín thương hiệu.

1.2. Mục tiêu của bài viết

Mình viết bài này nhằm cung cấp cho bạn một hướng dẫn ngắn gọn, thực tế để soạn thảo hoặc kiểm tra mẫu hợp đồng cung cấp cà phê theo tiêu chuẩn 2025. Cụ thể, bài sẽ:

• Trình bày 7 điều khoản chủ chốt cần có trong hợp đồng.
• Đưa ra 5 lưu ý pháp lý quan trọng khi soạn thảo để tránh rủi ro thực tế.
• Cung cấp mẫu hợp đồng chuẩn và ví dụ minh họa về khối lượng, giá cả và điều kiện giao nhận để bạn áp dụng ngay.

Chúng mình hướng tới nội dung cô đọng, dễ áp dụng cho từng đối tượng: chủ trang trại (bán cà phê nhân), nhà rang xay (mua số lượng 100–1.000 kg), và chủ quán (đặt lẻ theo tháng). Tiếp theo, bạn sẽ thấy chi tiết về 7 điều khoản chủ chốt mà mọi hợp đồng cung cấp cà phê nên có.

2. 7 Điều Khoản Chủ Chốt Trong Hợp Đồng Cung Cấp Cà Phê 2025

Phần này liệt kê 7 điều khoản không thể thiếu khi soạn hợp đồng cung cấp cà phê trong năm 2025. Mình trình bày ngắn gọn, thực tế để bạn dễ áp dụng ngay vào giao dịch: từ thông tin các bên đến cơ chế xử lý tranh chấp.

2.1 Thông tin các bên ký kết

Ghi rõ tên pháp lý, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email, người đại diện và giấy tờ kèm theo (Giấy phép kinh doanh, CMND/Hộ chiếu người đại diện). Ví dụ: Bên A (Nhà xuất khẩu Robusta Sài Gòn) — MST 0123456789 — Địa chỉ: Q.12, TP.HCM.

2.2 Đối tượng hợp đồng — mô tả sản phẩm

Miêu tả chi tiết loại cà phê, hình thức, tiêu chuẩn chất lượng, bao bì và nguồn gốc. Tránh mô tả chung chung để hạn chế tranh chấp.

Ví dụ cụ thể:

• Arabica nguyên hạt, độ ẩm ≤ 12%, tạp chất ≤ 2%, bao 60kg/bao, xuất xứ Buôn Ma Thuột.
• Robusta xay, rang mộc, độ ẩm ≤ 13%, đóng gói 500g túi zip, chứng nhận VietGAP kèm theo.

2.3 Giá cả, phương thức và thời hạn thanh toán

Quy định rõ đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, VAT (nếu có), phương thức thanh toán và lịch thanh toán.

Ví dụ minh họa:

• Đơn giá: Arabica 120.000 VND/kg; Robusta 80.000 VND/kg.
• Thanh toán: 30% đặt cọc khi ký, 70% còn lại chuyển khoản trong 15 ngày sau giao hàng vào tài khoản công ty Bên A.
• Điều khoản biến động giá: giá điều chỉnh nếu giá thị trường thay đổi >5% so với giá tham chiếu mỗi 30 ngày.

2.4 Giao nhận hàng hóa và chuyển giao rủi ro

Ghi rõ thời gian, địa điểm giao nhận, bên chịu cước phí, và thủ tục nhận hàng kèm mẫu kiểm tra.

Ví dụ:

• Giao tại kho Bên B, TP. Hà Nội, trong vòng 10 ngày kể từ ngày thanh toán đặt cọc.
• Bên B kiểm tra số lượng và mẫu ngẫu nhiên trong 48 giờ; nếu phát hiện sai lệch, lập biên bản và thông báo Bên A.
• Áp dụng Incoterms khi giao quốc tế (ví dụ CIF cảng Đà Nẵng) và chuyển giao rủi ro theo điều kiện đã chọn.

2.5 Quyền và nghĩa vụ chi tiết của các bên

Liệt kê cụ thể trách nhiệm giao hàng, bảo đảm chất lượng, cung cấp chứng từ kèm theo, và nghĩa vụ thanh toán, nhận hàng của bên mua.

Ví dụ trách nhiệm:

• Bên A: giao hàng theo đúng tiêu chuẩn, cung cấp CO, CQ, chứng nhận xuất xứ nếu có.
• Bên B: thanh toán đúng hạn, kiểm tra hàng theo quy trình và thông báo khiếu nại trong thời hạn hợp đồng quy định.

2.6 Trách nhiệm vi phạm và cơ chế giải quyết tranh chấp

Đưa ra các tình huống vi phạm, mức phạt, bồi thường và trình tự xử lý tranh chấp.

Ví dụ điều khoản phạt và xử lý:

• Giao chậm: phạt 0,05% giá trị hàng hóa mỗi ngày trễ, tối đa 10%.
• Hàng không đạt chất lượng theo biên bản: Bên A bồi thường thiệt hại thực tế hoặc đổi hàng trong 7 ngày.
• Tranh chấp: thương lượng trước, nếu không thành công thì hòa giải tại Trung tâm trọng tài thương mại TP.HCM hoặc Tòa án nhân dân nơi Bên B đặt trụ sở (ghi rõ).

2.7 Điều khoản chung — hiệu lực hợp đồng và bảo mật

Quy định ngày hiệu lực, thời hạn hợp đồng, điều kiện chấm dứt và phụ lục kèm theo như bảng giá, lịch giao hàng, chứng nhận. Đồng thời bổ sung điều khoản bảo mật để bảo vệ thông tin kinh doanh nhạy cảm.

Ví dụ:

• Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký đến khi hai bên hoàn tất nghĩa vụ. Chấm dứt khi hoàn thành nghĩa vụ hoặc thông báo trước 30 ngày nếu có thỏa thuận.
• Phụ lục: Bảng giá cập nhật theo tháng, mẫu kiểm nghiệm, CO/CQ kèm theo hợp đồng.
• Bảo mật: hai bên cam kết không tiết lộ thông tin đối tác và công thức pha trộn nếu có, thời hạn bảo mật 2 năm sau khi chấm dứt hợp đồng.

Những điều khoản trên là khung cơ bản để một hợp đồng cung cấp cà phê vừa chặt chẽ vừa linh hoạt theo biến động thị trường 2025. Nếu cần, mình có thể giúp bạn chuyển các ví dụ cụ thể thành câu điều khoản hoàn chỉnh để chèn vào mẫu hợp đồng.

3. 5 Lưu Ý Pháp Lý Trọng Yếu Khi Soạn Thảo Hợp Đồng

Khi soạn hợp đồng cung cấp cà phê, ngoài các điều khoản kỹ thuật về chất lượng và giao nhận, chúng ta cần chú ý những điểm pháp lý sau đây để giảm rủi ro thực tế. Dưới đây là 5 lưu ý ngắn gọn, dễ áp dụng và có ví dụ minh họa cụ thể.

3.1. Kiểm tra tư cách pháp lý và năng lực đối tác

Trước khi ký, hãy xác minh: giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật, giấy ủy quyền (nếu có) và lịch sử giao dịch. Tra cứu thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và yêu cầu bản sao y công chứng các giấy tờ.

Ví dụ: nếu mua 5 tấn Robusta từ công ty A, yêu cầu: Giấy CNĐKKD, MST, chứng thực chữ ký của giám đốc, hợp đồng mẫu hoặc biên bản giao dịch trước đó. Nếu không có đầy đủ, mình khuyên hoãn ký hay yêu cầu bảo lãnh ngân hàng.

3.2. Quy định rõ ràng về chất lượng và tiêu chuẩn sản phẩm

Tránh các mô tả chung chung. Đưa ra thông số kỹ thuật cụ thể, phương pháp đo và cơ sở kiểm nghiệm, thủ tục khi phát hiện hàng không đạt yêu cầu.

Ví dụ tiêu chuẩn: độ ẩm ≤12%, tạp chất ≤1.5%, tỷ lệ hạt bị lỗi ≤2%, đóng gói: bao 60kg/bao, nhãn mác, xuất xứ. Kèm điều khoản: “Nếu mẫu thử có kết quả khác, hai bên sẽ lấy mẫu đối chứng tại phòng thí nghiệm được công nhận; chi phí ban đầu do bên yêu cầu chịu, nếu bên bán vi phạm thì bên bán hoàn trả.”

3.3. Điều khoản thanh toán cần cụ thể và có biện pháp bảo đảm

Ghi rõ: đơn giá, tổng giá trị, VAT (nếu có), phương thức thanh toán, tài khoản thụ hưởng, tiến độ thanh toán và phạt chậm thanh toán. Tránh các từ ngữ như “thanh toán sau” mà không nêu thời hạn cụ thể.

Ví dụ: “Giá 60.000 VND/kg cho Robusta, tổng 5 tấn = 300.000.000 VND. Thanh toán: đặt cọc 30% (90.000.000 VND) trong vòng 7 ngày kể từ ký hợp đồng; 70% còn lại (210.000.000 VND) thanh toán trong vòng 7 ngày kể từ khi giao hàng và nghiệm thu. Phạt chậm thanh toán 0,05% giá trị khoản nợ/ngày.”

3.4. Xem xét kỹ điều khoản bất khả kháng và bảo hành

Định nghĩa rõ sự kiện bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, đình công cảng, lệnh chính quyền), thủ tục thông báo, thời hạn cung cấp bằng chứng và hệ quả pháp lý (gia hạn giao hàng, miễn trừ trách nhiệm tương ứng).

Ví dụ xử lý: “Bên bị ảnh hưởng phải thông báo bằng văn bản trong vòng 7 ngày kể từ khi sự kiện xảy ra và nộp chứng cứ trong vòng 15 ngày. Thời hạn thực hiện được gia hạn tương ứng với thời gian bất khả kháng.”

Về bảo hành, quy định thời gian (ví dụ 30 ngày sau nghiệm thu), điều kiện đổi trả và chi phí liên quan nếu có.

3.5. Ưu tiên giải quyết tranh chấp bằng thương lượng, quy định bước tiếp theo rõ ràng

Thương lượng và hòa giải giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giữ mối quan hệ kinh doanh. Hợp đồng nên bắt buộc thương lượng trong một khoảng thời gian cụ thể trước khi đưa ra trọng tài hoặc tòa án.

Ví dụ: “Mọi tranh chấp sẽ được giải quyết trước tiên bằng thương lượng trong vòng 30 ngày kể từ khi một bên gửi thông báo. Nếu không thành, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Trọng tài Thương mại Việt Nam (VIAC) theo luật hiện hành; pháp luật áp dụng: pháp luật Việt Nam.”

Lời khuyên cuối: với hợp đồng có giá trị lớn hoặc quan hệ đối tác mới, mình khuyên các bạn nên nhờ luật sư soát lại các điều khoản then chốt trước khi ký để bảo đảm an toàn pháp lý cho cả hai bên.

4. Mẫu Hợp Đồng Cung Cấp Cà Phê Tiêu Chuẩn 2025

Dưới đây là mẫu và hướng dẫn nhanh để bạn dễ dàng áp dụng ngay trong giao dịch thực tế. Mình tập trung vào cấu trúc rõ ràng, các điều khoản thiết yếu và ví dụ minh họa về giá, số lượng, phương thức thanh toán để mẫu hợp đồng cung cấp cà phê năm 2025 dễ hiểu và tránh tranh chấp về sau.

4.1 Cấu trúc cơ bản của mẫu hợp đồng

Một mẫu hợp đồng chuẩn nên gồm các phần chính sau, mỗi phần ghi rõ thông tin và điều kiện thực thi:

• Quốc hiệu – Tiêu ngữ – Tên hợp đồng: Hợp Đồng Cung Cấp Cà Phê
• Thông tin các bên: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, đại diện hợp pháp, số điện thoại, email.
• Đối tượng hợp đồng: mô tả rõ loại cà phê (Arabica/Robusta), dạng (hạt/xay), tiêu chuẩn chất lượng, nguồn gốc, chứng nhận (VietGAP, Rainforest Alliance…).
• Giá cả và thanh toán: đơn giá, tổng giá trị, VAT, phương thức và thời hạn thanh toán, điều khoản đặt cọc.
• Giao nhận: thời gian, địa điểm giao hàng, bên chịu phí vận chuyển, quy trình nghiệm thu.
• Trách nhiệm và quyền lợi: bảo hành chất lượng, trách nhiệm xử lý lỗi, quyền kiểm tra mẫu.
• Vi phạm và bồi thường: mức phạt, cách tính thiệt hại, biện pháp khắc phục.
• Hiệu lực và phụ lục: ngày hợp đồng có hiệu lực, thời hạn, các phụ lục kèm theo (phiếu kiểm nghiệm, bảng giá, lịch giao hàng).
• Chữ ký: chữ ký, họ tên, chức vụ của đại diện hai bên và ngày ký.

Ví dụ minh họa (đoạn trích điều khoản giá và thanh toán)

Giá bán: Robusta hạt rang mộc 60kg/bao: 72.000 VNĐ/kg; Arabica hạt 60kg/bao: 145.000 VNĐ/kg.
Số lượng: Bên Mua đặt 3.000 kg Robusta, 1.000 kg Arabica.
Thanh toán: đặt cọc 30% trong vòng 5 ngày kể từ ký hợp đồng, phần còn lại thanh toán ngay sau khi nghiệm thu hàng trong vòng 7 ngày.
Phí phạt chậm thanh toán: 0,05% giá trị thanh toán/ ngày (tối đa 10%).

Giao nhận và nghiệm thu (ví dụ)

Thời gian giao hàng: chia làm 3 đợt trong tháng 6/2025. Địa điểm: Kho bên Mua tại Hà Nội.
Nghiệm thu: kiểm tra số lượng, trọng lượng và độ ẩm; nếu độ ẩm vượt quá tiêu chuẩn ghi trong hợp đồng (>12%), bên Mua có quyền trả lại hoặc yêu cầu giảm giá theo tỷ lệ đã thỏa thuận.

4.2 Tải xuống mẫu hợp đồng & hướng dẫn sử dụng

Bạn có thể tải mẫu hợp đồng chuẩn 2025 trong hai định dạng Word và PDF để chỉnh sửa theo nhu cầu. Mình khuyến nghị trước khi ký hãy cập nhật các thông tin cụ thể của từng lô hàng và đính kèm các phụ lục sau:

• Phiếu kiểm nghiệm chất lượng (COA) hoặc Giấy chứng nhận xuất xứ.
• Bảng chi tiết lịch giao hàng và biên bản giao nhận mẫu.
• Hóa đơn tạm ứng/biên lai thanh toán.

Link tải mẫu: Tải mẫu Word | Tải mẫu PDF.
Hướng dẫn nhanh: mở file Word, thay thông tin hai bên, cập nhật đơn giá và phụ lục, in 02 bản có chữ ký và đóng dấu. Nếu hợp đồng giao dịch lớn hoặc liên quan xuất khẩu, nên đưa luật sư xem lại để đảm bảo điều khoản bảo vệ quyền lợi.

Lưu ý cuối cùng: mẫu chỉ là khung tham khảo. Để hợp đồng cung cấp cà phê thực sự an toàn, chúng ta cần điền chi tiết tiêu chuẩn chất lượng, lịch giao hàng và cơ chế xử lý khi xảy ra tranh chấp trước khi ký.

5. Phân Biệt Các Loại Hợp Đồng Kinh Doanh Cà Phê

5.1. Hợp đồng cung cấp mua bán cà phê

Đây là dạng hợp đồng phổ biến nhất, mục tiêu chính là chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ bên bán sang bên mua. Hợp đồng cần chú trọng vào mô tả sản phẩm, chất lượng, giá và điều kiện giao nhận.

Điểm khác biệt và điều khoản cần có: mô tả rõ loại (Arabica/Robusta), hình thức (hạt/rang/xay), tiêu chuẩn (độ ẩm, tạp chất, sàng), số lượng và lịch giao hàng. Xác định thời điểm chuyển giao rủi ro (ví dụ theo Incoterms: FCA, CIF), điều kiện thanh toán (đặt cọc 30% – thanh toán 70% khi nhận hàng), và điều khoản xử lý hàng không đạt chất lượng.

Ví dụ minh họa: Bên A bán 1 tấn Robusta hạt, giá 45.000 VND/kg, tổng 45.000.000 VND; đặt cọc 30% (13.500.000 VND) trong 5 ngày kể từ ký hợp đồng, giao hàng trong 14 ngày, kiểm định theo tiêu chuẩn độ ẩm ≤ 12% và tạp chất ≤ 2%.

5.2. Hợp đồng hợp tác kinh doanh quán cà phê

Hợp đồng hợp tác (JV/partnership) dành cho hai bên cùng góp vốn, cùng vận hành quán và chia sẻ lợi nhuận, rủi ro. Bản chất không đơn thuần là mua bán hàng mà là quan hệ liên doanh kinh doanh dịch vụ.

Điểm khác biệt và điều khoản cần có: phân định vốn góp, tỷ lệ lợi nhuận/lỗ, quyền quản lý, trách nhiệm vận hành, phân công nhân sự, quy trình ra quyết định, cơ chế rút vốn/thoái vốn, bảo vệ sở hữu trí tuệ (menu, công thức, thương hiệu) và điều khoản chấm dứt.

Ví dụ minh họa: Hai bên góp vốn 50:50 để mở quán 50m2, dự toán chi phí ban đầu 500 triệu VND, cam kết mua nguyên liệu ưu tiên từ nhà cung cấp X trong 12 tháng đầu. Quy định KPI doanh thu tối thiểu 100 triệu/tháng; nếu dưới mức này trong 3 tháng liên tiếp, xem xét điều chỉnh quản lý hoặc chấm dứt hợp tác.

5.3. Hợp đồng đại lý phân phối cà phê

Hợp đồng đại lý phân phối thiết lập mối quan hệ bên ủy quyền (nhà sản xuất/nhà nhập khẩu) và bên đi bán (đại lý). Đại lý bán nhân danh bên ủy quyền hoặc bán dưới tên mình tùy thỏa thuận và hưởng hoa hồng hoặc chiết khấu.

Điểm khác biệt và điều khoản cần có: phạm vi phân phối (tỉnh/TP), độc quyền hay không, mức hoa hồng (thường 8–15% cho hàng tiêu dùng), chỉ tiêu doanh số tối thiểu, điều kiện trả hoa hồng, trách nhiệm marketing, bảo hành sau bán và chính sách đổi trả hàng tồn kho.

Ví dụ minh họa: Hợp đồng đại lý độc quyền tại Hà Nội trong 12 tháng, hoa hồng 10% trên giá bán lẻ đề xuất, cam kết doanh số tối thiểu 200 triệu/tháng; nếu không đạt, nhà sản xuất có quyền xem xét thu hồi quyền độc quyền sau thông báo 30 ngày.

Lưu ý chung khi chọn loại hợp đồng

Mỗi loại hợp đồng phục vụ mô hình kinh doanh khác nhau nên cần gắn điều khoản pháp lý phù hợp: chuyển giao rủi ro cho hợp đồng mua bán, phân định trách nhiệm quản lý cho hợp tác kinh doanh, và quy định phân phối/ độc quyền cho hợp đồng đại lý. Chúng mình khuyên bạn luôn nêu rõ tiêu chuẩn chất lượng (VietGAP/GlobalGAP nếu có), lịch giao nhận, hình thức thanh toán và cơ chế xử lý tranh chấp.

Kết luận ngắn gọn: chọn hợp đồng theo mục tiêu — nếu bạn mua/bán hàng lẻ hoặc sỉ thì dùng hợp đồng cung cấp, muốn cùng điều hành quán thì ký hợp đồng hợp tác, còn phát triển kênh bán hàng hãy cân nhắc hợp đồng đại lý phân phối. Khi cần, hãy tham khảo luật sư để soạn thảo điều khoản rõ ràng, tránh rủi ro không đáng có.

6. Kết Luận

6.1. Tóm tắt nhanh

Qua bài viết, chúng ta đã điểm qua 7 điều khoản chủ chốt cần có trong một hợp đồng cung cấp cà phê năm 2025 và 5 lưu ý pháp lý quan trọng khi soạn thảo. Cốt lõi là: thông tin các bên rõ ràng, mô tả sản phẩm chi tiết (loại, nguồn gốc, tiêu chuẩn), điều khoản giá và thanh toán minh bạch, giao nhận và chuyển giao rủi ro rõ ràng, phân định quyền‑nghĩa vụ, cơ chế xử lý vi phạm và điều khoản chung hợp đồng. Những nội dung này giúp giảm rủi ro, bảo vệ lợi ích và giữ mối quan hệ bền vững giữa người mua và người bán.

6.2. Ví dụ minh họa ngắn

Ví dụ cụ thể để dễ hình dung: hợp đồng cung cấp 10 tấn Robusta, giá thỏa thuận 50.000 VND/kg, đặt cọc 30% khi ký, thanh toán phần còn lại sau nghiệm thu; phạt giao chậm 0,1% giá trị hợp đồng/ngày, tối đa 10%. Kèm theo hợp đồng là chứng nhận xuất xứ và kết quả kiểm nghiệm độ ẩm, tạp chất.

6.3. Lời khuyên ngắn gọn và kêu gọi hành động

Mình khuyên: trước khi ký, hãy kiểm tra tư cách pháp lý của đối tác, mô tả chất lượng càng chi tiết càng tốt và ghi rõ phương thức thanh toán. Khi có rủi ro phức tạp, tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý hoặc luật sư để điều chỉnh điều khoản phù hợp. Nếu bạn cần áp dụng ngay, hãy tải mẫu hợp đồng cung cấp cà phê chuẩn 2025 và tùy chỉnh theo từng thương vụ, rồi lưu trữ đầy đủ chứng từ để dễ giải quyết khi phát sinh tranh chấp.

Chung quy, một hợp đồng rõ ràng, chi tiết và có cơ chế giải quyết tranh chấp thực tế sẽ là nền tảng giúp giao dịch cà phê của chúng ta an toàn và bền vững hơn. Nếu bạn muốn, mình có thể hỗ trợ chỉnh mẫu hợp đồng theo tình huống cụ thể của bạn.