7 kinh nghiệm mở quán cà phê bền vững cho người mới khởi nghiệp

Liệu mở quán cà phê có có lãi không? Dù quy mô quán nhỏ hay số vốn khởi đầu khiêm tốn, bạn hoàn toàn có thể tạo ra nguồn thu ổn định nếu áp dụng chiến lược phù hợp. Hello 5 Coffee cũng từng khởi nghiệp quán cà phê và đã có những kinh nghiệm nhất định khi làm nghề. Vậy nên, qua bài viết này, Hello 5 Coffee mong muốn chia sẻ chi tiết 7 kinh nghiệm mở quán cà phê mà những bạn chuẩn bị khởi nghiệp cần biết nhé!

Kinh nghiệm số 1: Nghiên cứu thị trường và tìm ý tưởng mở quán cà phê

Việc mở một quán cà phê không còn là ý tưởng xa vời với những người yêu thích kinh doanh và khởi nghiệp mở quán cà phê. Tuy nhiên, để tránh rủi ro đầu tư sai hướng, kinh nghiệm mở quán cà phê đầu tiên và quan trọng nhất chính là nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng và tìm ra một ý tưởng mở quán cà phê phù hợp. Vậy muốn mở quán cà phê cần những gì? Để trả lời câu hỏi đó và nghiên cứu thị trường, bạn sẽ cần thực hiện các bước như sau.

Bước 1: Khảo sát khu vực và hành vi người tiêu dùng

Bạn sẽ cần xem xét các yếu tố như là:

• Vị trí: Xem xét mật độ dân cư, lưu lượng người qua lại, mức sống trung bình.
• Hành vi tiêu dùng: Người dân khu vực có thói quen uống cà phê buổi sáng, trưa hay tối? Họ thường đến quán để trò chuyện, làm việc hay “check-in sống ảo”?
• Nhóm khách hàng tiềm năng: Họ là sinh viên, dân văn phòng, người lớn tuổi hay khách du lịch?

Mẹo: Bạn có thể thực hiện khảo sát nhanh bằng cách quan sát, hỏi ý kiến người dân xung quanh hoặc nghiên cứu online từ những nguồn thông tin trên internet để thu thập phản hồi.

Bước 2: Phân tích đối thủ cạnh tranh

Ở bước này, bạn sẽ cần xác định xem đối thủ có bao nhiêu quán cà phê trong khu vực? Mỗi quán đang phục vụ mô hình gì? (cà phê truyền thống, cà phê mang đi, cà phê sân vườn, specialty coffee, v.v.). Cùng với đó là giá cả, chất lượng đồ uống, phong cách quán, dịch vụ khách hàng ra sao? Chỉ cần dành ra 1 buổi đi uống cà phê trải nghiệm ở mỗi quán là bạn có thể biết đối thủ đang làm những gì, điểm mạnh và điểm yếu của họ ra sao.

Bước 3: Tìm hiểu xu hướng thị trường hiện tại

Nắm bắt được xu hướng thị trường giúp bạn xây dựng quán cà phê phù hợp với thị hiếu người dùng. Một số xu hướng nổi bật hiện nay:

• Cà phê “green & sustainable”: chú trọng sản phẩm thân thiện với môi trường.
• Specialty coffee: nhấn mạnh nguồn gốc hạt cà phê và phương pháp pha chế đặc biệt. Nếu bạn giỏi pha chế, có thể tập trung vào chất lượng cà phê, mở specialty coffee
• Quán cà phê phong cách tối giản, Nhật Bản, Địa Trung Hải, v.v. Nếu bạn thích thiết kế, hãy tạo một quán có concept độc đáo, nhiều góc sống ảo.
• Kết hợp cà phê với không gian làm việc chung (coworking), thư viện, hoặc workshop.
• Cà phê sân vườn cho những người thích ngắm cảnh. Nếu bạn thích thiên nhiên, hãy xây dựng quán cà phê sân vườn thoáng đãng

Một kinh nghiệm mở quán cà phê mà Hello 5 Coffee muốn dành cho các bạn đang có ý định mở quán là, đừng cố chiều lòng tất cả. Hãy xác định rõ tệp khách hàng mục tiêu và phục vụ tốt nhất cho họ. Nhưng cũng đừng ngại thử nghiệm. Bởi ý tưởng bạn nghĩ là “dị” có thể lại là điểm nhấn thu hút khách. Và bạn nên bắt đầu với mô hình nhỏ để kiểm chứng thị trường trước khi mở rộng.

Kinh nghiệm số 2: Lựa chọn vị trí và thuê mặt bằng

Lựa chọn vị trí và thuê mặt bằng là một trong những kinh nghiệm mở quán cà phê cốt lõi quyết định sự thành công của quán cà phê. Dù bạn có ý tưởng sáng tạo, đồ uống ngon hay không gian ấn tượng, nhưng nếu chọn sai vị trí, lượng khách hàng tiềm năng sẽ bị hạn chế đáng kể.

Trước hết, bạn cần xác định chân dung khách hàng mục tiêu của bạn là ai. Từ đó mới xác định được vị trí đặt quán cà phê. Ví dụ, nếu khách hàng mục tiêu là sinh viên, học sinh, quán cà phê sẽ gần trường học, ký túc xá. Khách hàng mục tiêu là dân văn phòng, quán cà phê phải gần các toà nhà công sở. Khách hàng mục tiêu là người thích làm việc thì quán cà phê phải ở trong khu yên tĩnh, có chỗ đỗ xe rộng rãi.

Một số tiêu chí đánh giá vị trí đắc địa cho một quán cà phê là:

• Mật độ người qua lại: Ưu tiên các tuyến đường đông đúc, gần chợ, trường học, văn phòng, hoặc khu dân cư.
• Khả năng nhìn thấy từ xa (visibility): Quán nên dễ nhìn, có bảng hiệu nổi bật, không bị che khuất bởi cây, trụ điện.
• Chỗ để xe: Đừng đánh giá thấp tiêu chí này, đặc biệt nếu khách hàng của bạn đi xe máy hoặc ô tô.
• Diện tích phù hợp: Tùy mô hình kinh doanh, diện tích nên tối thiểu từ 30–60m² trở lên. Cần có cả khu vực pha chế, phục vụ và nhà vệ sinh.
• Không gian thoáng đãng, dễ decor: Ưu tiên những nơi có mặt tiền rộng, không gian vuông vức, ít phải sửa chữa.

Tiếp theo, bạn cần lưu ý tới thời hạn thuê mặt bằng quán cà phê. Thời hạn thuê lý tưởng nên là ít nhất từ 1–3 năm để đảm bảo ổn định. Nếu bạn đầu tư nhiều vào sửa chữa và thiết kế, nên đàm phán thời gian dài hơn với chủ nhà. Chi phí thuê hợp lý là không nên vượt quá 20–30% doanh thu dự kiến hàng tháng. Ví dụ: Nếu bạn kỳ vọng doanh thu 60 triệu/tháng, chi phí thuê mặt bằng nên dao động trong khoảng 12–18 triệu/tháng.

Bạn cũng phải đảm bảo mặt bằng quán của bạn có trạng thái pháp lý rõ ràng. Hãy lưu ý rằng liệu người cho thuê có sở hữu hợp pháp với mặt bằng hay không, mặt bằng có giấy phép kinh doanh F&B không, có tranh chấp nào đang diễn ra hay không? Ngoài ra cũng hãy chú ý tới cơ sở vật chất. Liệu điện nước, internet có ổn định không? Có sẵn hệ thống thoát nước, ống cống, hoặc cần cải tạo lại? Tường, trần, sàn có xuống cấp, bị thấm nước không?

Một số kinh nghiệm mở quán cà phê dành cho bạn khi thương lượng thuê mặt bằng như sau:

• Thương lượng giá thuê tốt nhất: Đặc biệt nếu bạn cam kết thuê dài hạn hoặc tự sửa sang mặt bằng.
• Yêu cầu miễn phí/thời gian sửa chữa: Hãy đề xuất miễn phí 15–30 ngày đầu để sửa chữa và setup quán.
• Ghi rõ quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng: Bao gồm: tiền cọc, điều kiện tăng giá, các chi phí phát sinh (rác, nước, điện, thuế…).

Đừng chỉ đến xem mặt bằng vào một thời điểm cố định. Hãy quay lại vào buổi sáng (giờ cao điểm), buổi trưa (giờ nghỉ của dân văn phòng), buổi tối (lúc người dân tụ tập, thư giãn). Việc này giúp bạn đánh giá lưu lượng người qua lại thực tế, ánh sáng tự nhiên, mức độ ồn ào của khu vực. Ngoài ra, các sai lầm thường gặp khi thuê mặt bằng mở quán cà phê mà bạn cần tránh là:

• Thuê quá vội vì sợ mất cơ hội → Dễ chọn sai vị trí hoặc bị ép giá.
• Không xem xét khu vực vào các khung giờ khác nhau → Bỏ lỡ thời điểm “chết” không có khách.
• Không thương lượng rõ chi phí ẩn → Như phí bảo trì, tiền vệ sinh, bảo hiểm…
• Không có hợp đồng rõ ràng → Dễ gặp rủi ro bị lấy lại mặt bằng sớm.

Kinh nghiệm số 3: Thiết kế không gian quán

Không gian quán cà phê không chỉ đơn thuần là nơi để thưởng thức đồ uống, mà còn là địa điểm để gặp gỡ bạn bè, làm việc, thư giãn hay “sống ảo”. Chính vì vậy, việc thiết kế không gian quán cà phê ấn tượng và phù hợp với tệp khách hàng mục tiêu là kinh nghiệm mở quán cà phê quan trọng không kém gì chất lượng đồ uống hay vị trí mặt bằng.

Sau khi đã biết chân dung khách hàng mục tiêu ở bước nghiên cứu. Bạn sẽ lựa chọn phong cách quán phù hợp với khách hàng của mình. Ví dụ, nếu bạn mở quán cà phê cho giới trẻ, sống ảo, một số phong cách phù hợp sẽ là hiện đại, tối giản, màu pastel. Không gian quán cần có các góc decor bắt mắt, ánh sáng tốt, background dễ check-in. Nội thất nên có ghế sofa mềm, bàn gỗ, cây xanh trang trí. Nếu quán cà phê của bạn phục vụ dân văn phòng, một số phong cách bạn có thể thử là vintage, retro, cổ điển. Bạn nên ưu tiên sắm sửa bàn ghế ngồi lâu thoải mái, ổ cắm điện, wifi mạnh, bàn dài, ghế có lưng tựa, không gian yên tĩnh.

Các yếu tố quan trọng trong thiết kế không gian quán cà phê như là:

• Bố trí không gian hợp lý: Bạn cần thiết kế khu vực phục vụ (FOH) (như là quầy bar pha chế, khu order, bàn ghế cho khách, khu vực chờ take-away), khu vực chức năng (BOH) (như là khu bếp, kho chứa nguyên vật liệu, toilet, nơi rửa ly chén). Cần đảm bảo lưu thông hợp lý giữa nhân viên và khách, tránh gây va chạm hoặc chen lấn.
• Ánh sáng và màu sắc: Bạn nên sử dụng ánh sáng tự nhiên tối đa nếu có cửa sổ, giếng trời. Dùng đèn vàng nhẹ cho không gian thư giãn, đèn trắng cho khu vực làm việc. Màu sắc nên hài hòa, phản ánh phong cách chủ đạo. Không nên dùng quá nhiều màu nóng gây mỏi mắt.
• Âm thanh và mùi hương: Tránh tiếng vang, ồn lớn bằng cách sử dụng nội thất gỗ, vải để hấp âm. Có thể bật nhạc nền nhẹ nhàng tùy theo thời điểm trong ngày. Mùi hương quán nên dễ chịu – hương cà phê nhẹ, tinh dầu tự nhiên sẽ tạo cảm giác thư giãn.

Bên cạnh đó, bạn cũng đừng mắc sai lầm khi thiết kế quán cà phê, như là:

• Quá chú trọng hình thức, bỏ qua công năng → Khách hàng khó di chuyển, nhân viên phục vụ không hiệu quả.
• Thiết kế rối mắt, thiếu điểm nhấn → Làm khách cảm thấy mệt mỏi, khó ghi nhớ.
• Không tính đến chi phí bảo trì, vệ sinh → Tốn chi phí sửa chữa trong quá trình vận hành.
• Bỏ quên trải nghiệm khách hàng → Như không có chỗ để túi xách, ghế ngồi không thoải mái.

Kinh nghiệm số 4: Xây dựng menu đồ uống

Menu không chỉ là bảng liệt kê các món đồ uống, mà còn là “bộ mặt thương hiệu” và công cụ kinh doanh hiệu quả của một quán cà phê. Một menu được xây dựng thông minh sẽ giúp tăng trải nghiệm khách hàng, tạo dấu ấn riêng và tối ưu doanh thu.

Một menu đồ uống quán cà phê thường nên có các nhóm sản phẩm sau:

• Cà phê truyền thống: Đen đá, nâu đá, bạc xỉu.
• Cà phê pha máy: Espresso, Americano, Cappuccino, Latte.
• Đồ uống không cà phê: Trà sữa, trà hoa quả, nước ép, sinh tố.
• Đồ uống “signature” (đặc trưng quán): Sáng tạo riêng, mang tên quán – là điểm nhấn giúp bạn khác biệt.
• Đồ uống theo mùa: Thức uống lạnh mùa hè, đồ nóng mùa đông, hoặc món theo trend.

Mẹo nhỏ: Đừng đưa quá nhiều món vào menu ban đầu, hãy bắt đầu với 15–25 món và mở rộng dần theo phản hồi khách hàng.

Trong menu, bạn cũng cần đặt tên sản phẩm thật hợp lý. Tên sản phẩm cần ngắn gọn, dễ nhớ, nếu có thể nên gắn với cảm xúc hoặc thương hiệu. Ví dụ: “Mây Trắng Latte”, “Trà Đào Nắng Sớm”, “Cà phê Chồn Signature”. Dưới tên sản phẩm cần có mô tả ngắn gọn (dưới 15 từ) để giúp khách hiểu nhanh thành phần và hương vị. Ví dụ: “Cà phê đen đậm đà pha bằng phin Việt truyền thống.”

Trong menu nên có sản phẩm mồi giá thấp, sản phẩm chủ lực (best seller), và sản phẩm lợi nhuận cao. Đừng quên tính các chi phí gián tiếp: đá, cốc, ống hút, nhân công, khấu hao máy móc, v.v. Một ví dụ định giá: Chi phí nguyên liệu 10.000đ → giá bán nên ở mức 25.000–30.000đ (biên lợi nhuận gộp ~60–70%).

Việc thiết kế menu nên dễ nhìn và dễ dàng định hướng hành vi khách hàng. Một số mẹo khi thiết kế menu mà bạn cần biết như sau:

• Sắp xếp theo nhóm rõ ràng, ưu tiên sản phẩm bán chạy lên đầu.
• Sử dụng hình ảnh minh hoạ đẹp, nhưng đừng quá rối mắt.
• Dùng biểu tượng nổi bật (🌟 hoặc “Best Seller”) cho món chủ lực.
• Số lượng trang hạn chế: tốt nhất là 1–2 mặt A4 hoặc bảng treo gọn gàng.

Ngoài ra, bạn cũng cần biết một số kinh nghiệm mở quán cà phê để tăng giá trị đơn hàng thông qua menu, như là:

• Gợi ý combo đồ uống + bánh ngọt hoặc snack kèm theo để tăng giá trị đơn hàng trung bình.
• Upsell thông minh: Ví dụ: “Thêm topping +5k”, “Chuyển sang size lớn +10k”.
• Cập nhật menu theo mùa hoặc theo trend: Mùa hè thêm nước ép, cold brew, trà trái cây. Mùa đông thêm socola nóng, latte hạt dẻ. Theo trend thì bạn thêm trà sữa cream cheese, matcha foam, v.v.

Kinh nghiệm số 5: Mua dụng cụ và nguyên liệu pha chế

Chọn đúng thiết bị, nguyên liệu chất lượng không chỉ đảm bảo đồ uống ngon mà còn giúp tiết kiệm chi phí, vận hành ổn định và tạo dựng uy tín lâu dài với khách hàng. Từ kinh nghiệm mở quán cà phê của Hello 5 Coffee, dưới đây là danh sách một số thiết bị và dụng cụ pha chế cần thiết.

Các thiết bị pha cà phê phổ biến

Tùy theo mô hình quán (truyền thống, hiện đại, take-away…), bạn có thể lựa chọn những thiết bị phù hợp:

• Máy pha cà phê espresso: Dành cho quán chuyên cà phê pha máy (Latte, Cappuccino…)
• Máy xay cà phê: Nên dùng loại xay được theo cỡ hạt điều chỉnh
• Bình French Press, phin inox: Phục vụ cà phê phin truyền thống.
• Máy xay sinh tố công suất lớn: Dùng để pha chế sinh tố, đá xay.
• Máy đánh kem/milk foam, ấm đun nước, máy ép trái cây, máy đun trà…

Mẹo tiết kiệm: Nếu mới mở quán nhỏ, bạn có thể mua lại máy đã qua sử dụng từ nguồn uy tín hoặc thuê máy pha cà phê để tiết giảm chi phí đầu tư ban đầu.

Dụng cụ pha chế cần chuẩn bị

Để pha chế, bạn cần đầu tư mua những dụng cụ như sau:

• Bình lắc (shaker), muỗng khuấy, ca đong, đồ bào đá.
• Bình ủ trà, bình tạo bọt sữa, rây lọc, phễu, bình định lượng syrup.
• Khay đá, tủ lạnh, hộp đựng nguyên liệu khô (matcha, cacao…).

Hãy đầu tư dụng cụ chất lượng, dễ vệ sinh và có độ bền cao, vì chúng sẽ được sử dụng với tần suất lớn mỗi ngày.

Nguyên liệu pha chế

Nguyên liệu là thứ không thể thiếu. Nguyên liệu ngon mới cho ra những sản phẩm ngon níu chân khách hàng. Từ kinh nghiệm mở quán cà phê của chúng tôi, dưới đây là các nhóm nguyên liệu mà bạn cần chuẩn bị:

• Hạt cà phê: Bạn cần chọn nhà cung cấp cà phê uy tín, có thông tin rõ ràng về nguồn gốc, vùng trồng, rang xay. Nếu pha cà phê máy, bạn nên chọn hạt Arabica hoặc blend Arabica + Robusta chất lượng cao, rang vừa – đậm. Nếu pha cà phê phin, bạn nên chọn Robusta rang đậm để có vị đậm, hậu ngọt và đắng truyền thống. Bạn nên thử nghiệm nhiều mẫu trước khi quyết định mua số lượng lớn.
• Syrup và sốt pha chế: Nên chọn thương hiệu nổi tiếng (Torani, Monin, Hershey’s…) để đảm bảo hương vị đồng đều và an toàn.
• Trà các loại: Trà đen, trà xanh, trà olong, trà hoa quả. Ưu tiên loại giữ hương tốt, ít tạp chất.
• Sữa và kem béo thực vật: Chọn loại dùng cho pha chế, dễ bảo quản và tạo được foam tốt.
• Bột matcha, cacao, topping (thạch, trân châu, kem cheese…): Kiểm tra hạn sử dụng, bảo quản đúng cách.
• Trái cây tươi: Nên có nhà cung cấp ổn định để đảm bảo chất lượng và giá cả.

Vậy bạn có thể mua những nguyên liệu trên ở đâu? Câu trả lời là bạn có thể mua trực tiếp từ đại lý phân phối. Họ có ưu điểm là sẽ cho bạn giá tốt khi mua số lượng lớn, hàng chính hãng, có chính sách bảo hành. Hoặc bạn có thể đặt mua online trên các nền tảng lớn, nhưng nhược điểm là có thể bạn sẽ không được tận mắt nhìn thấy hàng hoá trước khi mua.

Ví dụ, giờ nếu bạn muốn nhập nguyên liệu hạt cà phê, bạn có thể liên hệ trực tiếp Hello 5 Coffee để họ có thể báo giá cho bạn từng mặt hàng. Hello 5 Coffee cung cấp cà phê rang xay, cà phê hạt & cà phê hòa tan số lượng lớn cho các nhà đại lý cà phê trong nước và xuất khẩu. Họ có một số chương trình hỗ trợ cho đối tác bán lẻ như là chiết khấu từ 20% doanh thu trở lên, có các hoạt động truyền thông/marketing hỗ trợ bán hàng thường xuyên, v.v.

Kinh nghiệm số 6: Kế hoạch tài chính và các chi phí cần biết

Muốn mở quán cà phê cần bao nhiêu tiền? Để khởi đầu suôn sẻ và tránh “vỡ trận” về dòng tiền, một kinh nghiệm mở quán cà phê quan trọng là bạn cần có một kế hoạch tài chính rõ ràng, thực tế. Không ít người vì chủ quan hoặc ước tính thiếu chính xác chi phí nên rơi vào tình trạng thiếu vốn ngay khi quán chưa kịp hoạt động ổn định. Dưới đây là một ví dụ về bảng phân tích các khoản chi phí mở quán cà phê mà bạn cần tính đến:

HẠNG MỤC CHI PHÍ	CHI TIẾT	CHI PHÍ DỰ KIẾN (VNĐ)
1. Mặt bằng & Cơ sở vật chất
Tiền cọc + 1 tháng thuê	Cọc 1 tháng, thuê 1 tháng (ví dụ: 20 triệu/tháng)	40.000.000
Cải tạo & sửa chữa mặt bằng	Trần, sàn, sơn, điện nước	20.000.000
Bảng hiệu, menu, trang trí tường	Làm mới hoàn toàn	20.000.000
Tổng mục 1		80.000.000
2. Nội thất & trang thiết bị
Bàn ghế, quầy bar, kệ tủ	Mộc, sắt, decor đơn giản	30.000.000
Máy pha cà phê (espresso 1–2 group)	Có thể mua mới hoặc máy cũ chính hãng	25.000.000
Máy xay cà phê	Loại cơ bản hoặc bán chuyên	5.000.000
Máy xay sinh tố/máy ép trái cây	Cho đồ uống không cà phê	4.000.000
Dụng cụ pha chế (shaker, muỗng, bình…)	Ly tách, bình đong, ca đánh sữa, phin…	6.000.000
Tủ lạnh, tủ đông nhỏ	Bảo quản nguyên liệu	7.000.000
POS + máy in hóa đơn	Phần mềm bán hàng đơn giản	3.000.000
Tổng mục 2		80.000.000
3. Nguyên liệu pha chế đầu vào
Hạt cà phê (phin + máy)	Dùng cho 2–3 tuần đầu tiên	4.000.000
Syrup, sốt, topping, bột pha chế	Cho các món trà sữa, trà trái cây, đá xay	6.000.000
Trà, sữa, kem béo, đá khô	Nguyên liệu cơ bản	4.000.000
Bao bì: ly nhựa, túi giấy, ống hút	Nếu bán mang đi	2.000.000
Tổng mục 3		16.000.000
4. Nhân sự & đào tạo ban đầu
Lương nhân viên (2–3 người/tháng)	Thu ngân + pha chế + phục vụ	30.000.000
Đào tạo kỹ năng pha chế cơ bản	Có thể tự đào tạo hoặc mời chuyên gia	5.000.000
Đồng phục, chi phí nhân sự phụ	Tạp dề, nón, bảng tên…	2.000.000
Tổng mục 4		37.000.000
5. Marketing và khai trương
Thiết kế nhận diện thương hiệu	Logo, bảng menu, poster	2.000.000
Quảng cáo online	Facebook Ads, chạy bài khai trương	3.000.000
Khuyến mãi khai trương	Giảm giá, tặng sản phẩm, combo	3.000.000
Tổng mục 5		8.000.000
6. Quỹ dự phòng
Vận hành 1–2 tháng đầu không lợi nhuận	Bao gồm nguyên liệu + lương + chi phí rủi ro	50.000.000
Tổng mục 6		50.000.000
✅ TỔNG CHI PHÍ DỰ TRÙ BAN ĐẦU	(Tổng tất cả mục từ 1 đến 6)	271.000.000

Trên đây mới chỉ là chi phí dự trù ban đầu. Còn ngoài ra hàng tháng, bạn cũng phải chi trả cho những chi phí như sau: 

• Chi phí vận hành hàng tháng
• Tiền thuê mặt bằng.
• Điện – nước – mạng.
• Lương nhân viên.
• Nguyên liệu.
• Khấu hao máy móc và thiết bị.
• Chi phí bảo trì, vệ sinh, thay thế vật dụng nhỏ.

Tuỳ theo mô hình quán, bạn sẽ có những mức ngân sách dự trù khác nhau:

Mô hình quán	Ngân sách tối thiểu
Quán take-away mini	70 – 100 triệu
Quán cà phê nhỏ (30–50m²)	150 – 200 triệu
Quán trung bình (>60m²)	250 – 400 triệu
Quán specialty/đầu tư lớn	500 triệu trở lên

Một số lưu ý quan trọng khi lập bảng chi phí là:

• Không dồn 100% vốn vào mở quán, luôn chừa tối thiểu 10–15% làm quỹ dự phòng.
• Ưu tiên chi cho thiết bị chất lượng và nguyên liệu, vì đây là thứ ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm.
• Kiểm tra và so sánh giá nhiều nhà cung cấp trước khi mua sắm.
• Tái đầu tư từ doanh thu, không nên vay quá nhiều để mở quán nếu bạn chưa có kinh nghiệm.

Kinh nghiệm số 7: Quản lý vận hành

Sau khi mở quán cà phê, điều quan trọng nhất để duy trì hoạt động ổn định và phát triển lâu dài chính là quản lý vận hành hiệu quả. Dù bạn đầu tư lớn hay nhỏ, nếu không có kỹ năng quản lý tốt, quán dễ rơi vào tình trạng lộn xộn, khách hàng không hài lòng, nhân sự rời bỏ và thua lỗ kéo dài. Dưới đây là một số đầu việc bạn cần quản lý mỗi ngày dựa trên kinh nghiệm mở quán cà phê của chúng tôi.

Quản lý nhân sự

Bạn cần tuyển đúng người, đúng vai trò. Bạn cần chọn nhân viên có tinh thần phục vụ, nhanh nhẹn, trung thực. Bạn sẽ cần ít nhất 1 barista chính, 1 phụ bar/thu ngân, 1–2 phục vụ. Với quán nhỏ thì bạn nên tuyển nhân viên đa năng, làm được nhiều vị trí

Tiếp theo, bạn cần đào tạo nhân viên của mình các kỹ năng pha chế, vệ sinh, phục vụ, xử lý tình huống khách hàng. Bạn nên xây dựng quy trình chuẩn (SOP) cho từng công việc cụ thể. Ngoài ra, để quản lý việc phân ca, chấm công, bạn có thể dùng app quản lý nhân sự để theo dõi chấm công, nghỉ phép. Phân ca cần công bằng, tránh chồng chéo gây mâu thuẫn nội bộ.

Quản lý quy trình phục vụ và chất lượng sản phẩm

Để duy trì chất lượng đồng đều, bạn cần chuẩn hóa công thức đồ uống và định lượng nguyên liệu (dùng ly đong, cân điện tử). Bạn cũng nên định kỳ thử đồ uống từ nhiều nhân viên để đảm bảo đồng nhất hương vị. 

Để tối ưu quy trình phục vụ, thời gian phục vụ không quá 7–10 phút kể từ khi khách gọi món. Bạn cần xây dựng sơ đồ luồng phục vụ hợp lý: order → thanh toán → pha chế → phục vụ → dọn.

Quản lý nguyên liệu và hàng tồn kho

Để kiểm soát nhập – xuất – tồn, bạn có thể dùng phần mềm quản lý để theo dõi tồn kho. Lập phiếu nhập hàng, kiểm đếm nguyên liệu hàng tuần để tránh thất thoát. Việc đặt hàng cần đúng chu kỳ. Nguyên liệu tươi nên đặt theo ngày hoặc 2–3 ngày/lần. Nguyên liệu khô, topping nên đặt theo tuần hoặc tháng. Bạn có thể hạn chế thất thoát nguyên vật liệu bằng cách lập bảng định mức pha chế từng món,  giám sát khắt khe đầu ca và cuối ca, kiểm kê tồn kho thường xuyên.

Quản lý tài chính và dòng tiền

Bạn sẽ phải theo dõi doanh thu – chi phí hằng ngày thông qua một số cách như ghi nhận chính xác từng hóa đơn bán hàng qua phần mềm POS. Bạn cần tách rõ các loại chi phí: nguyên liệu, lương, marketing, điện nước, v.v để có thể lập báo cáo tài chính cơ bản mỗi tuần/tháng. Bạn không chi tiêu vượt quá 70–80% doanh thu mỗi tháng. Bạn cũng cần lập quỹ khẩn cấp để xử lý trường hợp khách vắng, chi phí tăng bất ngờ.

Quản lý khách hàng và marketing

Bạn sẽ quản lý khách hàng của mình từ những góc độ sau:

• Xây dựng chương trình khách hàng thân thiết: Tích điểm – đổi ưu đãi qua app (Loyalty, Loyverse). Tặng voucher, giảm giá sinh nhật, combo theo mùa.
• Quản lý kênh bán hàng online: Đăng ký bán trên GrabFood, ShopeeFood, BeFood nếu có thể. Chăm sóc fanpage, Instagram, TikTok để thu hút khách mới.
• Giữ chân khách trung thành: Đảm bảo trải nghiệm ổn định về đồ uống, phục vụ và không gian. Chủ động xin feedback và cải thiện theo góp ý.

Quản lý vận hành quán cà phê hiệu quả là tổng hòa của nhiều kỹ năng: quản lý con người, nguyên vật liệu, tài chính, dịch vụ và khách hàng. Với người mới bắt đầu, có thể sẽ gặp nhiều bỡ ngỡ trong kinh nghiệm mở quán cà phê. Nhưng nếu bạn xây dựng được hệ thống vận hành chuẩn ngay từ đầu, có quy trình rõ ràng và liên tục cải tiến, quán sẽ không chỉ vận hành trơn tru mà còn phát triển ổn định, bền vững trong dài hạn.

Mở quán cà phê không hề dễ, nhưng cũng không quá khó nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và học hỏi từ kinh nghiệm mở quán cà phê của người đi trước. Hãy bắt đầu với đam mê, nhưng hãy vận hành bằng lý trí và kế hoạch cụ thể. Hello 5 Coffee chúc bạn thành công với quán cà phê của riêng mình!

Chúng tôi luôn ở đây để cung cấp nguyên liệu và các bí quyết mở quán cà phê thành công góp phần hỗ trợ bạn trong việc kinh doanh quán. Bạn có thể liên hệ chúng tôi qua các kênh như sau:

• Trụ sở: Số 73, phố Tô Hiến Thành, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Email: info@hello5coffee.com
• Điện thoại: 0978161993
• Website: https://hello5.vn